Есть у нас в базе клиентов есть одна небольшая клининговая компания из Москвы. Около двадцати сотрудников (одна постоянная бригада + подработчики), объекты у них по всему городу. До недавнего времени вся коммуникация с персоналом велась через мессенджеры - с кем в WhatsApp, с кем в Telegram, а кому то просто звонили. Владелец и его дочь лично координировали выходы, решали вопросы по срочным заменам и в конце месяца собирали отчетность по перепискам.
Проблемы, с которыми они к нам пришли.
Утренняя неопределенность.
Каждое утро уходило около часа на то, чтобы выяснить, кто из сотрудников действительно выходит на смены. Подтверждения приходили в разные каналы, часть людей просто не отвечала до последнего момента.
Срочные замены.
Отказы часто поступали за час-два до выхода. Владелец вручную обзванивал всех доступных людей, уговаривал выйти, обещал доплаты. В результате клиенты получали опоздания, несколько объектов потеряли.
Ручная отчетность.
В конце месяца приходилось пересматривать переписки, искать фотографии выполненных работ, вспоминать устные договоренности о бонусах. На сбор данных уходило много времени, возникали споры с сотрудниками по оплате.
Постоянный стресс.
Владельцы постоянно находились в режиме работы 24/7 - в любой момент мог поступить звонок о срочной замене, и планы на личную жизнь рушились.
Решение
Компания перевела всю коммуникацию по сменам в приложение Отклик. Сотрудники установили приложение, все подтверждения и обсуждения по выходам стали вестись внутри системы. Владелец договорился с командой, что сообщения в мессенджерах по рабочим вопросам больше не принимаются.
Что изменилось?
1. Прозрачность статусов. Утром владелец открывает приложение и за пять минут видит полную картину: кто подтвердил выход, кто отказался, кто пока не ответил. Исчезла необходимость собирать информацию по разным чатам.
2. Автоматические напоминания. Система сама отправляет сотрудникам уведомления о предстоящих сменах за день и за час. Владелец перестал выполнять функцию живого будильника.
3. Единая база отработок. Вся история смен, замен и выполненных заказов хранится в профиле каждого сотрудника. В конце месяца отчетность формируется за полчаса, споры по оплате ушли.
4. Управляемый резерв. В приложении всегда можно найти новых людей и добавить их в свой кадровый резерв. При срочной замене не нужно обзванивать всех подряд - достаточно написать проверенным соискателям.
5. Снижение нагрузки на владельца. Вместо постоянного реагирования на проблемы появилось время на развитие: поиск новых клиентов, обучение сотрудников, контроль качества.
Результат
Компания продолжает работать с Откликом и нанимать новых сотрудников через сервис. А главный итог нашего сотрудничества, по словам владельца, что бизнес наконец то перестал управлять его жизнью.