В прошлой статье рассказали, как мы с помощью ELMA 365 сократили время совещаний на 30–40%. Там всё серьезно: цифры, процессы, внедрения.
Сегодня пятница. Поэтому — короткий лайфхак. Без цифр. Просто наблюдение, которое мы сделали, пока настраивали эти процессы.
Оказывается, главный враг эффективности — это не сложные системы и не кривые регламенты. Это три слова: «А давайте в понедельник?»
Как мы это заметили
Мы много работаем с бизнес-процессами. И когда начали внедрять ELMA 365 (и у себя, и у клиентов), то увидели одну вещь, которая не лезет ни в какие отчеты.
Люди тратят уйму времени не на работу. Они тратят время на ожидание.
Согласование документа. Ответ на вопрос. Решение, которое может подождать до завтра. Или до понедельника. Или «давайте после праздников».
Мы сами через это прошли. Настраиваем систему, всё готово, нужно только «да» от руководителя. А руководитель смотрит: пятница, 18:00. Потом.
И этот «потом» тянется три дня.
Микро-провал (без этого никак)
Честно: мы не герои. Мы тоже так делали. Однажды у нас завис важный проект на три недели. Потому что все ждали ответа от нас. А мы ждали «идеального момента», чтобы сесть и доделать.
В итоге клиент позвонил сам. Не спрашивать про проект — спрашивать, живы ли мы вообще.
Стыдно было. Очень. С тех пор мы стараемся не ждать «понедельника». Если можно сделать сейчас — делаем. Потому что «давайте потом» — это самый дорогой вид прокрастинации.
Что мы теперь делаем
Никакой магии. Мы не придумали систему, которая лечит лень. Просто ввели простое правило внутри команды:
Если задача требует ответа меньше минуты — отвечаем сразу. Не откладываем.
Звучит банально. Но попробуйте. Вы удивитесь, сколько «висяков» исчезает только от того, что перестаешь говорить «напомни вечером» или «давай в понедельник».
Плюс в ELMA 365 (и это уже про следующий пост, который выйдет на неделе) мы начали настраивать процессы так, чтобы у задач были четкие сроки. Не «согласовать», а «согласовать до 15:00». И система напоминает. Не человек — система.
Но это уже история про то, как мы сократили цикл сделки на 20–30%. Об этом расскажем в следующий раз.
Вместо вывода — вопрос к вам
А у вас в компании такое бывает? Когда все дела откладываются на понедельник, а в понедельник — на среду?
Или мы в «Фабрике Данных» одни такие любители подождать «идеального момента»?
P.S. Прошлая статья — про то, как мы с помощью ELMA 365 сократили время совещаний. Ссылку оставлю в комментариях. Следующая — про сокращение цикла сделки. Там уже будут цифры и нормальная фактура, без пятничных лайфхаков.
#ФабрикаДанных #прокрастинация #бизнеспроцессы #elma365 #управлениезадачами