Типы инструментов по работес данными
Фактически пользователь при работе с данными использует те самые строительные материалы, которые предлагает платформа 1С при постройке дома — прикладного решения. Об этом говорилось в предыдущей части статьи. Но каждый экземпляр конкретного типа строительного материала имеет индивидуально настроенные разработчиком свойства, наполнение и функциональные возможности. Говоря профессиональным языком пользователь использует явно или скрыто различные экземпляры объектов метаданных.
Каждый такой объект метаданных — это шаблон с определёнными свойствами, характеристиками и возможностями, на основании которого разработчик создаёт для пользователя конкретный инструмент с конкретным наименованием и индивидуальным наполнением и программными возможностями. Например, Заказ клиента — это индивидуальный конкретный инструмент для работы с данными. Он создан разработчиком на основании шаблона — объекта метаданных с наименованием «Документ». В то же время инструмент «Счёт-фактура» имеет другое назначение, функции и возможности в прикладном решении, но он тоже создан на основании объекта метаданных (шаблона) «Документ». При этом у первого и второго инструмента есть общие свойства, возможности и назначение в системе, присущие объекту метаданных, на основании которого он создан.
В типовых прикладных решениях, особенно в сложных (например, ERP) существуют сотни разных экземпляров имеющихся в платформе объектов метаданных. Перечислять их тут и описывать не имеет смысла, т. к. это будет инструкция по эксплуатации прикладного решения на сотни страниц. Поэтому далее я опишу именно типы инструментов, их назначение и работу, то есть опишу объекты метаданных, экземпляры которых вы используете каждый день. Функциональные возможности отдельных инструментов описываются в конкретных мини-инструкциях по разным прикладным решениям.
Константа
Позволяет хранить в информационной базе данные, которые не изменяются во времени, или изменяются очень редко. Каждая константа позволяет хранить одно значение. При этом система не отслеживает, когда значение было установлено или изменено.
Константы часто используют в качестве значения какой-либо настройки со значением «Истина» или «Ложь». Например, когда Вы ставите галочку в той или иной общей настройке это возможно константа. Или в её значение записывают дату, текст, число или иной тип допустимого значения, который определит разработчик.
Например, константами в типовом прикладном решении являются: адрес провайдера ЭДО, адреса различных вебсервисов, базовая валюта, вариант приемки товаров, вариант обособления товаров, вид цены плановой стоимости, дата начала ведения регламентированного учёта, единица измерения того или иного показателя и многие другие.
С помощью инструментов данного типа Вы храните постоянные данные, которые редко меняются с течением времени, и значения которых считываются в текущем моменте прикладным решением при обработке данных различными заложенными алгоритмами.
Справочник
Этот инструмент позволяет хранить в информационной базе данные, имеющие одинаковую структуру и списочный характер. Это может быть, например, список сотрудников, перечень номенклатуры, список поставщиков или покупателей. При этом каждый справочник имеет свой набор пар «реквизит-значение», что позволяет в одном элементесправочника хранить много информации различного типа, но относящейся к одной сущности, которую этот справочник описывает.
Говоря проще, справочник — это каталог, где каждая его страница посвящена описанию конкретного экземпляра чего-нибудь, но все эти экземпляры объединены одним общим назначением в прикладном решении. Например, справочник «Номеклатура» описывает товары, работы, услуги, где каждая запись (страница каталога) описывает конкретный товар или конкретную работу или конкретную услугу путём совокупности значений различных реквизитов: наименование, вес, длина, ширина, упаковка, величина применяемого НДС, производитель, изображение и т. д., По аналогии, справочник «Сотрудники» содержит в себе записи о каждом сотруднике со сведениями о нём, набор которых типизирован разработчиком для этого справочника: ФИО, дата рождения, ИНН, СНИЛС, должность, подразделение и т.д.
Пользователь заводит новые элементы в справочник, редактирует их с разной частотой, по необходимости, а удаляет достаточно редко. При этом основная функция справочника — хранить данные о том или ином объекте достаточно длительное время и давать возможность получать различные сведения об этом объекте при обращении к нему с помощью программного кода при составлении документов, подготовки отчётов, формировании записей в регистры, функционировании обработки. Фактически, пользователь или администратор создаёт из справочников большую библиотеку с относительно постоянными данными, к которой обращается постоянно прикладное решение. При этом созданную и регулярно пополняемую (обновляемую) библиотеку различных справочник используют все пользователи прикладного решения в пределах своих установленных прав.
Без сомнения, справочник можно назвать одним из краеугольных камней всего прикладного решения для хранения и обработки данных. Без различных справочников функционирование любого прикладного решения невозможно. Вы открываете Заказ клиента, указываете там номенклатуру из справочника «Номенклатура», если в справочнике не будет элемента нужной номенклатуры, то система не позволит Вам создать этот документ. Тоже касается и значения покупателя, и значения договора с ним, и значение склада, с которого предполагается отгрузка товара. Сначала Вы заполняете соответствующие справочники такими элементами, а потом подбираете эти элементы в значения соответствующих полей составляемых документов. При этом прикладное решение берёт из каждого элемента значения тех или иных реквизитов и подставляет их в поля составляемого Вами документа. Если значения веса товара нет в элементе справочника «Номенклатура», то вес не подставится автоматически ни в Заказ клиенте, ни в Реализацию товаров и услуг.
Документ
Он позволяет записывать и хранить в прикладном решении информацию о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в «жизни» предприятия вообще. Это могут быть, например, приходные накладные, приказы о приеме на работу, счета, платежные поручения и т. д. Этот как раз то, что пользователь делает каждый день и каждый час — составляет документы о том или ином факте. Поступил заказ — оформил документ «Заказ клиента», выписываешь счёт — оформил документ «Счёт на оплату», отгружаешь товар со склада — оформляешь документ «Реализация товаров и услуг», оплачиваешь за что-то — оформляешь документ «Списание безналичных денежных средств». Если справочники — это база для работы, то документы — это непосредственно работа, то есть фиксация и сохранение данных обо всём, что происходит в организации.
Каждый документ характеризуется номером, датой и временем. Система поддерживает режим автоматической нумерации документов, при котором она самостоятельно может генерировать номер для нового документа. Кроме этого система позволяет осуществлять контроль уникальности номеров документов, не разрешая создавать документы с одинаковыми номерами. Дата и время позволяют установить строгую временную последовательность совершения операций. Таким образом, документы могут отличаться друг от друга не только номером, но и своим положением на временной оси. В результате всегда можно сказать, какая из двух операций была совершена раньше.
Также любой документ содержит только ему присущий набор «реквизит-значение», которые вводит пользователь или они заполняются автоматически по различным алгоритмам системы. Значения реквизитов (полей) документа при заполнении вручную можно ввести с клавиатуры или выбрать из значений тех или иных справочников, если это установлено разработчиками. Автоматически заполненные значения по заложенным алгоритмам в некоторых случаях можно поменять вручную, если разработчик не закрыл эту возможность для всех пользователей или конкретного пользователя с набором прав (полномочий). Значения некоторых реквизитов (полей) документов рассчитываются автоматически при изменении вводимых значений других полей, например, общий вес по заказу меняется от дополняемого перечня товаров или изменения количества товаров в той или иной строке табличной части.
Надеюсь для Вас очевидно, что в принципе весь учёт, автоматизацией которого занимается прикладное решение, базируется именно на составленных документах, которые Вы можете открыть, проанализировать, распечатать из них ту или иную бумажную форму или сформировать электронный документ для последующей или мгновенной отправки контрагенту. О том как документ фиксирует указанные в нём сведения в системе будет рассказано в следующем разделе ниже.
Регистры
Это таблицы для хранения тех или иных данных. При этом платформа предлагает различные виды таких регистров с отличающимися свойствами и функциональностью. Разные виды регистров применяются в разных случаях, но их основой является именно табличное представление данных в двумерной или многомерной структуре. Если константы — инструментыхранения постоянных данных, справочники — инструменты хранения всех базовых данных, документы — инструменты фиксации данных о текущей жизни организации, то регистры являются оперативным инструментом хранения любых данных (сведений) для последующей обработки, анализа и использования, в том числе в программных алгоритмах.
Непосредственно с регистрами пользователь сталкивается не так часто, но разработчик может создать формы записи тех или иных данных непосредственно в нужный регистр, минуя создание документа или использование обработки. Часто это касается тех или иных «настроечных» регистров, когда те или иные настройки, используемые в алгоритмах, вводятся пользователей и запоминается период применения этих настроек, в отличие от значений констант. Современная разработка вообще всё чаще использует именно регистры для хранения тех или иных данных для функционирования обработок, т. к. скорость работы при этом существенно повышается относительно использования для тех же целей справочников.
На практике Вы сами вводите значения в такие регистры когда: настраиваете схемы обеспечения, определяете ставку дисконтирования, фиксируете значение курса валюты в разрезе времени и т. п. Но всё же большинство регистров заполняется запрограммированными алгоритмами при использовании документов, обработок. Поэтому я кратко дам описания видам регистров сведений для расширения Вашего кругозора. Если Вам не интересна классификация и различие «подкапотных» таблиц, то листайте к следующему пункту.
Регистры сведений позволяют хранить в прикладном решении произвольные данные в разрезе нескольких измерений. Например, в регистре сведений можно хранить курсы валют в разрезе валют, или цены предприятия в разрезе номенклатуры и типа цен. Этот вид регистров часто использует именно для хранения тех или иных настроек для алгоритмов.
Регистры накопления образует многомерную систему измерений и позволяет «накапливать» числовые данные в разрезе нескольких измерений. Например, в таком регистре можно накапливать информацию об остатках товаров в разрезе номенклатуры и склада, или информацию об объемах продаж в разрезе номенклатуры и подразделения компании. Такие регистры составляют основу механизма учета движения средств (финансов, товаров, материалов и т. д.), который позволяет автоматизировать такие направления, как складской учет, взаиморасчеты, планирование.
Регистры расчётов используются в механизме сложных периодических расчетов и служат для хранения записей о тех или иных видах расчета, которые необходимо выполнить, а также для хранения промежуточных данных и самих результатов выполненных расчетов.
Регистры бухгалтерии используются в механизме бухгалтерского учета и позволяют вести многоуровневый и многомерный аналитический учет, учет по нескольким планам счетов, опциональное ведение количественного, суммового и валютного учета по отдельным разрезам аналитики и т. д.
План счетов
Из названия бухгалтеры догадаются, что инструмент позволяет описать совокупность синтетических счетов, предназначенных для группировки информации о хозяйственной деятельности предприятия. Путем настройки плана счетов организуется, собственно, требуемая система учета. Важно понимать, что тут идёт речь именно о регламентированном учёте по РСБУ или МСФО, то есть сфера применения данного типа инструмента весьма узкое, и он применяется отнюдь не во всех прикладных решения.
Планы счетов поддерживают многоуровневую иерархию «счет — субсчета». Каждый план счетов может включать необходимое количество счетов первого уровня. К каждому счету может быть открыто нужное количество субсчетов. В свою очередь, каждый субсчет может иметь свои субсчета — и т. д. Количество уровней вложенности субсчетов в системе 1С:Предприятие 8 не ограничено. По любому счету или субсчету возможно ведение аналитического учета. При создании и редактировании плана счетов требуемому счету или субсчету можно поставить в соответствие необходимое количество субконто — объектов аналитического учета.
Создание и редактирование счетов может выполняться как разработчиком (предопределенные счета), так и пользователем, в процессе работы с прикладным решением. Однако пользователь не может удалять счета, созданные разработчиком.
Обработка
Предназначена для выполнения различных действий над уже имеющимися данными в информационной базе. Например, с их помощью можно выполнять удаление из системы устаревших данных, осуществить импорт информации из других систем и многое другое. Характер выполняемых в этом случае действий отражает название «Обработка», так как в результате данные, хранящиеся в системе, претерпевают какие-либо изменения. Как я писал ранее, с помощью обработок можно создавать новые данные, а также другие экземпляры объектов системы. В частности обработки могут создавать, изменять, удалять документы, делать те же действия с элементами справочников, делать записи, менять или удалять записи в регистрах.
Фактически, обработка — это микропрограмма в программе, которая обрабатывает данные и выдаёт какой-либо полезный для пользователя результат. В практической работе пользователи сталкиваются с обработками постоянно, например, АРМ (автоматизированное рабочее место) — это обработка с одной или несколькими формами ввода и/или демонстрацией данных. Вывод результатов выполнения алгоритма обработки также может осуществляться на экран и сразу на принтер (печать этикеток, документов и т.п.)
Отчёт
Последний основной инструмент работы с данными, который используется также повсеместно, наряду с документами. Они предназначены для обработки накопленных данныхи получения сводных данных в удобном для просмотра и анализа виде. Отчет может содержать одну или несколько форм, с помощью которых, при необходимости, можно организовать ввод каких-либо параметров, влияющих на ход алгоритма.
Если Вам нужно получить какую-либо аналитическую информацию для нужд оперативного, управленческого, регламентированного учётов, то Вы как раз используете тот или иной отчёт, который изначально создан разработчиком, но Вы можете его настроить, указывая те или иные параметры выведения результата: структура, иерархия, фильтрация, группировка, выборка данных.
Наиболее часто используемые отчёты: отчёт о движении денежных средств, ведомость товаров на складе, ведомость расчётов с покупателями или поставщиками, оборотно-сальдовая ведомость по счёту или всем счетам учёта.
Проведение документов
Вернёмся обратно к типу инструмента — объекту метаданных «Документ». Важным свойством документа является возможность его проведения. Если документ проводится, то он может изменить состояние тех или иных учитываемых данных в регистрах. Если же документ не является «проводимым» это значит, что событие, которое он отражает, не влияет на состояние учета, который ведется в данном прикладном решении.
У документа есть две кнопки или пункты выпадающего меню «Сохранить» и «Провести». Если пользователь нажимает «Сохранить», то документ со всеми данными просто сохраняется в системе как некий черновик или электронная форма бумажного документа, которая на учёт в системе не влияет. Такой документ можно открыть, посмотреть, распечатать бумажную печатную форму, но данные из него в оперативном, управленческом, регламентированном учётах значится не будут. Если же пользователь нажимает «Провести», то срабатывает заложенный разработчиком алгоритм переноса данных в различные учётные регистры, что порождает отражение этих данных в оперативном и управленческом учёте. Иногда эти алгоритмы расширяют дополнительно и проведение документа порождает создание новых данных, создание новых документов, инициирует коммуникацию с другой системой для передачи или получения данных.
Постановка документа на удаление, как описывалось в прошлой части статьи, а также отмена проведения документа порождает обратные процедуры. Внесённые в регистры записи данных из этого документа удаляются, учёт приводится в состояние как будто этого документа не существует и данные из него являются «черновиком». Также разработчик может запрограммировать дополнительные иные действия, вплоть до запроса отмены действий в другой системе.
Резюмируя, механизм проведения документов связывает между собой занесение данных в систему и их смысловое отражение в учёте, ради чего и существует прикладное решение. По отдельной команде в большинстве прикладных решений или по регламентному заданию с помощью обработки проведенные документы также отражаются и в регламентированном учёте по РСБУ или МСФО.
Синхронизации и интеграции
И тут мы плавно подошли к теме синхронизаций и интеграций, то есть к механизмам обмена данными с другими системами разными способами. В современном мире компаниям очень часто не хватает одной учётной системы на базе одного прикладного решения 1С. Компании используют несколько прикладных решений по разным видам учёта в разных сочетаниях: БП + ЗУП или УНФ + БП + ЗУП или УТ + БП. Дополнительно к ним еще могут присоединять 1С:Документооборот и всё это вместо должно слажено работать, обмениваясь разными данными.
Также не редки случае необходимости сопряжения работы прикладного решения 1С c другими системами, сайтами, интернет-сервисами и платформами. Поэтому без механизмов синхронизации и интеграции не мыслима работа современной управленческой программы на базе платформы 1С.
Для начала разделю Ваше понимание между двумя этими механизмами. Это не одно и то же. Синхронизация — это процесс выравнивания данных и операций между разными системами, чтобы они были в актуальном состоянии и соответствовали друг другу. То есть в процессе синхронизации данные в разных системах становятся идентичными, но используются они в разных системах с разными целями. Например, мы проводим реализацию товара в 1С:УНФ и получаем данные оперативного и управленческого учёта, а потом эти данные синхронизируются с 1С:Бухгалтерия и в последней формируется продажа и соответствующие документы с бухгалтерскими проводками, чтобы обеспечить ведение бухгалтерского учёта. При этом, если в 1С:Бухгалтерия отсутствуют карточки реализуемых товаров, то создаются новые элементы локального справочника «Номенклатура», если отсутствует такой покупатель, то появляется новый элемент в справочнике «Контрагенты». Таким образом, данные в двух прикладных решения становятся актуальными и соответствуют друг другу, синхронизация завершена, разные виды учёта обеспечены.
Интеграция же — это связывание различных систем и приложений вместе, чтобы они могли обмениваться данными и работать как единое целое. То есть интеграция добавляет функциональности основному прикладному решению. При этом происходит не только синхронизация данных в интегрируемых системах, но и обеспечивает использование функционала дополнительной системы в основной системы или наоборот. Например, на складе ведётся учёт товаров в отдельной WMS-системе, а учёт оборота товаров осуществляется в 1С:Управление торговлей. После осуществления процесса интеграции в 1С:Управление торговлей может, например, появится отдельная вкладка в Заказе клиента, куда в табличную часть будут транслироваться оперативные складские остатки в онлайн-режиме или с какой-то высокой периодичностью. При этом после оформления в 1С заказа клиента в WMS-системе происходит резервирование товара и невозможность его отгрузки по другим заказам.
Аналогичным образом, может осуществляться интеграция или синхронизация с интернет-сервисами или сайтами в режимах «по запросу», «по расписанию» или «онлайн». Например, это обеспечивает работу сайта интернет-магазина с учётной системой или возможность работать в системе Битрикс24 в сопряжении с учётным прикладным решением 1С.
Безусловно о технической стороне вопроса, нюансах, протоколах связи, возможностях настройки можно рассказывать часами. Это не входит в предмет этой статьи. Отдельные вопросы настройки типовых синхронизаций будут отражены в мини-инструкциях по соответствующим системам. Сейчас была цель — донести информацию о том, что такие механизмы есть и как они встроены в поток оперирования данными.
Закрытие месяца
Существует еще один важный механизм под названием «Закрытие месяца», но он сам по себе настолько глобален, что потребует отдельной статьи или цикла статей. Все кто работает с прикладными решениями 1С о нём точно знают. Можете считать это анонсом.
В следующей, заключительной части статьи, как раз будет рассмотрен сквозной пример работы системы 1С, где будут описаны как раз интеграционные и синхронизационные процессы взаимодействия прикладных решений 1С и сторонних систем. До встречи в следующей серии!
---------------------------------
Контактные данные автора
Все услуги по 1С можете найти у меня на сайте:
- Консультации
- Инструкции
- Обучающие курсы
- Абонентское сопровождение
- Доработки функционала
- Ведение проектов внедрения
Хотите пообщаться? Сканируйте QR-код от МАКСА, Телеграмма, WeСhat.
Свежие
новости 1С, функционал, возможности и нюансы использования программ,
анонсы контента проекта "1Спедия" можно оперативно отслеживать в Телеграмм или в МАКС.