Опрос провела М.В. Сипатова, редактор журналистского агентства СС 20
Для секретарей и помощников многозадачность, с одной стороны, повседневность, а с другой – профессиональный навык. Мы расспросили ваших коллег и наших экспертов – психологов и руководителей: что представляет собой это явление, можно ли научиться работать в таком режиме и как с ним справляется наш мозг.
Многозадачность включает в себя широкий ассортимент навыков, качеств и даже знаний. Это может быть:
- готовность специалиста принимать и исполнять обязанности, которые не входят в сферу его классических профессиональных интересов;
- способность человека держать в фокусе несколько дел одновременно, а именно – решать задачи по подбору персонала, по организации мероприятий, по внедрению того или иного локального акта;
- способность переходить от одной задачи к другой, не завершая предыдущей.
Собственно говоря, это умение находиться в перманентно переходном состоянии и держать в голове нерешенную задачу, принимаясь за следующую, а затем за новую. И им, как правило, обладают дамы или люди с женским складом ума. Это проистекает из объективных условий жизни представительниц слабого пола, когда была необходимость делать несколько дел одновременно.
Для мужчины многозадачность, скорее всего, способность переходить от одной задачи к другой. В крайнем случае высший пилотаж, который встречается в моей практике, – это умение контролировать два или три не зависящих друг от друга процесса.
Мне известны разбитые профессиональные судьбы, когда люди уходили из крупных корпораций во фриланс, совершали дауншифтинг[1]. Во многом это было связано с усталостью из-за неправильного понимания, что такое многозадачность. Возьмем работу с кадрами. Ясно же, что невозможно одновременно сделать все и сразу, т.е. в один день, в течение восьми часов, принимать, переводить, увольнять сотрудников, организовывать мероприятия, заключать договоры на обучение, искать бизнес-тренера, а еще продумывать мотивацию.
Тем не менее навык многозадачности проявляется в умении жонглировать несколькими делами. В одну долю секунды это, конечно, невозможно осуществить, к сожалению. А может быть, и к счастью. Нередко, работая в таком режиме, люди переживают нервные срывы, стрессы, сильнейшее разочарование и уходят из профессии, потому что не до конца понимали, что такое многозадачность.
Чтобы органично себя чувствовать в таком ритме, нужно научиться планировать, расставлять приоритеты и выделять четкий промежуток времени для решения той или иной проблемы.
Каждый человек уникален. Один комфортно чувствует себя в режиме многозадачности, другой – нет, поскольку исключительно монозадачен. Это как экстраверт и интроверт, и каждому хорошо в своей шкуре.
Одно скажу точно: людям важно научиться управлять временем и другими ресурсами – физическими, энергетическими, эмоциональными. Для этого надо изучать себя и понимать, в каких условиях некомфортно работать.
Без слова «многозадачность» сейчас не обходится ни одно резюме, причем на любую должность. Для секретарей и помощников – это основное профессиональное требование.
Я считаю, понятие «многозадачность» связано со спецификой времени, ведь нужно постоянно держать внимание на многих объектах, чему способствуют мессенджеры, новостные ленты и другие каналы оповещения. И если работать в этом режиме неправильно, вам не избежать стресса, выгорания и контрпродуктивности.
И здесь многое зависит от того, умеет ли помощник расставлять приоритеты и планировать. Думаю, каждый понимает, что это очень важно, хотя на практике так не делает. Планирование – инструмент для распределения ресурсов. И он как раз помогает достигать поставленных целей и улучшать результаты.
Необходимо обязательно записать план на бумаге, в вашем смартфоне, органайзере, где угодно. Главное, чтобы вы зафиксировали список задач, которые хотите выполнить в течение недели. Также к каждому пункту укажите время его выполнения. Эти действия в конечном итоге позволят получить ценный продукт.
Пользоваться инструментом планирования несложно, для этого нет необходимости знать высшую математику. Первый шаг (составление списка задач) и второй (указание даты окончания работы) даются легко. Но по окончании недели, когда вы отмечаете результаты, что сделали, а что – нет, и видите, что план выполнен на 10 %, чувствуете себя проигравшими. Так происходит из-за того, что мы неадекватно оцениваем свои силы. И здесь нужно, чтобы подключился руководитель и помог своему секретарю составить реальный и выполнимый план с учетом трудоемкости задач и человеческой производительности.
У нас 40 рабочих часов в неделю. Но многие люди, нереалистично оценивая свое время, добавляют гораздо больше задач, нежели могут выполнить. И потому разочаровываются в тайм-менеджменте. Нужно развивать навык и реалистично оценивать время, которое понадобится на выполнение того или иного дела.
Многие люди ограничиваются планированием только рабочих задач. Но знаю по себе: если не выделю в списке время на семью, хобби, парикмахера, обучение, даже на приемы пищи – все это пропущу, более того, буду менее продуктивным. Работа стремится отнять все наше время, кажется, что важнее ничего быть не может. Но не стоит тратить всю жизнь только на нее.
Всегда нужен тщательный анализ. Несмотря на то что считаю себя экспертом в стратегии и многозадачности, постоянно корректирую свои планы уже через месяц после того, как приступил к их выполнению. И это нормально.
Подытоживая, выделю три основных принципа, которые нацеливают на режим многозадачности.
1. Цели. У вас должна быть стратегия как в работе, так и в жизни. У меня она есть всегда. Это то, что бодрит, заставляет выходить из зоны комфорта. Искусство планирования и стратегического мышления – искусство говорить «нет» и выбирать только то, что действительно важно.
2. Расчетливость в отношении своих ресурсов. Вы должны анализировать все стратегии по разным направлениям и текущую деятельность и определять, сколько времени это потребует. Так можно объективно оценить свои ресурсы. После такого анализа я всегда лучше понимаю, нужно мне больше часов, чем есть сейчас, или нет. Некоторые стратегии отметаю, чтобы все утрамбовать.
3. Актуальный календарь, в который нужно добавлять все задачи, и дневник. Я очень увлекающийся человек: хочется сделать все и сразу. Но многозадачность идет рука об руку с управлением временем. Пока не научитесь точно его распределять на каждое дело, едва ли преуспеете в работе. Так что рекомендую вам стать такими «жадными кротами» в отношении своего личного времени, особенно если вы – помощник первого лица. Поймите: это самое ценное, что есть в организации.
______________________________
[1]Дауншифтинг (англ. downshifting) – индивидуальный выбор образа жизни, адекватного не вкусам большинства, а личным предпочтениям. Термин пришел из автомобильного мира, где обозначал переключение коробки передач машины на более низкую скорость.