Проблема: когда согласование документов становится тормозом бизнеса
Согласование документов в компании часто превращается в длительный и ресурсоемкий процесс. Вы встречали ситуацию, когда количество согласующих договор превышает 20 человек? А у вас было так, что согласование внутреннего положения занимает в компании больше шести месяцев?
Как думаете, нужно ли столько ресурсов для согласования даже очень важных документов? Когда цепочка согласования документа раздувается до 20+ человек, а процесс занимает месяцы, компания теряет главное — гибкость бизнеса. Часто в маршрут согласования включены те, чья подпись не нужна, но это формальность «для галочки».
Чего больше в привлечении к принятию решений такого количества специалистов и руководителей?
- Желания избежать рисков?
- Размытия ответственности?
- Или отсутствия выстроенных бизнес-процессов?
Часто к такой ситуации приводит отсутствие в компании здоровой контрольной среды. Ниже представлены 4 базовых принципа, которые позволяют построить оптимальные маршруты согласования и процедуру любых согласований.
4 принципа эффективного согласования документов в организации
1. Стандартизация документов и условий согласования
Принцип: Стандартные документы и условия сильно ускоряют процесс согласования в компании.
Примеры оптимизации согласования:
- Если подписывается стандартная форма договора (принятая в компании) — зачем нужно согласование юриста?
- Если применяется стандартный размер скидки (утвержденный политикой) для этого типа клиентов — что должен согласовывать коммерческий директор?
- Если заявка на закупку в рамках согласованного бюджета — что будет согласовывать финансовый директор?
Вывод по оптимизации: Стандарт должен согласовываться максимально быстро с простой проверкой на соответствие стандартным условиям. Идеально обеспечить автоматический контроль соблюдения стандартных условий.
2. Четкое разделение предмета согласования документов
Принцип: Каждый согласующий не согласовывает документ «вообще», а отвечает на конкретный вопрос к конкретному документу в рамках своего профиля.
Примеры разделения ответственности при согласовании:
- Юрист проверяет на наличие в формулировках договора рисков для компании и не оценивает коммерческие условия.
- Финансист убеждается в соответствии заявки на закупку бюджету и не оценивает необходимость этой закупки в принципе.
- Топ-менеджер согласовывает целесообразность отклонения условий сделки от стандартных, потому что именно он может оценить последствия для бизнеса. А остальные риски уже отработали профильные специалисты по направлениям.
Вывод: Когда каждый эксперт и руководитель занимается своим делом, и в цепочке согласования нет людей, согласующих документ для галочки, все происходит быстрее.
3. Лимиты ответственности при согласовании документов
Принцип: У каждого согласующего должен быть четкий лимит ответственности — конкретная сумма, в рамках которой он уполномочен принимать решение самостоятельно.
Примеры лимитов для эффективного согласования:
- Начальник цеха: 200 тыс. руб. в месяц
Может перераспределить средства и вместо перчаток, которых еще много, купить каски, которые заканчиваются. - Директор завода: 5 млн руб.
Может в рамках этих средств перераспределять расходы на сырье и срочный ремонт оборудования. - Генеральный директор: все, что больше 5 млн руб.
По сути, все изменения выше этой суммы он будет согласовывать сам.
Вывод: На практике это означает, что каждый руководитель может гибко принимать решения в рамках своих лимитов, не отнимая время у своего руководителя на вопросы, которые он может решать сам.
4. Система делегирования полномочий согласования
Принцип: Должна работать система замещений при согласовании. Отсутствие ключевого сотрудника не должно ставить бизнес на паузу.
Делегирование в ИТ-системе компании должно обеспечивать следующие функции:
- Самостоятельное делегирование: Сотрудник, у которого есть права согласования в ИТ-системе (например, заявок на закупку), должен сам иметь возможность делегировать роль согласования на определенный период времени определенному кругу сотрудников.
- Переделегирование: Должна быть возможность переделегирования роли третьему сотруднику на случай непредвиденных обстоятельств.
- Административное управление делегированием: В компании должна быть роль суперпользователя, который может по указанию руководителя выбывшего сотрудника установить необходимое делегирование.
Вывод: Система делегирования строится таким образом, чтобы при любом стечении обстоятельств нужный документ мог быть согласован сотрудником с подходящими полномочиями. При этом период действия таких полномочий должен отслеживаться и контролироваться на системном уровне.
Заключение: как ускорить согласование документов в компании
Длинные цепочки согласования документов — это не признак серьезного подхода, а симптом организационных проблем. Современный бизнес требует скорости и гибкости, которые невозможны при бюрократических процедурах согласования.
Внедрение четырех базовых принципов оптимизации — стандартизации, четкого разделения ответственности, лимитов полномочий и системы делегирования — позволяет создать эффективную систему согласования документов, которая не тормозит, а ускоряет бизнес-процессы.
Помните: оптимальный процесс согласования — это не тот, в котором участвует максимальное количество людей, а тот, в котором каждый участник вносит реальную ценность и принимает решения в рамках своей компетенции.