Опрос провела М.В. Сипатова, редактор журналистского агентства СС 20
Для секретарей и помощников многозадачность, с одной стороны, повседневность, а с другой – профессиональный навык. Мы расспросили ваших коллег и наших экспертов – психологов и руководителей: что представляет собой это явление, можно ли научиться работать в таком режиме и как с ним справляется наш мозг.
Как приучить себя работать в режиме многозадачности? Дам три совета из практики.
1. Распределяйте время по часам. Если я час занимаюсь этой задачей, то погружаюсь в нее с головой, ничего другого параллельно уже не делаю. Это самое оптимальное. Когда начинаешь выполнять сразу несколько дел, получается не очень – с ошибками, многое не доводится до конца. Расфокусировка только мешает.
2. Жестко планируйте. Старайтесь соблюдать планы. Понятно, что бывают форс-мажоры, но нужна какая-то база, задачи, которые вы сегодня должны решить. Надо бегать по четырехугольнику: важное – срочное, срочное – важное[1]. Я считаю, это имеет место. Несрочное и неважное можно вычеркнуть из своей работы.
3. Не перетягивайте задачи персонала на себя. Об этом должны помнить личные помощники, которые взаимодействуют с коллективом. Бывают такие «старатели». Им сказали сделать отчет: кто-то накосячил, не подготовил этот документ, и они бедные сидят и доделывают его, потому что им стыдно перед руководителем.
Не берите на себя чужие задачи. Начинать латать дыры – работать за всех, – боясь расстроить шефа, – прямой путь к выгоранию. Задайте себе такой вопрос: «Почему я должна идти решать задачи, которые ко мне не относятся?» А еще почитайте о треугольнике Карпмана[2] и осознайте, что роль жертвы и спасателя неблагодарные.
Подобный стиль «множества дел за раз» дает нам и психологическое преимущество: мы чувствуем себя нужными, результативными. Каждые 10 минут можем праздновать мини-победу над проблемой. И пусть удаление спама из почты, короткий ответ на неважный звонок, проставление лайка в соцсетях нельзя считать чем-то весомым, но возникает ощущение, что мы постоянно успешно решаем «кучу вопросов» каждую минуту. Чтение новостей и обсуждение рабочих моментов во время обеда тоже к ним относится.
Но если оглянуться, то окажется, что день заполнился не решением важных и сложных вопросов (они-то как раз и отложены до лучших, более спокойных времен), а бесконечной суетой, когда удалось чуть-чуть позаниматься задачками из совершенно разных областей, но не выделить хотя бы час на давно отложенный проект.
Есть активность, занятость, но нет движения вперед, к своей цели, значимому результату. Все время заполнено какими-то делами, которые вы ведете одновременно, но не теми, которые действительно важны. В условиях информационного шума сложно проводить анализ, формулировать гипотезы и действительно креативные решения. Многозадачность становится отговоркой для того, чтобы отложить сложные дела и творческие проекты.
Как работать в аврале? Настроить себя на единственно верную тактику – одна задача в один заданный промежуток времени. В этот период надо отключать внешние раздражители и воздержаться от «дел на минуточку» (проверить почту, посмотреть новости).
Есть сложные, аналитические, творческие задачи, для которых сосредоточенность особенно важна. Этот вывод стал еще более очевидным после прочтения книги «Поток: психология оптимального переживания» Михая Чиксентмихайи[3]. В ней автор объяснил, как благодаря максимальной включенности в одну задачу можно и решить ее, и найти творческие решения, избежать выгорания, выйти за рамки изначальных условий и совершить прорыв. И еще показал, что противоположным полюсом многозадачности является не просто фокус внимания, а именно состояние потока, максимальная включенность и результативность[4].
Поэтому стоит развивать способность сосредотачиваться на одной теме длительное время. Один из вариантов тренировки – чтение сложных профессиональных текстов. Возьмите какой-то важный для вашей работы материал. Начните его читать. Засеките время, когда ваша рука потянется к телефону с его почтой или новостями, которые нужно срочно посмотреть, вы захотите пройтись за кофе. Промежуток от начала чтения до первого отвлечения и будет вашей способностью сосредотачиваться.
Тренируйте ее. Возможно, сначала это будет 15 минут, продолжайте и постарайтесь довести показатель до 30. Можно усилить эффект от тренировки, если заниматься с кем-то. Например, читайте или работайте вместе с ребенком и смотрите, кто первый начнет отвлекаться. Способность сосредотачиваться может стать ключевым навыком ребенка в учебе.
__________________________________
[1]См. также: Сосновая А.В. Как секретарям и ассистентам приручить время // Секретарь-референт. 2021. № 2. С. 9–14.
[2]Кэтсмайерс Дж. Созависимые отношения в профессиональной и личной жизни секретарей и помощников // Секретарь-референт. 2020. № 3. С. 96–103.
[3]Чиксентмихайи М. Поток: психология оптимального переживания. – М.: Альпина Нон-фикшн, 2021. – 461 с.
[4]Тарасенко В.В. Челленджи и потоковые состояния против классического менеджмента по Тейлору: как управлять собой и сотрудниками в XXI веке // Секретарь-референт. 2021. № 5. С. 83–91.