На вопросы отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса
Вопрос
Сколько хранятся положения и инструкции организации – постоянно или 1 год после замены новыми?
Ответ
Инструкция – правовой акт, издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, их структурных подразделений, должностных лиц и граждан[1].
Положение – нормативный правовой акт, определяющий статус органа власти, организации, структурного подразделения, коллегиального, совещательного, экспертного, методического или иного органа; нормативный правовой акт, устанавливающий порядок выполнения деятельности (работ) определенного вида[2].
Положение и/или инструкция могут быть введены в действие двумя способами:
1) оформлением грифа утверждения на самом документе;
2) изданием и подписанием приказа об утверждении и введении документа в действие, который будет являться неотъемлемой частью приказа и приложением к нему. При таком способе введения в действие локального нормативного акта приказ можно отнести к категории приказов по основной деятельности, а значит, срок его хранения будет определяться по ст. 19-а Перечня 2019[3].
Указанная в вопросе дифференциация сроков хранения (скорее всего, была использована ст. 8 Перечня 2019) – «Постоянно» или «1 год после замены новыми» – зависит от места утверждения конкретного документа. То есть необходимо выяснить, как были утверждены документы:
- если непосредственно руководителем (или уполномоченным на это должностным лицом) вашей организации, значит, срок хранения будет «Постоянно»;
- если вышестоящей организацией и были присланы для сведения, значит, хранить такие документы вы имеете право в течение одного года после замены новым локальным нормативным документом.
Обращаем внимание на то, что в Перечне 2019 такой вид документа, как положение, встречается во многих статьях. Например, в организации могут быть положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах организации (ст.33), положения об оплате труда и премировании работников (ст. 294) и др. Далее мы привели несколько статей Перечня 2019, в которых указаны положения, в том числе и те, срок хранения которых зависит от места их утверждения. Учитывайте это при определении срока хранения того или иного документа, составлении номенклатуры дел и проведении экспертизы ценности.
_______________________________________
[1] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. М., 2014.
[2] Там же.
[3] Здесь и далее – Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).