Для организации совместной работы в компании необходимо добавить сотрудников в портал Битрикс24. Система позволяет пригласить неограниченное количество пользователей, однако количество сотрудников, которые могут работать одновременно, зависит от вашего тарифного плана.
В этой инструкции мы подробно разберем способы приглашения, настройки прав доступа к структуре компании и контроль за статусом приглашений.
1. Кто может приглашать сотрудников?
По умолчанию возможность приглашать новых пользователей есть у всех сотрудников портала. Однако администратор может ограничить эту функцию для безопасности.
Как проверить или изменить права:
- Перейдите в раздел Сотрудники.
- Выберите Структура компании.
- Откройте Права доступа.
- Администратор может выключить возможность приглашения для обычных пользователей.
2. Способы приглашения сотрудников (Веб-версия)
Чтобы добавить новых пользователей, откройте виджет Пригласить в портале. Доступно несколько вариантов:
2.1. Приглашение по ссылке
Удобный способ для массового добавления или если нет точных контактов.
- Нажмите Приглашение по ссылке.
- Выберите отдел: Сотрудник автоматически добавится в него после регистрации.
- Настройки ссылки:Включите опцию Разрешить регистрацию по ссылке (если выключена, ссылка не сработает).
Включите Запрашивать подтверждение администратора на вход, если новичок не должен заходить в портал без вашей визы. - Нажмите Копировать ссылку и отправьте сотруднику.
Важно: Если вы отправите ссылку, а потом отключите опцию «Разрешить регистрацию по ссылке», сотрудник не сможет зарегистрироваться.
2.2. Приглашение по электронной почте
Вы можете отправить приглашение на e-mail двумя способами:
- Через почтовый клиент на компьютере (Outlook, Apple Mail). Письмо придет с вашего рабочего адреса, что повышает доверие.
- Через почтовый сервис Битрикс24. Подходит, если на компьютере не настроена почтовая программа.
2.3. Приглашение по СМС
- Введите номер телефона, имя и фамилию.
- Указанный номер станет логином для входа.
- Выберите отдел для автоматического добавления.
- Массовое приглашение: Нажмите Пригласить массово, чтобы ввести несколько номеров телефонов через пробел.
2.4. Регистрация вручную (без отправки приглашения)
Используется, если нужно добавить человека в структуру компании, но ему не нужен доступ к порталу (например, водитель или курьер).
- Выберите Зарегистрировать.
- Заполните данные (Имя, Фамилия, E-mail, Должность, Отдел).
- Поставьте галочку Не отправлять приглашение.
- Сотрудник появится в структуре, но ссылка для входа ему не придет.
2.5. Приглашение специалиста по внедрению
Если вам помогает партнер:
- Укажите e-mail специалиста.
- Система проверит, принадлежит ли e-mail партнеру.
- Только после проверки специалист сможет войти в ваш Битрикс24.
3. Контроль приглашений: Счетчики
В разделе Сотрудники есть два важных счетчика для отслеживания статуса пользователей.
Счетчик «Приглашены»
- Что показывает: Количество пользователей, которые еще не приняли приглашение.
- Кто видит: Администратор (все приглашения) и сотрудники (только свои приглашения).
- Действия:Можно открыть список и отправить приглашение повторно, если сотрудник его не видел.
Можно удалить приглашенного пользователя (через Меню ≡ > Удалить), если указан неверный e-mail.
Счетчик «Ждут подтверждения»
- Что показывает: Количество пользователей, которые приняли приглашение, но ждут подтверждения администратора (если включена соответствующая настройка).
- Кто видит: Только администратор Битрикс24.
- Действия администратора:Подтвердить: Пользователь получает доступ.
Запретить: Пользователь удаляется из портала (например, если приглашение ушло не тому человеку).
Внимание: Если вы добавили сотрудника в задачи до того, как он принял приглашение, вы не сможете запретить ему вход или удалить его. В таком случае пользователя можно только уволить.
4. Мобильное приложение
В мобильном приложении Битрикс24 также есть функционал для приглашения коллег. Доступны следующие способы:
- По ссылке.
- По e-mail.
- По СМС.
- Через QR-код.
5. Безопасность и права доступа
Настройка прав начинается еще на этапе приглашения.
- Подтверждение входа: Используйте опцию «Запрашивать подтверждение администратора», чтобы контролировать, кто именно попадает в портал.
- Структура компании: Сразу при приглашении указывайте отдел. Это автоматически настроит базовые права доступа к задачам и документам этого отдела.
- Ограничение прав на приглашение: Регулярно проверяйте раздел «Права доступа» в структуре компании, чтобы убедиться, что возможность звать новых людей есть только у доверенных лиц (HR, руководители, админы).
Краткий чек-лист администратора
- Проверьте тариф: хватает ли мест для одновременной работы?
- Определите, кто в компании имеет право приглашать новых сотрудников.
- Выберите способ приглашения (ссылка, почта, СМС) в зависимости от ситуации.
- Если включено подтверждение входа — регулярно проверяйте счетчик «Ждут подтверждения».
- Для сотрудников, не работающих в портале (водители, внештатники), используйте опцию «Не отправлять приглашение».
- Помните: если пользователь уже добавлен в задачи, удалить приглашение нельзя — только уволить.
Заключение
Инструменты приглашения в Битрикс24 гибки и позволяют адаптировать процесс под нужды безопасности вашей компании. Используя счетчики статусов и настройки подтверждения входа, вы всегда будете в курсе того кто имеет доступ к корпоративному пространству.
