Помню свой первый бизнес. Маленькая торговая компания, три сотрудника, я — директор, он же продавец, он же бухгалтер, он же уборщик. С деньгами было весело. Пришла выручка — сунул в ящик стола. Оплатил поставщика — записал на листочке. Дал сотруднику на бензин — поверил на слово.
Когда пришло время считать прибыль, я понял, что не могу свести концы с концами уже неделю. А когда пришло время сдавать отчётность — понял, что это катастрофа.
С тех пор я твёрдо усвоил: деньги любят порядок. И порядок этот наводится не героизмом, а правильными инструментами.
Банк: перестаём бояться выписок
Самое страшное для многих предпринимателей — банковские выписки. Особенно когда счетов несколько, платежей много, а клиенты платят кто когда.
В 1С работа с банком построена так, чтобы минимизировать ручной труд. Платёжные поручения создаются на основании счетов или договоров. Можно завести шаблоны для регулярных платежей. Можно работать с выпиской: загрузили из банка, программа сама нашла нужные документы и проставила оплату.
Я обычно делаю так. Раз в день захожу в обработку «Выписка банка», выбираю дату, нажимаю «Заполнить». Система показывает все движения за день. Проверяю, ставлю галочки напротив тех, что подтверждаю, и нажимаю «Выполнить». Всё. Платёжки проведены, остатки обновлены, учёт в порядке.
Касса: наличка под контролем
С наличными всегда сложнее. Но и здесь 1С даёт полный порядок.
Приходный кассовый ордер (ПКО) оформляете, когда деньги приходят. Расходный (РКО) — когда уходят. В зависимости от вида операции программа сама подставляет нужные счета учёта.
Например, пришла выручка от розничного покупателя — один вид операции. Вернул подотчётник остаток — другой. Сняли деньги с расчётного счета в кассу — третий.
Важный момент: кассовые документы можно создавать на основании других документов. Например, ПКО на основании реализации товаров. Или РКО на основании заявки на выдачу подотчётных. Это экономит время и исключает ошибки.
А в конце дня формируете кассовую книгу — и всё сходится до копейки.
Подотчётники: чужие деньги под контролем
Отдельная история — сотрудники, которым вы доверяете наличные. Без системы здесь легко потерять и деньги, и отношения.
В 1С каждый подотчётник виден как на ладони. Выдали деньги — расходник с видом «Выдача подотчётнику». Вернул — приходник с видом «Возврат от подотчётника». Принёс авансовый отчёт — отдельный документ, где расписаны все траты.
В любой момент можно открыть отчёт по подотчётникам и увидеть: у кого долги, у кого перерасход, кто давно должен отчитаться. И никаких «я забыл», «я потерял чек», «мне показалось».
Почему Excel не работает
Многие предприниматели пытаются вести учёт денег в Excel. Я сам так делал. Казалось, что это удобно: открыл табличку, записал, посчитал.
Но Excel имеет фундаментальную проблему. Он не связывает документы между собой. Вы записали оплату от клиента, но не связали её со счётом. Вы записали расход, но забыли указать, на какой проект. Через месяц вы смотрите на таблицу и не понимаете, откуда взялись те или иные цифры.
В 1С каждая операция связана с документами, договорами, контрагентами. Вы всегда можете провалиться в детали и увидеть: ага, вот эта оплата пришла по такому-то счёту от такого-то клиента за такие-то товары. И никаких вопросов.
Главный результат
Когда учёт денег налажен, вы перестаёте бояться цифр. Вы знаете точную сумму на счетах и в кассе на любой момент. Вы видите, кто и сколько вам должен. Вы понимаете, на что уходят деньги и откуда они приходят.
И самое главное — вы начинаете принимать решения, опираясь на факты, а не на ощущения. А это уже совсем другой уровень управления бизнесом.
А как вы контролируете финансы в своём деле? Всё ещё в Excel или уже доверили учёт программе? Расскажите в комментариях, интересно собрать статистику.