Для многих собственников рост команды долгое время воспринимается как естественный признак развития. Компания нанимает новых людей, появляются дополнительные отделы, увеличивается фонд оплаты труда. И это выглядит как движение вперед.
Однако, в какой то момент компания может столкнуться с парадоксальной ситуацией. Штат увеличен, задач закрывается больше, а прибыль стоит на месте или вовсе падает. Такая ситуация встречается значительно чаще, чем кажется. В данной статье разберемся, в чем кроется причина падения прибыли при увеличении трудовых ресурсов.
Почему так бывает
Рост команды без роста эффективности
Одна из самых распространенных причин заключается в том, что новые сотрудники появляются гораздо быстрее, чем выстраиваются процессы.
Когда компания сталкивается с перегруженностью, первым логичным шагом кажется найм дополнительного человека. Принцип строится на том, что если разделить задачи между большим количеством человек, то нагрузка снизится и результаты улучшатся.
На практике происходит иная картина. Без четких регламентов и распределения ответственности сотрудники начинают дублировать функции друг друга. Часть задач выполняется дважды, часть теряется где-то между отделами, а время согласований только увеличивается. В результате команда становится больше, а эффективность не растет.
Рост административного слоя
По мере увеличения штата в компании начинают появляться новые управленческие роли. Назначаются старшие менеджеры, координаторы, руководители групп.
Часть этих ролей действительно необходима, но зачастую происходит так, что административный слой растет быстрее, чем операционная эффективность. Появляется всё больше людей, которые координируют процессы, но не создают прямой ценности для клиента.
При этом каждая новая управленческая роль увеличивает фонд оплаты труда и удлиняет цепочку согласований. Получается, что решения принимаются в разы медленнее, а расходы растут.
Усложнение во внутренних процессах
По мере роста компании внутри нее начинает появляться всё больше правил, согласований и промежуточных действий. Каждая новая задача обрастает дополнительными этапами. Нужно заполнить форму, отправить документ на согласование, дождаться подтверждения от нескольких сотрудников.
Чаще всего такие процедуры появляются из лучших побуждений. Когда однажды возникает ошибка, компания вводит новое правило, чтобы её избежать в будущем. Со временем подобных правил становится слишком много. Каждое из них по отдельности выглядит логичным, но в совокупности они начинают замедлять работу. Простые задачи проходят длинную цепочку согласований, а сотрудники тратят значительную часть времени на внутреннюю бюрократию.
В результате возникает парадоксальная ситуация. Люди действительно заняты весь рабочий день, но большая часть усилий уходит не на развитие компании, а на обслуживание внутренних процессов.
Ошибки в найме
Иногда рост штата происходит не из-за потребности бизнеса, а из-за неправильной диагностики проблемы.
Обычно как всё происходит: упали продажи - наймем еще менеджеров, возникают задержки в работе - наймем дополнительных сотрудников для обработки задач.
Однако истинная причина может скрываться в другом месте. Например, продажи упали, потому что выстроена неэффективная система продаж, а все задержки из-за низкой квалификации действующих сотрудников. В подобных ситуациях новые сотрудники не решают проблемы, а лишь увеличивают расходы.
Что делать собственнику, когда штат растет, а прибыль падает?
Когда такая ситуация возникла, не нужно отчаиваться и искать виноватых. Вся проблема обычно скрыта в том, как устроена система работы.
Для начала разложите деятельность компании на ключевые процессы. Нужно понять, какие действия внутри бизнеса напрямую приводят к деньгам. Обычно это продажи, маркетинг, производство или оказание услуги, работа с клиентами после сделки. Это процессы, которые создают ценность для клиента и формируют выручку.
А есть процессы, которые обслуживают внутреннюю работу, например, согласования, отчеты, внутренние проверки. Они могут быть полезны, но сами по себе денег компании не приносят. И со временем в компании может пойти перекос, когда сотрудники начинают тратить всё больше времени на внутренние действия и всё меньше на работу, которая влияет на доход.
Поэтому собственнику необходимо провести аудит. Посмотреть, сколько времени сотрудники тратят на задачи, связанные с клиентом и результатом, и сколько времени уходит на внутреннюю бюрократию. Иногда уже на этом этапе становится понятно, где именно бизнес теряет эффективность.
Следующим шагом перепроверьте распределение ответственности. В растущих компаниях часто появляется размытая зона ответственности. Несколько сотрудников могут работать над задачей, но никто не отвечает за результат. В каждом процессе должен быть конкретный человек, который отвечает не за одно выполненное действие, а за итог работы.
Далее необходимо пересмотреть сами процессы. Очень часто внутри компании остаются действия, которые когда-то имели смысл, но со временем стали лишними. Например, дублирующиеся отчеты или несколько уровней проверки одной и той же информации. Каждый такой этап по отдельности занимает немного времени, но в сумме они сильно замедляют работу. Если убрать лишние этапы или упростить процедуру принятия решений, скорость работы команды может увеличиться без найма новых сотрудников.
И наконец, важно регулярно оценивать вклад каждого подразделения в финансовый результат. Для собственника важно понимать, какой вклад в прибыль приносит каждый из отделов и где происходят потери. Для этого вы можете разобрать по шагам путь клиента от первой заявки до получения оплаты.
Например, вы видите, что маркетинг приводит 200 заявок в месяц. Отдел продаж довел до сделки только 120 из них, а остальная часть потерялась на этапе лида. Таким образом вы видите, что слабое место именно в обработке лидов и можете предпринять конкретные действия по исправлению процесса.
Итог
Рост штата сам по себе не делает бизнес сильнее. Без выстроенной системы управления увеличение штата может привести к обратному эффекту. Расходы растут быстрее доходов, процессы усложняются, а управляемость бизнеса снижается.
Поэтому для собственника важно не то, сколько людей работает в компании. Гораздо важнее другое. Насколько эффективно выстроена система, в которой эти люди работают. Для того, чтобы оценить эффективность вашей компании, вы можете воспользоваться чек-листом для самостоятельного аудита. А если вы хотите сэкономить время и силы, вы можете обратиться к профессионалам: подробнее тут.
Елена Гольдман★ Основатель консалтинговой компании★ Помогаю компаниям выстроить предсказуемый отдел продаж и ввод сотрудников в работу