Специалисты ООО «Информационные технологии в бизнесе» помогли реализовать проект по внедрению терминалов сбора данных для автоматизации работы с сырьем на складе производственной компании. Автоматизированы приемка, размещение в ячейки и отбор, выдача в производство, инвентаризация.
О клиенте
ООО «МехДеталь» – компания из Санкт-Петербурга, работающая на рынке автомобильной, коммунальной, дорожно-строительной и тракторной спецтехники для ЖКХ с 2016 года. Компания выступает представителем заводов-производителей спецтехники и дистрибьютором Балтийского машиностроительного завода, обеспечивая полный цикл: от проекта и изготовления коммунальных машин до их сервисного обслуживания.
Складские площади «МехДеталь» используются для хранения большого ассортимента комплектующих и сырья: труб, шлангов, фитингов, фурнитуры, гаек, болтов и других металлоизделий, необходимых для сборки готовых машин и установок.
Исходная ситуация – нет порядка на складе, ручной учет
Когда мы начали работу с компанией «МехДеталь», складской учет сырья фактически держался на памяти сотрудников и таблицах Excel. Невозможно было быстро ответить на базовые вопросы: где лежит нужная позиция и сколько ее в наличии, кто и на какой проект забрал материалы, какие остатки реально есть на складе.
Одновременно клиент перешел на учет через 1С УНФ, без этого невозможно было бы автоматизировать склад. Соответственно, нужна была помощь в доработке системы и подготовке к работе с ТСД.
Автоматизируем склад — перечень задач
На старте заказчик сформулировал общий запрос как «навести порядок на складе и автоматизировать операции с помощью ТСД»: приемку, размещения в ячейках, перемещения, выдачу в производство, инвентаризацию.
Из этих задач следовали дополнительные:
- Внедрить адресное хранение: формализовать схему склада, пронумеровать ячейки и привязать к ним всю номенклатуру и остатки.
- Внедрить штрихкодирование. Определить как будут формироваться штрихкоды: будут запрошены у поставщиков или присвоены внутренние.
- Обеспечить быстрый поиск и контроль остатков. Сделать так, чтобы сотрудник мог за секунды найти нужную позицию по названию или коду и увидеть в каких ячейках и в каком количестве она лежит – как в 1С, так и на ТСД.
- Обеспечить прозрачный учет выдачи сырья по сотрудникам и проектам. Фиксировать в системе:
- кто запросил материал (конкретный сотрудник);
- для какого проекта (комплектация техники, сервисное обслуживание и т.д.);
- из какой ячейки и какое количество было выдано.
5. Настроить и доработать программное обеспечение. Интегрировать ПО Склад 15 для ТСД с 1. В учетной системе настроить бизнес-процессы работы с ТСД по приемке, отгрузке, перемещении, размещении в ячейки и отбор из из них.
6. Настроить принтер для печати этикеток, чтобы печатать штрихкоды и QR-коды из 1С.
7. Реализовать проект полностью удаленно. Внедрить решение без выезда на склад клиента: через удаленное подключение, с обучением и инструкциями.
Программы и оборудование
Вот что использовал клиент и мы для решения задачи:
- Учетная система: 1С:УНФ (облачный сервис 1С:Фреш). Подключена клиентом самостоятельно.
- Терминал сбора данных: MERTECH MovFast S40 9255.
- ПО для ТСД: Mobile Smarts: «Склад 15» от Клеверенс – для автоматизации операций на терминалах сбора данных. Приобретено, подключено и настроено специалистами ИТБ.
- Печать этикеток: принтер MERTECH для печати этикеток ячеек и бейджей. Приобретен, подключен и настроен специалистами ИТБ.
- Внешний генератор QR-кодов для преобразования длинных штрих-кодов в компактные QR.
Реализация проекта
Для запуска автоматизированного учета и корректной работы складских операций было необходимо прежде всего подготовить 1С к складскому учету. То есть внести номенклатуру, завести остатки. Мы проконсультировали клиента, как использовать стандартный документ 1С:УНФ «Ввод первоначальных остатков».
На этом этапе кладовщики вручную вносили номенклатуру и количество товаров на складе. Например, количество гаек М16 на определенную дату. Этот шаг был критически важен для формирования актуальной базы данных и последующего корректного учета.
Внедрение штрихкодирования
До начала проекта на большинстве позиций сырья не было штрих-кодов, сканировать было просто нечего — вся работа шла по бумажным спискам и основывалась на опыте кладовщика.
Мы предложили клиенту запросить штрих-коды у поставщиков и использовать их как основной идентификатор номенклатуры на складе. Некоторые штрихкоды уже были нанесены на продукцию поставщиками, и те из них, которые можно было использовать (подходящие по формату), сразу привязали к номенклатуре в 1С.
Внедрение штрихкодирования дало возможность:
- принимать, перемещать и инвентаризировать товар по сканированию,
- печатать внутренние этикетки при необходимости,
- исключить ручной ввод и снизить количество ошибок,
- заложить основу для прослеживаемости на складе и производстве.
Выяснилось, что существенная часть поступающего сырья и деталей приходит без заводских штрихкодов (например, поставки без маркировки, либо маркировка в формате, который не используется в учете и не помогает при работе с ТСД). Кроме того, на складе уже лежали остатки, по которым этикетки могли быть утеряны, а идентификация часто происходила «на глаз» — по названию и усмотрению кладовщика.
Чтобы решить проблему, мы использовали стандартный механизм 1С:УНФ по генерации собственных штрихкодов номенклатуры. В карточке номенклатуры (вкладка «Штрихкоды») пользователь может создать код автоматически по заданному шаблону и сразу распечатать этикетку. В типовом сценарии УНФ используется шаблон на 13 цифр, где:
- первая цифра — «2» (служебный признак внутреннего кода),
- далее — автоматическое заполнение по шаблону (последовательная уникальная нумерация).
Далее процесс был выстроен так:
- Для позиций без маркировки в 1С генерировался внутренний штрихкод.
- Печаталась этикетка и наклеивалась на коробку/тару (или на одну единицу/пакет, если речь о россыпных позициях вроде крепежа).
- Далее этот штрихкод использовался во всех операциях: приемка, размещение, перемещение, выдача, инвентаризация.
Такой подход закрыл сразу две практические проблемы клиента:
- поступления без заводских кодов перестали быть непонятными для ТСД и 1С, теперь можно было выбрать подходящую номенклатуру и присвоить нужный штрихкод в момент приемки или инвентаризации.
- старые остатки получили идентификатор, что позволило перевести учет из Excel/тетрадей в систему и дальше вести склад уже в цифровом формате.
Организация адресного хранения
Следующим шагом стала формализация схемы склада. Совместно с руководителем производства мы описали ярусы и ячейки, закрепили за каждой ячейкой уникальный код и перенесли эту структуру в 1С. Для каждой ячейки формируется этикетка с человеко-читаемым обозначением и штрих-кодом (позже часть кодов была переведена в QR-формат). Эти этикетки печатаются и наклеиваются непосредственно на стеллажи.
Отдельно в 1С была выделена зона «Зона приемки» – место, куда по документам ставится весь товар от поставщиков, до сортировки по ячейкам. В жизни это обычно то место, куда приходит весь груз, а уже после кладовщик разносит его по ячейкам.
Теперь в 1С в отчетах по остаткам и движению товаров теперь дополнительно отображаются ячейки хранения. Руководитель или кладовщик в любой момент может построить отчет и увидеть, в каких ячейках и в каком количестве лежит интересующая номенклатура.
Интеграция ТСД с 1С, поиск и просмотр остатков
Дальнейшая автоматизация предусматривала работу кладовщиков с ТСД. Для этого мы настроили все необходимые бизнес-процессы в программе Mobile Smarts Склад 15, протестировали через эмулятор, после чего выгрузили на терминал клиента.
Чтобы кладовщики могли оперативно работать с остатками, был предусмотрен онлайн-доступ к данным учетной системы через ТСД. Это стандартный функционал, который закладывается при интеграции ТСД и 1С — привязка к базе 1С, настройка обмена справочниками и документами. Поиск нужной позиции стал возможен как с рабочего места в 1С, так и на складе с терминала.
На ТСД для этих целей предусмотрен режим «Остатки в ячейках». Сотрудник открывает его, вводит наименования типа «гайка М20» или сканирует штрихкодкод конкретной детали, и терминал показывает, в каких ячейках она хранится и какие остатки по каждой ячейке. Это позволяет любому сотруднику, работающему с терминалом, быстро найти нужное сырье и понять сколько его осталось.
Приемка и одновременная раскладка по ячейкам
Процесс приемки на каждом предприятии уникален. Здесь его выстроили так, чтобы избежать двойной работы — приемку и раскладку по ячейкам совместили в один процесс, хотя для 1С это 2 разных процесса.
Сначала по документам поставщика из накладной в 1С создается документ поступления: указываются поставщик, номенклатура и количество, а складом в документе выбирается «Зона приемки».
Далее этот документ подгружается на ТСД – появляется задание на приемку. Кладовщик подходит к зоне приемки с терминалом, берет товар, сканирует штрих-код зоны приемки, а затем — штрих-код ячейки, куда нужно положить товар.
Затем сканируется штрих-код товара, который будет помещен в эту ячейку.
В процессе приемки могут возникнуть 2 нестандартные ситуации:
1.Когда штрихкод есть на товаре, но отсутствует в базе 1С (не привязан к номенклатуре). В этом случае кладовщик в момент приемки прямо на ТСД присваивает этот штрих-код к соответствующему товару с указанием количества.
2.Когда на поступившем товаре нет штрих-кода для сканирования. В этом случае кладовщик заходит в 1С, генерирует внутренний штрихкод, распечатывает этикетку, клеит ее на товар. Для этого на складе установлен ПК с доступом в 1С и принтером. После этого уже можно сканировать этикетку и указывать количество.
В итоге, некоторые комплектующие имеют в базе данных 1С штрихкоды поставщиков, а некоторые — свои внутренние штрихкоды. Однако это никак не мешает учету и дальнейшей работе.
После завершения работы на ТСД, в базе 1С будет проведен документ “Приходная накладная”, (происходит оприходование товаров на склад), а также создан и проведен документ “Перемещение по ячейкам” (по которому будет распределены товары по ячейкам).
Если при приемке фактическое количество не совпадает с тем, что заявлено поставщиком, при завершении операции на ТСД в 1С автоматически корректируется количество в документе поступления, и бухгалтер сразу видит расхождение по сумме и позициям. Это позволяет оперативно отрабатывать претензии к поставщикам и исключает ситуацию, когда склад устраняет недостачу за свой счет.
Для однотипных позиций предусмотрены два варианта работы. Кладовщик может либо просканировать каждую единицу, и тогда ТСД сам просуммирует количество, либо отсканировать код один раз и ввести итоговое число вручную.
Перемещение в производство и учет по сотрудникам / проектам
Кроме наведения порядка в размещении сырья, для клиента было принципиально важно понимать, кто и на какой проект забрал материалы. На этом месте появилась индивидуальная доработка – персонализированный учет выдачи сырья.
В 1С ведется справочник сотрудников, на основе которого мы сформировали уникальные штрихкоды, которые потом преобразовали в QR. Каждый сотрудник, который обращается за материалами, получает бейдж с личным QR-кодом.
В момент выдачи кладовщик сначала сканирует бейдж – таким образом ТСД фиксирует, кто именно пришел за материалами. После этого выбирается проект (внутренний номер, например, «Проект 214»), сканируется ячейка, откуда берется товар, и, наконец, сканируется сам товар и указывается количество.
В итоге в 1С формируется документ “Перемещение запасов”, в котором отражено:
- откуда: основной склад;
- куда: склад/ячейка, проект (например, 214/10»);
- что: номенклатура, количество;
- кто запросил: конкретный сотрудник (по бейджу);
- кто оформил: ответственный сотрудник (кладовщик / руководитель производства).
Таким образом, компания получила прозрачный учет расхода сырья по проектам и по сотрудникам.
Нюанс данного бизнес-процесса в том, что в программе Склад 15 для ТСД не был предусмотрен такой функционал, как привязка ФИО ответственного сотрудника, который запрашивает ТМЦ, к документу получения ТМЦ со склада. Однако программа предусматривала возможность индивидуальной доработки, которую и выполнили специалисты ИТБ.
Инвентаризация
Инвентаризация проводится через ТСД по стандартному для сценарию, адаптированному под адресное хранение. Сотрудник создает новый документ инвентаризации, подходит к ячейке, сканирует ее, затем последовательно сканирует все товары внутри ячейки и указывает фактическое количество. После обхода всех ячеек документ выгружается в 1С.
В 1С формируется документ инвентаризации, в котором по каждой ячейке видно:
- что должно быть по данным 1С;
- что фактически хранится на складе;
- расхождения по количеству.
Таким образом:
- упрощается процедура инвентаризации;
- минимизируются ручные пересчеты и переписки на бумаге;
- ускоряется закрытие инвентаризации по складу.
Сложные ситуации с длиной штрих-кода и как мы их решили
В процессе внедрения возникла практическая задача — штрихкоды ячеек получились слишком длинными. Потому что программа 1С УНФ вставила в него не просто короткое название ячейки, а её «генетический код» — огромный технический номер, который система использует для внутренней самопроверки и который должен быть уникальным.
Поэтому длинные коды при печати иногда смазывались, цифры получались мелкими и терминал считывал их неуверенно.
Мы предложили перевести их в QR-коды. Однако функционал 1С УНФ не позволял этого сделать, потому что это была облачная версия и возможности ее доработки были изначально ограничены.
Поэтому мы использовали внешний генератор, куда передавались значения стандартных штрих-кодов из 1С, а на выходе формировались компактные QR-коды, которые легко печатались и надежно считывались. Такой подход был применен как к бейджам сотрудников, так и к этикеткам ячеек.
Обучение и документация
После завершения настройки мы подготовили подробные инструкции для клиента. В них пошагово описаны все операции: приемка с ТСД, размещение по ячейкам, выдача в производство, инвентаризация и просмотр остатков. Каждая инструкция содержит скриншоты экранов 1С и ТСД и написана в формате «что нажать» и «что должно получиться».
Инструкции были размещены в базе знаний ИТБ, клиенту передана ссылка. При необходимости документы можно распечатать и использовать в бумажном виде на рабочем месте. Руководитель производства сначала отработал все процессы сам по инструкциям, затем обучил других сотрудников склада.
Формат работы и сроки
- Все работы выполнялись удаленно: внедрение штрихкодирования, подключение к 1С, настройка ПО Mobile Smarts, тестирование и обучение проводились через удаленный доступ и онлайн-созвоны.
- Оценочная длительность проекта 2 недели: настройка бизнес-процессов, обмена данными и тестирование заняли порядка недели. Согласования, корректировки, обучение, выпуск инструкций – еще примерно неделя.
Результаты для клиента
- На складе появился формальный, поддерживаемый в 1С порядок: все ячейки промаркированы, каждая позиция привязана к конкретному месту хранения.
- Учет сырья перенесен из памяти кладовщика и таблиц в 1С, данные по остаткам стали актуальными и сопоставимыми с физическим наличием.
- Процесс приемки стал одновременной приемкой и раскладкой, без двойной работы и с автоматической фиксацией расхождений с поставщиком.
- Выдача материалов в производство стала прозрачной: видно, кто, что и на какой проект запросил.
- Поиск нужной детали как с компьютера, так и с ТСД занимает секунды.
- Инвентаризация упростилась и ускорилась за счет работы с ТСД и адресным хранением.
Все это реализовано без остановки работы склада и без выезда на предприятие.
Если вы, как и «МехДеталь», работаете с большим складом изделий, комплектующих или сырья и чувствуете, что учет держится на памяти пары людей и Excel-файлах, можно аккуратно навести порядок без остановки работы.
Компания «Информационные Технологии в Бизнесе» помогает внедрить штрих-кодирование, перевести склад на адресное хранение, подключить ТСД к вашей 1С и выстроить процессы так, чтобы «где что лежит и сколько осталось» стало понятным в любой момент.
Если хотите понять, что из нашего решения можно адаптировать под ваш склад, свяжитесь с нами для бесплатной консультации — обсудим ваши процессы и решим, как выстроить автоматизацию именно в вашем случае.
-оставьте заявку на сайте https://it-b.ru
-позвоните нашему менеджеру Олесе Сокур: +7 (495) 032-60-24 или +7 (800) 101-15-13
-почта sale@it-b.ru