Привет. На связи начальник лаборатории электрических и гибридных силовых установок МАИ – Николай Иванов.
Больше 10 лет я выступаю на различных мероприятиях с докладами. Началось это с защиты диплома в институте, потом были различные научные конференции, выступления в Сколково по бизнес-направлениям, презентации руководителям различных организаций, доклады на научно-технических советах, в конце концов, тосты на праздниках.
И за это время я сформировал свой подход к подготовке докладов и презентаций различного уровня. Сегодня расскажу основные моменты, на которые стоит обратить внимание при подготовке доклада.
Эта статья не про визуальное оформление, использование ИИ и красивые картинки. Эта статья про то, где, когда и как включать голову при подготовке доклада и где в докладе Вы, а не ИИ.
На самом деле, ИИ, визуальные редакторы, специальные плагины и т.д. – это инструменты, которые помогут вам сделать вашу презентацию красивой. Безусловно, это важно. Но презентация, доклад, сообщение должны, в первую, содержать полезную информацию. А для того, чтобы ее хорошо преподнести нужна качественная подготовка. Я не предлагаю отрицать новые инструменты, но призываю применять и фильтровать их через понимание основных принципов подготовки презентаций.
Предварительный анализ
Основная ошибка при подготовке презентации – сразу начать делать слайды. Прежде, чем перейти к созданию слайдов нужно понять несколько ключевых моментов:
- Какой уровень мероприятия, кто будет слушать
В зависимости от ответа на этот вопрос, степень подготовки будет различаться. Сражу скажу, готовиться надо всегда. Вне зависимости от аудитории. Особенно, когда вы только начинаете практику публичных выступлений. Но, доклад перед десятью коллегами – это одно. А когда в зале больше 100 человек и среди них руководители организаций и эксперты – это другое.
- Место проведения
Нужно хотя бы понять, как вы будете докладывать – стоя, сидя, на сцене, или с места. Еще важно, будет ли зал закрыт во время выступления, или люди будут ходить мимо. Все это не только позволит вам лучше подготовиться технически, но и даст возможность психологически быть готовым к особенностям места.
- Цель выступления
Для того, чтобы добиться результата, надо его осознать. Ответьте себе на вопрос, что вы хотите получить после доклада? Примеры ответов: новый заказ, одобрение проекта, чтобы меня похвалили и покормили, чтобы меня еще раз пригласили/никогда больше не приглашали эти милые люди, чтобы конкуренты умылись и не лезли со своими унылыми презентациями, чтобы мне оплатили выступление и дали на такси. Только вы сами можете сформировать ответ на этот вопрос. И он должен быть честным. Получение выгоды здесь и сейчас ничуть не хуже, чем отложенный результат, который вы ощутите в следующем квартале/году.
У меня есть пример, когда после моего выступления на одной из конференций ко мне подошел человек для обсуждения темы. А потом он пришел к нам работать. Было это 6 лет назад, и мы работаем вместе мы до сих пор. Это тоже результат.
Бывает такое, что в итоге рассмотрения докладов формируется протокол заседания. Потом он всплывает на каком-нибудь совещании месяца через 3-4, и на его основе формируется программа работ.
В общем, бывает по-разному.
Подготовка к докладу
Победа куется до боя. Подготовка к презентации – ключевой момент. Я всегда иду по следующей схеме.
- Составляем план презентации. Выглядит это так. Номер слайда – основная мысль.
- Раскрываем главную мысль каждого слайда тезисно, т.е. в 1-2 предложениях
- Формируем предварительный текст. Этот пункт особенно важен для новичков. Помните, если вам кажется, что вы и так все знаете и можете классно рассказать, то это - иллюзия. Адреналин или закончится на втором слайде, и вы будете что-то мямлить, или захлестнет вас так, что будете болтать без умолку и без толку. Именно в этот момент вам нужна заготовленная речь. Но ни в коем случае не вздумайте брать с собой листочки. Это провал.
Когда я только начинал выступать на различных мероприятиях, я писал текст заранее, учил его и рассказывал на докладе. Мне этот вариант подходил, подойдет и тем, кто, в принципе, не любит выступать, быть публичным и вообще выходить на сцену. Такой подход позволяет заранее вычистить речь от повторов, жаргонизмов, добавить, где надо, технических терминов, или статистики. Для тех, кто чувствует себя уверенно на сцене и хорошо разбирается в вопросе, можно сразу переходить к следующему пункту.
4. Создание слайдов. Только на этом этапе появляется визуальное наполнение слайдов. Именно про этот пункт в интернете написано много статей: где взять картинки и какие они должны быть, как нагенерить слайды с помощью ИИ и т.д. Основное правило одно – максимальное количество материала должно быть авторским: картинки, фотографии, схемы, инфографика. Конечно, все мы пользуемся общедоступными материалами, но это должно быть обосновано. Если есть возможность – закажите оформление у профессионала. Это не так дорого. Я, например, делаю слайды вообще без оформления. Только рисую схемы, расставляю слова и картинки. А потом отдаю ее профессионалу, который наводит красоту.
5. Репетиция. Это самый важный элемент. Все, что вы делали раньше – это была подготовка. Сейчас начинается настоящая работа. Только репетиция позволит вам сделать ваш доклад понятным, интересным и уложиться в тайминг. Как участник большого количества мероприятий, могу сказать, что ужасно раздражает, когда докладчик не укладывается в отведенное время. Кстати, не старайтесь доделать все слайды до репетиции. Когда вы будете проговаривать их, наверняка, что-то захотите поменять.
Как правильно репетировать?
Чем ближе к реальным условиям, тем лучше. Это значит, что если у вас планируется доклад на сцене, стоя и лицом к аудитории, то лучше всего именно так и репетировать. Я обычно включаю презентацию на ноутбуке, или телевизоре и стою около него. Так вы сможете не только речь отрепетировать, но и найдете подходящее положение тела и рук, направление взгляда и т.д. Кстати, репетировать речь нужно вслух. Проговорив ее про себя, вы только слова запомните. А интонацию, скорость, паузы – не отработаете. Кроме того, на слух лучше воспринимаются повторы, кривые перегруженные предложения, паузы. А еще вы услышите эти самые «э-э-э», «м-м-м», «вот» и другие паразитные эффекты. И сможете начать от них избавляться. Еще очень полезно попросить кого-то послушать вашу репетицию. Это могут быть члены семьи, соседи, коллеги, собака. Кто угодно. Это придаст вам дополнительную уверенность на выступлении. А еще они смогут дать вам обратную связь и указать на те недоработки, которые вы сами не видите. Ну кроме собаки, наверное. А, может, наоборот.
Итак, вы провели хорошую работу и готовы к выступлению. Вперед! Все получится.
А о том, как провести подготовку на местности, как делать слайды и про само выступление поговорим в следующих статьях.
Собрал приятные бонусы в своем ТГ канале и в MAX:
- фишки при подготовке к презентации.