Почти в каждой школе на GetCourse рано или поздно возникает одна и та же ситуация.
В начале всё выглядит просто: появляются заказы, ученики оплачивают курсы, доступы открываются.
А через несколько месяцев в аккаунте внезапно оказывается пять одинаковых заказов у одного клиента, странные цифры в аналитике и автоматические письма «Вы не оплатили», хотя клиент уже всё оплатил.
В большинстве случаев причина одна — неправильная работа со статусами заказов.
На первый взгляд статус заказа — это просто техническая деталь. Но на самом деле в GetCourse это финансовый инструмент, триггер автоматизаций и источник аналитики одновременно.
Поэтому ошибки в статусах заказов рано или поздно начинают ломать сразу три системы: CRM, финансы и автоматические воронки.
Разберёмся спокойно и по порядку: какие статусы заказов существуют, и как с ними правильно работать.
Какие статусы заказов есть в GetCourse
В системе используется несколько основных статусов заказа.
Новый
Этот статус присваивается по умолчанию всем новым заказам.
Он означает, что с заказом ещё не производилось никаких действий:
- клиент не оплатил заказ
- менеджер не начал работу с ним
- по заказу нет подтвержденной сделки
Проще говоря, это свежая заявка, которая только появилась в системе.
В работе
Этот статус используется, когда менеджер уже начал взаимодействие с клиентом.
Например:
- менеджер созвонился с клиентом
- переписывается с клиентом в мессенджере
- помогает выбрать тариф
- обсуждает условия оплаты
То есть заказ находится в процессе обработки.
Ожидаем оплаты
Этот статус ставят в ситуации, когда:
- клиент подтвердил, что будет оплачивать заказ
- но платёж по заказу ещё не поступил
Например, клиент сказал: «Да, я беру курс, оплачу вечером».
Менеджер фиксирует это и переводит заказ в статус «Ожидаем оплаты».
Частично оплачен
Этот статус используется, когда клиент внёс только часть суммы по заказу.
Чаще всего он появляется при:
- рассрочке
- поэтапной оплате
- бронировании места на курсе
Например, курс стоит 50 000 ₽, а клиент внёс 10 000 ₽ как бронь.
Завершён
Это один из ключевых статусов.
Он означает, что:
- заказ полностью оплачен
- клиент получил доступ к продукту
Для системы статус «Завершён» = оплаченный заказ.
Именно от этого статуса запускаются:
- доступы к курсам
- автоматические процессы
- аналитика выручки.
Отменён
Этот статус используется, когда заказ не состоялся.
Например:
- клиент передумал оплачивать заказ
- клиент отказался от покупки
- по заказу был сделан возврат средств
Такой заказ участвует в аналитике, но считается неоплаченным.
Ложный
Этот статус нужен для технических ошибок.
Например:
- менеджер случайно создал заказ
- клиент создал несколько одинаковых заказов клиенту
- появились дубли заказов
Такие заказы исключаются из аналитики и не влияют на статистику.
Почему так важно аккуратно работать со статусами
Статусы заказов влияют сразу на несколько систем внутри GetCourse:
- CRM
- отчёты продаж
- доступы учеников к курсам
- автоматические воронки и рассылки
Поэтому ошибки в статусах могут приводить к довольно неприятным последствиям: от путаницы в аналитике до прямых финансовых потерь.
Разберём самые распространённые ошибки.
Ошибка №1. Ставить статус «Завершён» у заказа без оплаты
Иногда сотрудники школы вручную меняют статус заказа на «Завершён», хотя оплаты не было.
Что происходит дальше?
Система считает, что заказ оплачен — и выдаёт клиенту доступ к курсу.
В итоге:
- клиент получает продукт бесплатно
- школа не получает денег
- в отчётах эта сумма не появляется
Фактически курс просто подарили.
Как правильно делать
Если клиент оплатил вне GetCourse, например переводом:
- Нужно открыть заказ
- Нажать «Добавить платеж»
- Зафиксировать оплату вручную
После этого система сама переведёт заказ в статус «Завершён».
Второй вариант
Если доступ к курсу нужно выдать бесплатно, можно:
- изменить стоимость заказа на 0
- перевести заказ в статус «Завершён»
Тогда система поймёт, что продукт был выдан бесплатно, и это корректно отразится в аналитике.
Ошибка №2. Менять статус оплаченного заказа
Бывает и обратная ситуация.
Клиент оплатил курс. Заказ находится в статусе «Завершён».
Но сотрудник случайно переводит его в статус:
- «Новый»
- «Ожидаем оплаты»
- «В работе»
В этот момент происходит сразу несколько проблем.
Клиент теряет доступ к курсу
Система считает, что заказ больше не оплачен.
Поэтому доступ к продукту закрывается.
Запускаются дожимающие рассылки
Если в школе настроены автоматические воронки, клиент может начать получать письма:
«Вы не оплатили заказ. Оплатите по ссылке ниже».
Хотя он уже заплатил.
Это вызывает недоумение и портит впечатление от школы.
Когда можно временно менять статус у заказа
Иногда это допустимо.
Например, если нужно:
- изменить тариф
- поменять поток курса
- внести корректировки в заказ
В этом случае можно временно перевести заказ в «В работе», внести изменения и обязательно вернуть ему статус «Завершён».
Иначе ученик потеряет доступ к продукту.
Ошибка №3. Много одинаковых заказов у одного клиента
Очень распространённая ситуация в школах.
Менеджер начинает общаться с клиентом — и создаёт новый заказ, хотя у клиента уже есть старый.
Или клиент сам создаёт несколько заказов подряд на один и тот же продукт.
В итоге в карточке пользователя появляется:
- один оплаченный заказ со статусом «Завершен»
- несколько заказов в статусе «Новый»
- несколько «Ожидаем оплаты»
Через несколько месяцев там уже настоящий зоопарк.
Работать с такой карточкой становится очень сложно.
Что происходит в этот момент
По каждому заказу со статусом «Новый» могут запускаться:
- письма
- напоминания
- дожимающие рассылки
И клиент начинает получать много одинаковых сообщений.
Это раздражает и создаёт лишний негатив.
Как правильно
Если клиент уже создал заказ — лучше работать с ним.
Если он решил купить другой продукт:
- просто измените предложение внутри существующего заказа.
А лишние заказы-дубли нужно:
перевести в статус «Ложный».
Так они:
- не будут мешать
- не попадут в аналитику
- не будут запускать автоматизации.
Чем отличаются статусы «Отменён» и «Ложный»
Этот момент часто вызывает путаницу.
Ложный
Используется для:
- дублей заказов
- технических ошибок
- случайно созданных заказов
Такие заказы не участвуют в аналитике.
Отменён
Используется, когда:
- клиент действительно хотел купить
- но передумал оплачивать
Такой заказ учитывается в аналитике, но считается неоплаченным.
Это полезно для анализа:
- конверсии
- причин отказа
- обратной связи от клиентов.
Ошибка №4. Возврат сделали, а статус заказа не поменяли
Иногда клиент покупает курс, а потом просит возврат.
Деньги возвращают — но статус заказа оставляют «Завершён».
В итоге:
- клиент продолжает иметь доступ к курсу
- заказ продолжает считаться доходом школы
- партнёрам может начисляться комиссия (если этого клиента вам ранее привел партнер, и ему положена партнерская комиссия за оплату заказа)
Хотя деньги уже вернули.
Как правильно оформить возврат
Нужно сделать два действия.
1️⃣ У платежа поставить статус «Возвращён»
2️⃣ Сам заказ перевести из «Завершён» → «Отменён»
Только в этом случае:
- доступ к курсу у ученика закроется
- аналитика будет корректной
- партнёрская комиссия не начислится (если в заказе есть партнер).
Чек-лист: как проверить заказы в GetCourse за 10 минут
Иногда, чтобы понять, есть ли в аккаунте беспорядок с заказами, не нужно делать большой аудит. Достаточно пройтись по нескольким быстрым пунктам.
Сохраните этот чек-лист и время от времени проверяйте свой аккаунт.
1. Проверьте заказы в статусе «Новый»
Зайдите в список заказов и посмотрите:
- есть ли старые заказы в статусе «Новый»
- сколько времени они там находятся
Если заказ висит в таком статусе несколько недель или месяцев, скорее всего, он уже не будет оплачен.
Что сделать:
- перевести такие заказы в статус «Отменён»
- либо «Ложный», если это дубли.
2. Найдите дубли заказов
Откройте несколько карточек клиентов и посмотрите:
- есть ли несколько одинаковых заказов на один и тот же продукт
- есть ли среди них один оплаченный и несколько новых
Это одна из самых частых ситуаций в школах.
Что сделать:
- оставить один рабочий заказ со статусом «Завершен»
- остальные перевести в статус «Ложный».
3. Проверьте возвраты
Найдите заказы, где ранее сделали клиенту возврат платежа.
Посмотрите:
- изменён ли статус платежа на «Возвращён»
- изменён ли статус самого заказа на «Отменён»
Иногда деньги возвращают, но заказ остаётся «Завершён», и тогда:
- клиент продолжает иметь доступ к курсу
- заказ остаётся в выручке
- партнёрам может начисляться комиссия (если в заказе есть партнер).
4. Посмотрите заказы со статусом «В работе»
Этот статус должен быть временным.
Если в системе есть заказы, которые месяцами висят «в работе», значит менеджеры просто забыли вернуть им корректный статус.
Что сделать:
- проверить, оплачен ли заказ
- перевести его в «Завершён» (если заказ оплачен), «Отменён» или «Ожидаем оплаты».
5. Проверьте, нет ли «бесплатных» заказов со статусом «Завершён»
Иногда сотрудники случайно переводят заказ в статус «Завершён», хотя оплаты не было.
Проверьте:
- есть ли у завершённых заказов платёж
- или у них нулевая стоимость
Если ни того, ни другого нет — стоит разобраться, почему заказ был завершён.
Итог
Если пройтись по этим пяти пунктам, можно буквально за 10 минут понять, есть ли в аккаунте проблемы со статусами заказов.
А если делать такую проверку регулярно, CRM в GetCourse остаётся чистой, аналитика — понятной, а автоматические процессы работают так, как должны.
Сохраните этот чек-лист — он пригодится, когда заказов станет много.
Главный вывод
В GetCourse заказ — это не просто заявка.
Это одновременно:
- финансовый показатель
- триггер автоматизаций
- источник аналитики
Если со статусами заказов работать неаккуратно, сначала кажется, что ничего страшного не происходит.
Но через 6–12 месяцев:
- отчёты перестают отражать реальную выручку
- CRM становится нечитаемой
- автоматические процессы начинают работать странно
И разруливать этот клубок потом приходится долго — иногда буквально вручную.
Поэтому лучше сразу выстроить простое правило:
каждый заказ должен иметь корректный статус и понятную историю.
💾 Если вы работаете с GetCourse самостоятельно и настраиваете всё своими руками — сохраните эту инструкцию. Она поможет избежать ошибок, которые чаще всего накапливаются в аккаунтах школ.