Как организовать выдачу листков корректно, на что обращают внимание проверяющие органы и какие риски возникают при нарушениях.
Что такое расчётный листок и зачем его выдавать
Расчётный листок — это документ, в котором указаны составные части заработной платы, иные начисления (премии и отпускные), произведённые удержания и итоговая сумма к выплате отдельно взятого сотрудника.
Обязанность выдавать расчётный листок закреплена в статье 136 Трудового кодекса РФ, и отменить её нельзя, поскольку документ защищает обе стороны:
- Работник понимает, из чего сложилась его зарплата за определённый период;
- Работодатель снижает риск претензий, поскольку проинформировал сотрудника.
Что должно быть в расчётном листке
Трудовой кодекс устанавливает четыре обязательных блока информации:
- Начисления — оклад, компенсационные выплаты (работа ночью, сверхурочные, региональные коэффициенты), премии, отпускные;
- Удержания — НДФЛ, алименты, суммы в счёт погашения займов;
- Итоговую сумму к выплате — то, что сотрудник получит на руки;
- Период — за какой месяц или промежуток времени произведён расчёт.
Среди выплат, которые в листок включать не нужно:
- Вознаграждение по договору ГПХ;
- Стипендия по ученическому договору;
- Командировочные расходы;
- Пособия по уходу;
- Подотчётные средства.
Форму листка работодатель разрабатывает самостоятельно и утверждает приказом. Использовать неутверждённую форму или объединять несколько доплат в одну строку нельзя — это нарушение.
Кому выдавать расчётный листок
Выдавать расчетные листки нужно всем работникам, с которыми был заключён трудовой договор. Это касается и совместителей, и дистанционный сотрудников. Вручение должно производиться при выплате зарплаты за вторую половину месяца, но вы можете отправлять документ и в день аванса — это допустимо.
Роструд отмечает: в день увольнения листок тоже надо выдать.
Среди категорий сотрудников, которым расчётный листок не требуется:
- Самозанятые с режимом «Налог на профессиональный доход»;
- Подрядчики, работающие по гражданско-правовому договору;
- Сотрудники с нулевым доходом, например, по случаю декрета или административного отпуска.
В какой форме выдавать расчётный листок
Трудовое законодательство допускает 2 варианта выдачи расчётного листка:
- В бумажной форме — классический вариант, при котором документ отдают на руки либо накануне дня выплаты, либо в тот же день с утра.
- В электронном виде — современный вариант, при котором документ отправляется в личный кабинет сотрудника внутри корпоративной системы. Учтите, такая форма взаимодействия возможна, если компания или ИП перешли на кадровый электронный документооборот.
Закон не обязует фиксировать получение расчётного листка, но в интересах компании получить доказательство, что работник ознакомился с документом. Для этого кадровый отдел ведёт журнал регистрации или настраивает функцию фиксации получения.
Какая ответственность ждёт в случае нарушений
Невыдача расчётного листка считается нарушением трудового законодательства, а ответственность за это регулируется первой частью статьи 5.27 КоАП РФ. В ходе проверки инспектор может выписать:
- Предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и ИП;
- Штраф от 30 000 до 50 000 рублей для юридических лиц.
Поскольку наказание грозит не только за полное отсутствие листков, обратите внимание на наши рекомендации:
- Утвердите форму расчётного листка локальным актом;
- Автоматизируйте процесс через бухгалтерскую систему;
- Проверьте, чтобы в листке были отражены все удержания;
- Закрепите порядок выдачи электронных листков документально;
- Проводите внутренний аудит начислений не реже одного раза в год.
Больше о бизнесе можно узнать в нашем телеграм-канале «Совкомбанк для бизнеса» или группе во ВКонтакте — подписывайтесь и оставайтесь в курсе главных бизнес-трендов.