На вопрос отвечает А.Н. Славинская, специалист по кадрам
Вопрос
Сшивание должностных инструкций законодательно не регламентировано. Решение о ее сшивании принимает работодатель. Но если принято решение сшить, то как это правильно сделать? Кто может поставить свою подпись на наклейке-заверителе? Только директор или это можно сделать и делопроизводителю?
Ответ
Жестких правил не установлено. Если организация приняла решение сшивать многостраничные документы, то и правила сшивания она вправе установить самостоятельно. В этом случае нет понятия «правильно». Правильными будут нормы, которые закреплены на локальном уровне. Это можно сделать в каком-нибудь ЛНА, например, в инструкции по кадровому делопроизводству.
То есть вы сами можете установить:
- какие документы будете сшивать;
- кто это будет делать (ответственное лицо) и, соответственно, проставлять подпись на наклейке-заверителе (это может быть делопроизводитель);
- правила прошивки (расстояние между проколами, размеры и форму наклейки) и т.д.
Приведем правила сшивания, которые применяют другие организации:
- листы документа прошивают в два прокола (самый простой вариант) нитью из натуральных материалов (лен, хлопок), расстояние между проколами примерно 8 см;
- от края документа прокол делают на расстоянии, не превышающем размер левого поля, чтобы в сшитом варианте текст не был скрыт за прошивкой;
- проколы лучше делать иглой, а не дыроколом;
- концы нити связывают на обороте последнего листа и закрепляют бумажной наклейкой (пломбой), пряча под ней узел нити, а концы нити оставляют свободными (не более 2,5 см);
- как правило, наклейка имеет прямоугольную форму и размер 6 х 4 см (вы можете установить свой размер или не регламентировать его вовсе);
- на наклейке помещают надпись: «Пронумеровано, прошнуровано ___ листов», проставляют количество прошитых листов (не страниц!), указывают должность ответственного лица, его Ф.И.О., оставляют место для личной подписи;
- чаще всего наклейка заверяется печатью, но для внутренних документов это не обязательно. Если решите ставить печать, оттиск частично должен попадать на наклейку, частично – на оборотную сторону последнего листа.