00:00:00 – 00:00:25
Нужно понять круг задач. Здесь перечислены возможные виды документов, которые в документообороте нам нужно будет ввести. Под видом документа мы понимаем отдельную сущность, которая, обладая какими-то своими свойствами и реквизитами, будет также обладать набором каких-то своих маршрутов согласования, печатные формы, возможные документы,
00:00:25 – 00:00:50
Какие-то документы будут с кем-то связаны, наследоваться может быть что-то будет. Каждый вид документа можно отдельно нумеровать, можно совместно нумеровать, разрезать подразделение или чего-то. Но главное, что это каждый из себя представляет отдельный вид документа. Вот у нас есть документ обороты, у него есть виды документов. И в этих видах документов мы задаем как информацию.
00:00:49 – 00:01:09
Тема будет регистрировать и создавать новые объекты в документообороте, какими он будет обладать свойствами и какие у него есть реквизиты. Чем меньше видов документа, тем проще нам и меньше мы в них и не запутаемся и четко будем понимать, что вот это у нас относится сразу к данным.
00:01:09 – 00:01:34
к договорам закупки и доходным договорам, или нам их надо разделять. Я увидел перечень, который я вот как объединил. Вот письма и запросы, значит, это будет один вид документа, у которого будет набор своих реквизитов. Эти реквизиты, они задаются спецификой самого документа оборота. То есть вот, например, открываемый вид документа договор и видим, что у него есть...
00:01:34 – 00:02:03
Типовые галочки, которые мы можем проставить у этого вида документов, то есть вот то, что является договором, если мы галочку эту проставляем, это накладывает сразу определенные условия. То есть это значит, что мы должны вести учет сторон, то есть мы и контрагент. Должны ли к нему прикрепляться документы, должен ли у него быть табличная часть с товарами или услугами, или это не нужно, нам нужна договора, а все остальное это уже будет делаться потом в отдельных документах, приходах, расходах и так далее.
00:02:03 – 00:02:30
То есть в документ обороте вид документа – это некая сущность, которая обладает набором как типовых свойств, которые вот здесь на виде документа задаются, так и набором дополнительных свойств, которые мы можем навесить на этот документ. Набор дополнительных свойств нужен как раз для персонализации каких-то особенностей учета, которые есть на предприятии, но которые 1С решила не включать в состав общих каких-то реквизитов.
00:02:30 – 00:02:55
Например, у нас в договоре очень важно, чтобы был какой-то реквизит, то есть отношение, например, его к ГОЗу. Соответственно, мы среди типовых реквизитов такого признака не находим. Мы создаем дополнительный реквизит, который может быть множество. Например, здесь, в этой реализации у договора 25 дополнительных реквизитов, которые мы добавили.
00:02:55 – 00:03:20
Дополнительные реквизиты могут быть выведены на форму документа, могут быть использованы при дальнейших обменах или там какие-то значения будут вычисляться на основании каких-то других значений. То есть это наборы рабочих реквизитов, которые нам важны в разных случаях. При принятии решений на согласовании, просто при просмотре, чтобы человек понимал, чтобы он сразу видел,
00:03:20 – 00:03:46
Это там госдоговор или не госдоговор, это доходный договор или это расходный договор. Желательно на минимальное количество видов документов, потому что создание отдельного вида документа – это, соответственно, отдельная задачка, в которой у нас будет создание самого вида, настройка его прав на него, формы внешней, присоединение какой-то печатной формы, свой маршрут согласования. Говорим о классической форме.
00:03:46 – 00:04:01
конфигурации документа оборота, которая действительно, основная его задача – это дело производства. Тут есть номенклатурные дела, есть возможность тестирования, привязывания каких-то задач, привязывание, разумеется, документов производства,
00:04:01 – 00:04:26
прикрепленных, с разделением там прав на то, что вот это можно редактировать, а вот это только смотреть, и то не всем, и, в общем, вот этими условиями. Безусловно, в самой вот простой минимальной комплектации, как говорится, вот с нуля то, что вы купили, развернули, пожалуйста, вы можете сделать, не надо делать сразу, например, кучу видов документа, сделали один, который можете даже назвать РКК, и
00:04:25 – 00:04:43
И в него мы будем добавлять буквально все, что будет, будет с одним видом. И тогда нам пока не надо ничего не согласовывать. Мы должны понять, сколько принципиально разных у нас, даже хотя бы с точки зрения дела производства, может быть сущностей, которые нам нужны.
00:04:43 – 00:05:10
И вот эти сущности, виды документов, мы их создаем, насыщаем и начинаем работать сначала в классическом варианте, когда это просто поступило, зарегистрировали, кому-то там поставили задачу ознакомиться, чего-то там сделать, прикрепить файлы, кто-то отчитался, кто-то проверил. В результате этого начинает обрастать история. Конечно, разумеется, есть история сообщений, связанная с этим документом. То есть в журнале документов –
00:05:10 – 00:05:27
Это будет выглядеть так, что у нас есть какие-то виды документов, по ним есть сами документы, которые выводятся в заголовки или чего-то. И уже проваливаясь в конкретный документ, мы видим его насыщение. Здесь и приложенные документы, его основные реквизиты.
00:05:27 – 00:05:50
которыми в типовом варианте являются что? Организация, стороны, в зависимости от того, какие галочки мы там проставили, есть ли они у них, гриф секретности, есть он или нет, подразделение организации, кто подготовил, есть ли у нас используются там сроки хранения или сроки, когда нужно вернуть документ, который кто-то взял, перемещение его в архив. Это все в типовом варианте, это все присутствует.
00:05:50 – 00:06:08
Мы можем это все донасытить дополнительными реквизитами, которые нам нужны, маршрутами согласования, печатными формами и так далее. В классической первоначальной схеме вот есть печатная форма карточка документа, в документном обороте некая обработка. То есть мы можем, например, включать сюда обработку согласования, если у нас пока ее нет.
00:06:08 – 00:06:29
Я всегда, конечно, рекомендую, что хоть какой-то специалист на 1С должен присутствовать в компании, потому что вот такие именно мелкие вопросы, когда нужно подредактировать печатную форму чаще всего, маршрут какой-то чуть-чуть или какой-то реквизит. Идея, он не требует большого специалиста, но с какими-то минимальными знаниями.
00:06:29 – 00:06:52
Работает в продуктах 1С. То есть, если, например, вы хотите изменить прямо карточку печатной формы, то да, здесь программист потребуется. Потому что если нам нужна измененная печатная форма, то, как правило, новая форма остается, а мы добавляем новую печатную форму, которую называем примерно так же, только с суффиксом названия организации, например, или какими-то понятными суффиксами.
00:06:52 – 00:07:15
И она добавляется в систему максимально не меняя ее. То есть это либо за счет расширения так называемых одиннадцатых, либо мы добавляем в конфигурацию, но новую форму. То есть что тоже тогда при обновлении не даст нам никаких усложнений. То есть я просто к чему веду. Начиная менять конфигурацию, мы усложняем процесс обновления релиза.
00:07:15 – 00:07:40
Разумеется, в типовом функционале 1С подразумевается некоторое изменение документов. Здесь есть такая... Вот, изменить форму. Заходим сюда, то мы можем какие-то реквизиты переместить даже на другие страницы, по-другому построить, группу добавить, разделить. То есть это все мы можем сделать. Но тут есть минус, который вы должны понимать. Вот именно пользовательские возможности.
00:07:40 – 00:08:01
Она ограничена тем, что, во-первых, это он сделает только для себя. Да, мы это можем скопировать для других пользователей, но тем не менее мы работаем с настройкой пользователя непосредственно. И еще один момент. Здесь надо четко понимать, что желательно, конечно, это все сохранять, потому что если мы эту настройку потом...
00:08:01 – 00:08:22
Как-то собьем, потом восстанавливать ее, опять заново настраивать, а кто-нибудь установит стандартные настройки. То есть для вас расширение, для того, чтобы не исправлять конфигурацию. В данном случае вывода карточки на экран. Оно сначала выводит типовое, а потом подключается там модуль, который говорит, нет, давай по-другому все. И выводит по-другому, так как высказано.
00:08:22 – 00:08:39
Мы настраиваем один вид, например, это там входящие письма. Сохранили, нас он устраивает во всем. Он похожий, который будет называться входящие письма с севера. Возможно, там будет какое-то отличие, там какой-то дополнительный реквизит, может быть, даже вообще никаких отличий не будет.
00:08:39 – 00:08:59
Основная цель – разделить их для того, чтобы потом анализировать, видеть разные. С нумерацией, опять же, она может быть сквозная на все эти виды документов, она может быть отдельная, она может быть разделена по подразделениям, по номенклатуре дел. Видите, вот здесь регистрационный номер, здесь много составляет. Здесь подразделения есть 11-15.
00:08:59 – 00:09:16
Подразделение, это номенклатура дел. Безусловно, второй вид мы не будем долго делать. Мы просто скопируем первый вид, обзовем его в списком изменения и просто заходите в виды документов, встаете правой кнопкой, скопировать. Она вам договор, вы его называете договор «Север».
00:09:17 – 00:09:39
и вносит какие-то изменения. Тут только нужно понимать, что, например, если у нас уже какой-то сложный вид документа со своим согласованием, маршрут согласования придется все-таки у этого документа заново делать. Если у вас уже понимание системы нумерации, понимаете ли вы, как она у вас будет формироваться, шаблоны на эти виды документа тоже бы надо.
00:09:39 – 00:09:56
Может быть, есть смысл в нумерацию добавить еще какой-то, ну, либо код, либо чего-то от вид документа. Может быть, это будет код, может быть, это будет буквенная какая-то. Вот у нас есть отдельно вот здесь вот нумерация. Еще один очень важный вопрос – это права.
00:09:56 – 00:10:16
То есть насколько должно быть разделение прав между подразделениями, между конкретными группами пользователей, ролями? Будут ли разные права на разных стадиях, когда документ, например, на согласовании или он еще не начал согласовываться?
00:10:16 – 00:10:43
такая возможность настраивать доступность по состоянию то есть мы здесь можем выбрать для какого-то отдельного вида документа для какого-то отдельного вида действия там согласование ли это рассмотрение утверждений так далее можем в целом да и здесь будут доступны основные реквизиты плюс доп реквизиты даже которые мы с вами настроили там дополнительно и вот проекты когда он еще на стадии только редактирование создания еще до регистрации
00:10:43 – 00:11:03
Дальше, когда может быть процесс рассмотрения, контроля. Чем больше мы будем добавлять, вот здесь, например, видите несколько согласований. Это просто поименование этих процессов, не сделали различными. Вообще они могут называться согласованием с 45 отделом, согласованием с 60 отделом и так далее.
00:11:03 – 00:11:20
Для каждого этапа, который может вообще в принципе быть у этого документа, отдельно для каждого реквизита можно поставить галочку, доступен ли он и в каком состоянии. То есть, если он на согласовании, то одни права, если он согласован, другие права, согласован, третьи права.
00:11:20 – 00:11:45
расставлять, либо доступен, либо недоступен, либо определяется какими-то другими правилами. Точка - это значит, что она будет ориентироваться в целом на какие-то другие права. И это можно сделать по доступности полей, для конкретных сотрудников или групп сотрудников, или ролей, или еще чего-то. Причем надо понимать, что здесь очень здорово сделано. Здесь можно по подразделениям, вот мы выбрали, например, какое-то подразделение,
00:11:46 – 00:11:59
И система даже спросит, кого включать. Например, всех сотрудников или только руководителей, нижестоящих подразделений или нет. Можно по рабочим группам, если мы их насоздавали. Можно по мероприятиям тоже, если вы их будете использовать.
00:11:59 – 00:12:23
Автоподстановки, то есть мы можем вычисляемые, то есть, например, руководитель, вот, ответственный за документ. Удобно, но надо, чтобы за этим кто-то следил. Дальше у нас с вами есть определенные алгоритмы при создании документов, то есть мы сразу можем задать несколько моментов. Самый важный момент, а кто вообще этот документ может посмотреть? Здесь мы можем вот на этой закладочке указать, что...
00:12:23 – 00:12:52
что независимо от того, участвует ли в согласовании такое-то подразделение, оно должно видеть и, мало того, изменять, например, всегда этот документ. Тогда мы здесь, именно на этой закладке, для этого вид документа указываем. Сотрудники такого-то подразделения будут иметь права на изменения. Мы, кстати, сейчас с вами говорим про документ оборот 3. Автоматическая настройка доступа работает каким образом? Если по этому виду документа создали какой-то документ, там канцелярия, например,
00:12:52 – 00:13:08
Как только, например, она запускает это по какому-то маршруту согласования и должен там поучаствовать отдел номер 4, то отделу номер 4 даются права либо на изменения, либо на чтение в зависимости от той простыни, которую я вам чуть раньше показывал.
00:13:08 – 00:13:24
Но на эту закладку к конкретному документу добавляется автоматически. То есть если мы сейчас с вами посмотрим какой-то документ, который уже прошел, то видите, вот здесь уже добавлены люди, которые поучаствовали в согласовании или какими-то другими процессами были сюда автоматически добавлены.
00:13:24 – 00:13:42
Конечно, сюда можно добавлять и вручную, если права есть у пользователя или это разрешено настройками. Сюда можно добавить еще людей в реальном времени. Обычно, например, мы всегда все решаем четвертым отделом, но сейчас нам нужно, чтобы посмотрел еще и руководитель пятого отдела. Мы его сюда можем добавить.
00:13:42 – 00:14:08
И тогда у него появляются права на то, чтобы это видеть. Если нам нужно, чтобы после того, как он стал согласован или зарегистрирован, или еще что-то, чтобы он стал доступен всем на чтение, да, это тоже возможно. У вида документа есть закладка настройки и обработки. Что она из себя представляет? Здесь не обязательно будет маршрут согласования. Это может быть рассмотрение, это все готово. Нам нужно только правильно нарисовать эту самую схему.
00:14:09 – 00:14:38
Она не такая прямолинейная в обычном виде. То есть если мы, например, сейчас секундочку прям, это лучше прямо увидеть. Здесь мы можем добавлять, причем они могут быть абсолютно там конкретные, там ознакомление с 405 отделом или еще там что-то. То есть вот здесь можно добавить, создать какое-то свое новое действие. Потом эти действия набрасываем вот сюда.
00:14:39 – 00:15:10
Их можно менять в очередности или там что-то. И таким образом мы сначала сюда перенесли узлы, на которых вот этот вот сам маршрут будет каким-то образом действовать. После этого мы... На данный момент ERP вам говорит, что используются стандартные схемы прямолинейные от верха к низу с первого пункта до третьего. Сейчас, секунду покажу. Вот она стандартная. Мы хотим не стандартную. Мы хотим добавить вот тут вот...
00:15:12 – 00:15:42
Мы, например, хотим сначала распараллелить согласование, и у нас согласование и рассмотрение будут отдельные. Причем рассмотрение будет по некоему условию. Тут все достаточно культурно рисуется. Можно задать нормальные условия, то есть там, например, сумма больше...
00:15:44 – 00:16:05
И здесь мы можем задавать условия. Вот эти условия, как есть самостоятельные, есть предопределенные с точкой. И мы можем добавлять свои условия. Можно в режиме конструктора набрать, можно в режиме встроенном языке даже подключить какие-то. Есть возможность задать маршрут шаблоном.
00:16:05 – 00:16:19
Мы задаем шаблон и потом его прикрепляем к разным. Какие есть ограничения или моменты, которые надо учитывать? Вот смотрите. Видите, вот здесь написано, что схема действует с 19 февраля. Я вид документа сейчас создал, сохранил.
00:16:19 – 00:16:40
чтобы начиная с 25 февраля схема поменялась, система не даст вам поменять, если хотя бы есть один документ текущий, который не закончен на согласовании, например, который идет по этой схеме. 1С, с другой стороны, понимает, что схемы могут меняться. Что 1С предлагает? Она говорит, а вы добавьте настройку, которая будет действовать с 25 февраля,
00:16:40 – 00:17:05
И вот тогда уже там заново придется вот в нее набрать вот эти вот действия, заново что-то сделать. Вот тут копированием не получится. Здесь придется, к сожалению, многое что делать. Но, тем не менее, как бы это сложно не было, это работает. То есть тут нужно просто скрупулезно настроили там, надо поменять. Ну, давайте с новой даты сделаем новые маршруты, новые там...
00:17:05 – 00:17:24
виды действий. Для этих целей потребуется специалист, который сможет обучиться или по инструкциям начать что-то делать. Мы можем сделать параллельные согласования с прерыванием или не с прерыванием. Мы можем внутри каждого этапа
00:17:26 – 00:17:50
Вот она увидела с 19 числа вот эти наши три этапа. И вот здесь настраивать мы можем вот каким образом. То есть вот это мы настраиваем один узел. И уже в этом даже одном узле мы можем здесь целую историю нарисовать. К Пете, если то, оно пойдет ко всем сразу или один за другим. Сама карточка, которую мы с вами сделаем так, как нам будет удобно.
00:17:51 – 00:18:15
перечень прикрепленных документов. Документы в зависимости от прав могут либо вручную сюда добавляться, либо создаваться из шаблонов. То есть мы можем, например, создать вердовский документ, если вы предоставите форму, который будет автоматически заполняться по тем реквизитам, которые у нас вот здесь есть. Оттуда тоже возьмется вердовский документ или ПДФ документ, формируется и прикрепится сюда.
00:18:15 – 00:18:37
Это просто усложняется тем, что нам нужно будет сам вердовский документ правильно подготовить. Из типового, к сожалению, ну хотя тут сложно сказать, у всех просто разные формы, поэтому 1С не добавлял много. Здесь у нас всего лишь только есть карточка и регистрационный штамп, и потом добавляется вот здесь вот в результатах обработки лист согласования, лист согласования с историей.
00:18:37 – 00:18:55
Но там тоже просто некая статичная форма, которая в табличном виде показывает, кто как согласовал, когда, кто за кого согласовал, если вдруг такое разрешено. Делегирование задач также есть. То есть, если, например, мне пришла задача у руководителя отдела, я хочу ее делегировать кому-то.
00:18:55 – 00:19:08
Значит, будет создана задача, она прилетит к сотруднику, он там что-то сделает, ответит, мне как руководителю придет, и я уже потом дальше визу какую-то сделаю. Переписка сохраняется, связанная с этим документом.
00:19:09 – 00:19:31
В документопороте есть два процесса. Один с физическим перемещением. Мы можем указывать, что документ сейчас передан в такой-то отдел. То есть тут есть журнал передачи. Вот Иванов в канцелярии создала документ. Он его видит в журнале, он его взял в работу. Он может отправить задачу или поручение.
00:19:32 – 00:19:56
Прямо из документа. Причем он их может сделать несколько. Они будут разные. От Иванова послали три задачи в разные подразделения. Сначала, получив задачу руководителя этого подразделения, может ее делегировать. То есть он на основании этой задачи сделал другую задачу. Дошел до конкретного сотрудника. Этот сотрудник сейчас что-то делает. Имеет свои статусы. То есть выполнено, исполнено, не исполнено, делегировано куда-то, еще что-то.
00:19:56 – 00:20:15
Есть специальные рабочие места, но они, правда, для руководителей подразделений, которые смогут показать, какие задачи у подчиненных моего подразделения сейчас есть, и там можно сделать отбор по предмету задачи, а предметом задачи у нас будет документы.
00:20:15 – 00:20:28
В карточке документов, вот тут сверху закладки, есть процессы и задачи, и вот здесь будут те задачи, которые на основании этого документа были созданы или потом пересозданы на основании уже задачи. Здесь будет написано исполнитель, срок его исполнения.
====
📲Мы на связи: +7 (495) 120-40-02 ✉️Написать: info@aibcifra.pro
Сайт → Телеграм → ВКонтакте → Дзен → Rutube → ️YT
#аибцифровизация #1СДокументооборот #внедрение
