Ручное заполнение реквизитов, внесение товарных позиций и поиск ошибок в каждом счете — всё это отнимает часы работы, которые можно потратить на развитие бизнеса. Чтобы предприниматели могли сосредоточиться на главном, мы проанализировали 9 цифровых инструментов для выставления счетов. Разобрали особенности каждого и подсказали, на что обратить внимание при выборе.
Узнаете:
Как выбрать лучшую программу для выставления счетов
Оптимальный инструмент определяется объемом документооборота. Если вы оформляете 2–3 счета в месяц, достаточно простого онлайн-сервиса без регистрации. Но когда бизнес набирает обороты и появляются постоянные партнеры, стоит присмотреться к системам с функцией сохранения базы клиентов и готовыми шаблонами.
Еще один значимый фактор — совместимость с текущими инструментами. Например, если компания уже использует продукты 1С, разумно выбрать сервис, который легко с ними интегрируется. Это избавит от трудностей при настройке синхронизации.
Рассказываем про 9 популярных сервисов выставления счетов бизнесу. Узнаем, как выбрать сервис выставления счетов.
БизКуб Выставление счетов
Платформа «БизКуб» разработана специально для представителей микро- и малого предпринимательства. Одно из 12 предложений — сервис «Выставление счетов», позволяющий бизнесмену практически полностью перевести на автоматические рельсы работу с документацией: оперативно формировать и рассылать счета, контролировать их реестр, а также вести базу контрагентов.
Функционал «БизКуб» дает возможности:
- Мгновенно заполнять реквизиты компании, просто указав ИНН.
- Сформировать каталог продукции или услуг, чтобы не вписывать позиции вручную при каждом создании счета.
- Легко подготавливать акты выполненных работ и товарные накладные.
Также "Выставление счетов" легко интегрируется с другими продуктами 1С. Когда предприниматель решит расширять бизнес, не придется тратить время и ресурсы, чтобы "подружить" несколько сервисов.
Кому подойдет. Руководителям малого и микробизнеса, которые хотят избавиться от рутины и уделять больше времени развитию дела. "БизКуб" помогает автоматизировать работу со счетами. Сервис для ИП и ООО без бухгалтеров или других сотрудников.
Цена. Бесплатно для ИП и ООО, которые зарегистрировались не более года назад. Также есть бесплатный пробный период на 14 дней. Платный тариф стоит 48 ₽ в месяц при оплате на год.
У "БизКуб Выставление счетов" простой интерфейс — все важные функции распределены по нескольким разделам
Контур
Онлайн-сервис, который позволяет формировать счета без регистрации и установки программ. В нем предприниматель вручную вписывает все данные продавца и покупателя, вносит стоимость и количество товаров или услуг. После этого платформа автоматически формирует файл со счетом, который можно скачать в формате PDF, распечатать или отправить клиенту по электронной почте.
Функции. У сервиса есть встроенный калькулятор НДС: он помогает корректно рассчитать сумму налога при разных ставках. Будет полезно тем, кто работает без бухгалтера и хочет избежать ошибок при расчетах.
Кому подойдет. Контур удобен, если нужно быстро выставить несколько счетов и нет времени регистрироваться в сервисах или скачивать программы. Будет полезно индивидуальным предпринимателям и фрилансерам, которые формируют лишь два-три документа в месяц. Но сервис не подойдет, если счетов много и заполнять их все вручную слишком долго.
Стоимость. Бесплатно, ограничений по количеству счетов нет.
Предпринимателю понадобится заполнять все данные для счета — в том числе БИК, расчетный и корреспондентский счет продавца
Service-online
Онлайн-платформа для выставления счетов и формирования других бухгалтерских документов. Она умеет автоматически подставлять реквизиты компаний по ИНН и данные банков по БИК. Готовый счет получится скачать в форматах Word или Excel, также можно добавить QR-код для оплаты.
Функции. В Serivce-online предприниматель может загрузить список товаров или услуг из Excel, а система сама рассчитает итоговую сумму и НДС. Также получится сохранять собственные шаблоны организаций и контрагентов, чтобы не заполнять их заново каждый раз. Помимо счетов на сайте доступны готовые формы, около 60 разных документов: акты, накладные, договоры и не только.
Кому подойдет. Service-online подойдет компаниям, которые часто оформляют типовые документы: торговым точкам, небольшим интернет-магазинам, фрилансерам и сервисным бизнесам. Автозаполнение и шаблоны сэкономят время при работе с постоянными клиентами. Но сервиса не хватит, если нужен полный финансовый учет.
Стоимость. Бесплатно, но для некоторых функций нужно зарегистрироваться. Например, чтобы сохранять шаблоны с данными контрагентов.
В счет можно добавить логотип компании, печать, скидки, наценку на товар и не только
Транзаптор
Сервис выставления счетов на оплату, учета и контроля счетов и оплат. В нем предприниматель заполняет реквизиты вручную, автозаполнения нет. Зато все введенные данные сохраняются: когда понадобится сформировать счет в следующий раз, то нужно просто выбрать контрагента из списка.
Функции. Главная особенность сервиса — он может автоматически выставлять счета по расписанию. Например, для ежемесячных услуг. Также Транзаптор присваивает каждому счету уникальный номер и сохраняет историю операций, это поможет избежать дублей. Сервис рассчитывает НДС, в нем можно добавлять логотип и печать, чтобы они автоматически подставлялись во все документы.
Кому подойдет. Предпринимателям и небольшим компаниям, которые работают с постоянными клиентами и абонентскими платежами. Транзаптор поможет регулярно выставлять счета по нужному расписанию и будет хранить их историю.
Стоимость. Сервис бесплатный, но часть функций доступна только после регистрации. Например, добавление в счет подписи или печати.
Ввести данные понадобится только в первый раз — дальше Транзаптор сохранит их и позволит заполнять автоматически
Т-Бизнес
Сервис выставления счетов для владельцев расчетных счетов в Т-Банке. Не требует отдельной регистрации: достаточно авторизоваться в приложении или веб-версии банка.
Функции. Т-Бизнес автоматически подставляет реквизиты клиента и контрагентов, добавляет электронную подпись и печать. После этого файл можно отправить по SMS или другим удобным способом. Система хранит все счета в архиве документов, а после оплаты предприниматель получает уведомление. Также по документу можно сразу сформировать счет-фактуру или накладную.
Кому подойдет. Малому бизнесу и самозанятым, которые пользуются Т-Банком и хотят отказаться от ручного оформления счетов. Сервис позволит быстро выставлять их даже со смартфона, а также отслеживать оплату от партнеров.
Стоимость. Бесплатно для всех клиентов Т-Банка. Сервисом можно пользоваться в мобильном приложении или личном кабинете на сайте.
По каждому счету можно посмотреть подробную информацию, пометить его оплаченным или перенести в архив
Formz.ru
Сервис для выставления счетов и формирования других документов. В нем есть более 35 форм для предпринимателей, а создать счет можно без регистрации и скачать в PDF-формате.
Особенности. У Formz нет автозаполнения по ИНН, но если зарегистрироваться, то получится создать справочник контрагентов и подгружать данные из него. Также платформа может внести реквизиты по БИК и проверить контрагента на надежность через сервис Seldon Basis.
Кому подойдет. Formz подойдет компаниям, которые часто оформляют полный комплект документов, а не только счета. Например, для поставщиков услуг, которые после каждой сделки готовят акты, договоры, накладные. В Formz получится хранить всю документацию и не придется переключаться между разными сервисами.
Стоимость. В бесплатной версии получится создать только 50 счетов и пользоваться некоторыми функциями вроде автоматического заполнения и отправки документа по почте. Платная версия стоит 990 ₽ в месяц, в ней больше опций — например, можно ставить печати и подписи.
В счете понадобится вручную вносить информацию по товарам или услугам — неудобно, если обычно их много
Куб 24
Позволяет выставлять счета и формировать связанные документы. После создания счета система также подготавливает товарную накладную, счет-фактуру и акт.
Функции. Сервис подставляет реквизиты контрагента по ИНН и формирует итоговую сумму прописью. В Куб 24 можно выбрать товары и услуги из собственной номенклатуры, а оплату система разносит по выписке из банка. В интерфейсе видно, какие счета уже оплачены, а о каких стоит напомнить.
Кому подойдет. Компаниям, которые хотят автоматизировать документооборот. Особенно тем, кто работает с большим объемом платежей — например, дистрибьюторам, оптовикам и крупным компаниям.
Стоимость. Бесплатно можно выставить до 5 счетов в месяц и подключить 3 пользователя. Платные тарифы начинаются от 560 ₽ в месяц при оплате за год. Это позволит выставлять до 100 счетов и подключить 10 пользователей. Также есть 14-дневный бесплатный тестовый период.
При оплате за месяц стоимость выйдет дороже — 700 ₽
Naoplatu
Онлайн-сервис для создания и отправки счетов. Работает прямо в браузере и не требует установки. Интерфейс максимально простой: предприниматель заполняет реквизиты вручную, после счет можно распечатать, сохранить в PDF или отправить клиенту по email.
Функции. Naoplatu позволяет добавить на документ логотип, подпись и печать, чтобы сделать счет более официальным. Есть возможность регулярного выставления счетов — раз в месяц или год. Все файлы сохраняются в личном кабинете.
Кому подойдет. Если нужно быстро отправить клиенту документ и нет времени разбираться в сложных интеграциях и настройках. Не подойдет, если со счетами нужно работать регулярно — потому что всё придется заполнять вручную.
Стоимость. Есть бесплатная версия, в которой можно создать ограниченное количество документов. Платные тарифы делятся на три уровня, самый дешевый стоит 149 ₽ в месяц и позволяет создавать только 20 счетов.
Все данные придется вводить вручную — подтягивать их автоматически Naoplatu не умеет
Superbooh
Работает с первичными документами: счетами, актами, коммерческими предложениями. Не подставляет реквизиты по ИНН автоматически, но позволяет создать собственный справочник контрагентов.
Функции. Сервис ведет автонумерацию счетов, в нем можно искать документы по номеру или партнерам. Также Superbooh формирует списки неоплаченных счетов и неподписанных актов. Можно добавить печать, подпись и логотип, чтобы платформа автоматически вставляла их в документы. Пользоваться сервисом получится с компьютера и мобильных устройств, все сформированные счета сохраняются в личном онлайн-кабинете.
Кому подойдет. Небольшим компаниям, которые самостоятельно ведут всю первичную документацию. Например, если предприниматель работает без бухгалтера и выставляют счета и акты вручную.
Стоимость. Можно пользоваться бесплатно, но большинство функций есть только на платном тарифе. За 190 ₽ в месяц можно формировать неограниченные счета и акты, сохранять документы в базе данных, делать резервное копирование и пользоваться другими опциями.
При оформлении счета можно в Superbooh можно выбрать процент НДС, чтобы сервис рассчитал итоговую сумму с учетом налога
Какую программу выбрать
Если у вас маленький бизнес или вы только начинаете, лучше всего взять что-то простое и понятное, например, сервис «Выставление счетов» от Бизкуб. Такие программы созданы для тех, кто работает сам или с маленькой командой. Они сами подставляют нужные реквизиты, делают счета и акты, запоминают шаблоны. Благодаря этому вам не придется тратить кучу времени на заполнение бумаг вручную.
Когда бизнес растет, выбирать программу нужно не по количеству наворотов, а по тому, насколько она подходит именно под ваши задачи. Кому-то хватит простого онлайн-сервиса, а другому нужно, чтобы он дружил с бухгалтерией или системой для работы с клиентами (CRM). Главное правило: программа должна облегчать жизнь и ускорять работу, а не грузить вас кучей ненужных кнопок.
Найти подходящий сервис среди сотен предложений на рынке — та еще задача. У всех разные цены и возможности, и легко запутаться. Предприниматели постоянно мучаются вопросом: что же выбрать, чтобы реально экономило время, не допускало ошибок и было простым? Ведь у каждого свои хотелки: одному нужна связка с 1С, другому — простота и дешевизна.
Поэтому Бизкуб и выделяется на фоне других. Его сделали специально для малого бизнеса. Он умеет делать почти всё за вас: заполняет счета по ИНН в один клик, хранит список ваших товаров и услуг, сам создает акты и накладные. Всё для того, чтобы ускорить работу. И это отличный вариант для ИП и ООО, где нет своего бухгалтера. Вы сможете заниматься развитием дела, а не тратить время на бумажки.
«Выставление счетов» от Бизкуб сочетает в себе все преимущества, важные для начинающих предпринимателей.
Автоматическое заполнение данных по ИНН — экономит время и исключает ошибки при вводе информации.
Возможность загрузки товаров и услуг в каталог — сокращает время на подготовку счетов, особенно при повторных сделках.
Бесплатное пользование для новых бизнесов и доступный тариф — подходит даже для стартапов с ограниченным бюджетом.
Интеграция с 1С — обеспечивает беспроблемную синхронизацию при росте бизнеса и расширении.
Полная автоматизация и минимизация рутины — помогает предпринимателям тратить больше времени на развитие своих дел, а не на бумажную волокиту.
Часто задаваемые вопросы о сервисах для выставления счетов
1. Какая программа лучше всего подходит для микробизнеса?
Все зависит от ваших потребностей. Для небольшого объема счетов подойдут простые онлайн-сервисы.
2. Нужно ли регистрироваться, чтобы начать выставлять счета?
Не всегда. Некоторые сервисы позволяют выставлять счета без регистрации, а другие требуют регистрации для полноценной работы.
3. Можно ли интегрировать выбранную программу с 1С или другим бухгалтерским софтом?
Да, такие возможности есть у программ типа "Бизкуб". Это значительно облегчает синхронизацию данных и ведение учета.
4. Какие преимущества есть у автоматизированных программ? Ответ: Основные плюсы — экономия времени, меньше ошибок, наличие шаблонов и автоматическая подстановка данных.
5. Могу ли я выставлять счета через мобильное приложение?
Многие сервисы имеют мобильные версии или приложения, позволяющие создавать и отправлять счета прямо со смартфона. Например, приложение "Выставление счетов" от сервиса "Бизкуб".