Приказы занимают важное место в распорядительных документах любой организации, которые делятся на три вида:
- по основной деятельности;
- по личному составу;
- по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы по основной деятельности.
Данный вид приказов регулирует работу и утверждает локальные нормативные акты организации:
- Оформление всех этапов жизнедеятельности организации, таких как:
- создание организации;
- назначение руководителя;
- утверждение штатного расписания;
- утверждение должностных инструкций для работников;
- разграничение обязанностей и полномочий между руководителями;
- реорганизацию, переименование и ликвидацию организации.
2. Установление порядка нахождения работников в организации:
- прием на работу;
- перемещение внутри организации;
- увольнение.
- Утверждение финансовой политики организации.
- Установление оплаты труда, а также социального обеспечения работников.
- Определение порядка организации воинского учета, бронирования работников, а также порядка работы с персональными данными работников.
- Организация и проведение мероприятий.
Сроки хранения приказов по основной деятельности 5 лет.
Приказы по личному составу.
Приказы по личному составу являются архивными документами, отражающими трудовые отношения между работодателем и работником. В таких приказах содержится охраняемая законом информация: персональные данные (кроме ФИО и должности), сведения о размере оклада, компенсаций. Завершенные до 2003 года приказы хранятся 75 лет, завершенные после 2003 приказы хранятся 50 лет. Сроки хранения приказов по личному составу:
- о приеме, переводе, ротации, перемещении, совмещении, совместительству, увольнении, оплате труда, об аттестации, повышении квалификации, присвоении чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпуск по уходу за ребенком и отпуск без сохранения заработной платы, об отпусках и командировках работников с вредными или опасными условиями труда - 75 или 50 лет в зависимости от завершения;
- о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, о служебных проверках, о направлении работников в командировку - 5 лет;
- о дисциплинарных взысканиях - 3 года.
Приказы по административно-хозяйственной деятельности.
Приказы административно-хозяйственной деятельности касаются только трех направлений:
- эксплуатация зданий, строений и сооружений;
- транспортное обслуживание;
- информационно-телекоммуникационное обслуживание.
Срок хранения 5 лет.
Смешанные приказы.
В большинстве случаев в организациях встречаются смешанные приказы, например включающие в себя признаки приказов по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Такие приказы подлежат хранению в делах для приказов по личному составу, так как срок хранения приказов по административно-хозяйственной деятельности меньше, чем срок хранения приказов по личному составу и это не будет являться нарушением законодательства.
Любая организация при хранении документов должна руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ, данный Федеральный закон определяет категории приказов, подлежащих передаче в архив. Организации, не являющиеся источником комплектования государственного и муниципального архива, самостоятельно хранят документы по своей основной деятельности до ликвидации организации. В момент ликвидации документы подлежат уничтожению, о чем составляется акт.
