В одной из прошлых статье мы разобрались, как выбрать дату старта и использовать счёт 000. Теперь поговорим о том, что часто вызывает панику у предпринимателей: аналитика.
В 1С учёт ведётся не просто по счетам, а в разрезе различных аналитических признаков: по контрагентам, договорам, складам, товарам, сотрудникам. И при вводе остатков нужно внести все эти детали. Если на счете 60 «Расчёты с поставщиками» у вас висит долг перед десятью поставщиками, придётся ввести отдельную проводку по каждому договору. А если по каждому договору ещё и детализация по документам — тем более.
Многих это пугает. Кажется, что проще ввести общей суммой. Но делать так нельзя. Потому что потом, когда вы начнёте работать, программа не сможет автоматически закрывать долги, не будет видеть, кому и сколько вы должны на самом деле. Аналитика — это скелет учёта.
Почему аналитика обязательна
Представьте, что вы ввели общую задолженность перед поставщиками одной суммой. Через месяц вы оплатили часть долга одному из поставщиков. Программа не знает, какому именно, поэтому не может корректно закрыть долг. Придётся делать ручные корректировки, которые неизбежно приведут к ошибкам.
То же самое с товарами. Если вы введёте общую стоимость товаров на складе без разбивки по номенклатуре, то не сможете потом списывать конкретные позиции. Учёт превратится в кашу.
Поэтому придётся набраться терпения и внести всё детально. Но есть способы облегчить эту работу.
Как организовать процесс, если вы не одни
Хорошая новость: вводить остатки можно разделить между несколькими сотрудниками. Например:
— Один человек вводит остатки по поставщикам и покупателям.
— Второй — по товарам и материалам.
— Третий — по основным средствам.
— Четвёртый — по кадровым данным и зарплате.
Главное условие: все должны использовать единую дату ввода и счёт 000. Каждый создаёт свою отдельную операцию или несколько операций, внутри которых вводит проводки по своим счетам.
Например, менеджер по закупкам вводит остатки по поставщикам: Дт 000 — Кт 60 для каждого долга. Кладовщик вводит остатки товаров: Дт 41 — Кт 000 по каждой позиции. Бухгалтер вводит остатки по кассе и банку.
В конце, когда все закончат, вы проверяете, закрылся ли счёт 000. Если суммарные обороты по Дт и Кт 000 сошлись — значит, всё в порядке. Если нет — ищите, кто ошибся.
Практические советы для подготовки
- Сделайте выгрузку из старой системы. Если вы вели учёт в Excel, сформируйте ведомости по каждому счёту с детализацией. Например, по счёту 60 — список всех поставщиков с суммами долга и реквизитами договоров. По счёту 41 — список товаров с количеством и ценами.
- Проверьте данные с контрагентами. Перед вводом остатков хорошо бы разослать акты сверки поставщикам и покупателям. Это поможет выявить расхождения и исправить их до переноса в 1С.
- Используйте промежуточные таблицы. Чтобы не ошибиться при вводе, можно подготовить таблицу с проводками в Excel, а потом аккуратно перенести их в программу. Или воспользоваться специальными обработками для загрузки, если есть возможность.
- Не забывайте про забалансовые счета. Для них счёт 000 не используется. Например, арендованные основные средства, товары на ответственном хранении вводятся напрямую: Дт забалансового счета — без корреспонденции.
- Проверяйте итоги. После ввода всех остатков сформируйте оборотно-сальдовую ведомость за дату ввода. Убедитесь, что сальдо на всех счетах соответствует вашим ожиданиям. И главное — счёт 000 должен быть равен нулю.
Что дальше
После того как остатки введены, можно начинать работать. С 1 июля (или с вашей даты старта) все операции проводите уже в 1С. И помните: первые дни после перехода лучше всё тщательно контролировать. Проверяйте, правильно ли программа отражает движения, сходятся ли остатки с реальными.
Через неделю-другую вы привыкнете, и учёт пойдёт как по маслу. Главное — не пожалеть времени на качественный ввод начальных остатков. Это тот случай, когда «семь раз отмерь, один раз отрежь» работает на 100%.
Удачи в переходе на 1С! Если остались вопросы — пишите в комментариях, разберёмся вместе.