Работа в архиве – это настоящее искусство расследования, а также хранение истории и помощь людям. Об этом нам рассказали Наталья Ярмакова и Ирина Салий, ведущие специалисты отдела по архивному делу и делопроизводству Администрации Марковского муниципального округа.
– Наталья Владимировна, Ирина Васильевна, как бы вы описали суть вашей работы человеку, далекому от архивной службы?
Наталья Владимировна: Наша основная задача – обеспечение сохранности документов и предоставление информации на их основе.
Ирина Васильевна: По сути, мы ежедневно работаем с историей. К нам обращаются десятки людей с самыми разными запросами: от подтверждения стажа для пенсии до поиска документов о правах на недвижимость.
– Расскажите, как происходит поиск документов?
Наталья Владимировна: Для социально-правовых запросов мы начинаем с книги фондов, где перечислены все организации, чьи документы хранятся у нас. Если есть нужный фонд, например, колхоза или совхоза, мы смотрим опись. Затем, исходя из запроса, определяем период. Для тематических запросов значительно упрощает поиск номер распоряжения или решения. В остальных случаях приходится вручную перебирать каждый листочек, каждую папку. Это большая и кропотливая работа.
Ирина Васильевна: Объем документов колоссален. Приходится работать за пятерых – на каждого приходится больше 4000 дел. Когда мы пришли, было 59 фондов по личному составу, сейчас уже 85, плюс мы постоянно принимаем так называемый бесхоз. Недавно нам передали нотариальные документы, похозяйственные книги. Места для хранения катастрофически не хватает. Архив разделен по разным зданиям, и нам приходится постоянно перемещаться, затрачивая дополнительно время.
– Что делать, когда приходится сталкиваться со сложными случаями, запутанной историей?
Ирина Васильевна: Иногда приходится проводить своего рода расследования. Человек приходит, не может толком объяснить, что ему нужно. Тогда берем документы и по ниточке, по каждому листочку спрашиваем: «А это когда было? А вы купили дом или построили?» Бывает, что документы относятся к 50–60-м годам прошлого века или более ранним.
Очень сложные задачи бывают, приходится разбираться. Вот, например, женщина подала обращение, указав период работы 28 лет. Но оказалось, что полгода в 1993-м и несколько месяцев в 1994-м она относилась к отделу Администрации. Мы нашли ее документы именно там. Бывает, сидим, считаем, пытаемся вывести сумму, хоть и не обязаны это делать. Нужно смотреть, кем человек был принят, кто платил зарплату. Например, с 1991-го по 1996 год учителя были на балансе сельских советов, зарплату им платили именно они, хотя приказы были в школах.
– Как архивы помогают сегодня, в современном мире?
Наталья Владимировна: Абсолютно всем. Сейчас у людей МФЦ запрашивает архивные копии, выписки для постановки на кадастровый учет, оформления пенсий, перерасчетов запрашивает Социальный фонд России. Главное, чтобы документы находились на архивном хранении.
Ирина Васильевна: Хотелось бы обратиться к гражданам, у которых документы еще находятся на руках. Пожалуйста, сдавайте их в архив. Придет время, и они понадобятся каждому. Ведь многие люди работали, а потом документов этих нет, и у человека выпадает десять лет из стажа.
– Расскажите о процессе передачи документов на дальнейшее хранение.
Ирина Васильевна: Сначала научно-справочный аппарат (описи, исторические справки) направляется на ЭПК Архивной службы Луганской Народной Республики. После утверждения мы проверяем все документы по описи, делаем акт приема-передачи документов на хранение и только потом принимаем. Так пополняется архивный фонд. От частных предприятий принимаем по договору.
– Насколько важна сохранность документов и как она обеспечивается?
Наталья Владимировна: В архивохранилище должно быть затемнение, оснащение средствами пожаротушения, наличие охранной и пожарной сигнализации, оборудования для хранения документов, необходимо соблюдение температурно-влажностного режима.
Документы должны быть систематизированы, содержать номер фонда, год, содержание. Это значительно упрощает работу. Также делаем ремонт и реставрацию документов, подклеиваем очень старые экземпляры.
– Сколько лет хранятся документы?
Ирина Васильевна: Документы по личному составу раньше хранились 75 лет. Сейчас разделение: до 2003 года – 75 лет, после – 50 лет.
– Какие компьютерные программы вы используете? Есть ли электронный архив?
Ирина Васильевна: Электронного архива пока нет. Все делаем вручную, заносим в компьютер, потом распечатываем справки.
Ведем журналы: входящей, исходящей корреспонденции, выдачи справок, регистрацию запросов, протоколы. У нас больше десяти журналов: акты приема-передачи, обращения граждан.
– Есть ли в архиве какие-то особые часы работы для определенных видов документов или посетителей?
Ирина Васильевна: Мы всегда принимаем посетителей. Одновременно работаем и с документами. Бывает, люди приезжают из отдаленных сел, тратят большие деньги на дорогу. Мы входим в положение граждан. Сейчас запись уже на апрель, март полностью занят.
Также Соцфонд России присылает запросы, требующие обработки документов за разные периоды – год, два, двадцать пять, сорок лет. И мы вынуждены укладываться в установленные сроки исполнения: 14 дней на запросы от Социального фонда России, 30 дней – на обращения граждан.
– Как вы взаимодействуете друг с другом?
Ирина Васильевна: У нас принято поддерживать друг друга. Нет такого разделения: «Это моя должностная инструкция, а это твоя». Работа идет в команде. Один набирает текст, другой нашел документ, продиктовал – все сделали. Если завтра отчет, вместе поднимаем нужные документы, делаем его. Так работа идет гораздо продуктивнее.
– Какой совет вы бы дали молодым людям, начинающим свой путь в профессии и интересующимся историей и архивами?
Наталья Владимировна: Все приходит с опытом, главное – желание. Нужно не бояться трудностей, быть внимательным, практичным и уравновешенным, уметь сохранять спокойствие.
Поначалу нам было сложно: не знали, где что взять, как найти. Если мы уже работали с фондом, знаем, где что лежит. Но впервые – это, конечно, очень тяжело.
– Получается ли находить взаимопонимание с людьми? Это ведь очень непросто?
Ирина Васильевна: За весь период работы на нас жалоб не было. Всем стараемся оказать помощь, подсказать. Если не можем помочь напрямую, объясняем, куда можно обратиться, даем адреса других архивов. Стремимся понимать людей, ведь когда-нибудь и мы можем оказаться в подобной ситуации.
– Что бы вы хотели, чтобы люди знали и ценили в работе архивной службы?
Наталья Владимировна: Многие думают, что достаточно нажать кнопку на компьютере, и справка мгновенно появится сама собой. Но это не так, ведь ищем все вручную. Принести пятнадцать дел, найти запрашиваемую информацию, перенести обратно в архивное хранилище – это большой труд. Люди не всегда это понимают. Главное – это уважение и взаимопонимание.
Ирина Васильевна: Приятно, когда люди благодарят, просто говорят спасибо. Если человек уходит довольным – это самая лучшая награда.
Елена СУХАНОВА, фото автора
