🤝 Всё под рукой у HandyHelp: как мы спроектировали CRM-систему для компании из США

HandyHelp оказывает услуги домашних мастеров в 22 штатах Америки. Управлять сотнями заказов и десятками коллег вручную сложно: легко запутаться, не увидеть сообщений, сорвать заказ или обсчитаться в зарплате. Компания обратилась к нам за системой, которая наведёт порядок в процессах и сделает прозрачными все события и начисления.

Мы спроектировали CRM, в которую заложили ряд ключевых разделов. Расскажем, как это работает.

🟢 Заказы

Сюда заводят информацию о каждой заявке. Адрес и телефон, исполнитель и менеджер, дата и список конкретных услуг из каталога. К каждой услуге привязана её себестоимость, материалы и конечная цена.

Заказы можно увидеть в общей таблице или в виде календаря. А выбрать сотрудников на исполнение получится лишь тех, кто свободен в это время в конкретном штате. Если мастер отказался от выполнения, этот факт и его причина тоже остаются здесь.

🟢 Сотрудники

Чтобы назначить мастера на заказ, нужно выбрать его из базы. «Сотрудники» — и есть такая база. Здесь можно создавать и редактировать их карточки, настраивать доступ в систему, загружать фото.

🟢 Клиенты

К заказу нужно приложить информацию о клиенте: имя, адрес и не только. Эту информацию система берёт как раз отсюда. Кроме того, в общей таблице и карточках клиентов видно, кто сколько сделал заказов и на какую сумму.

🟢 Услуги

Это виды работ, которыми наполняют заказ. Установка окна, ремонт дверного замка, задачи по электрике — все работы расписаны в деталях. Цена для клиента, себестоимость материалов, гонорар мастера — из этих сумм система затем строит отчёты для всего бизнеса и рассчитывает компенсации.

Здесь же указывают время на выполнение каждой задачи, чтобы рассчитать, сколько продлится работа над заказом.

🟢 Зарплаты

Из названия ясно, о чём тут речь. 😉 По каждому мастеру, периоду и сумме дополнительно видно, получил он оплату или нет.

🟢 Дашборд тимлида

У мастеров есть общий менеджер, который следит, чтобы исполнители были назначены, а работа сделана качественно и в срок. Если мастер не может выйти на заказ, менеджер узнаёт причину и заменяет его другим. Кроме того, если после выполнения заказа мастер некорректно укажет количество материалов, менеджер обратит на это внимание и разберётся в деталях или отправит заказ мастеру на доработку.

🟢 Отчёты

Это аналитика для бизнеса: на основе всех цифр из предыдущих срезов здесь видно статистику по менеджерам, мастерам, общим финансовым показателям и в виде графиков.

Кроме десктопа, мы предусмотрели и мобильную версию для мастера, чтобы ему было удобно вовремя вводить данные и помогать системе работать в реальном времени. Чтобы завершить заказ, мастеру нужно указать реальные затраты расходников, длину маршрута до места, платные дороги если были, фактическое время выполнения, разбивку платежа на наличные и безнал. Здесь же его последние данные по зарплате и невыплаченным гонорарам прошлого периода.

***

Такая система связывает сотни небольших событий в единую цифровую среду. Бизнесам с множеством исполнителей и услуг это нужно, чтобы держать планку качества и получать ценные данные для планирования и развития.

Узнать больше о том, как выглядит и работает система, вы можете на нашем сайте.

Мы в Telegram | VK | Max | Tenchat