Сегодня почти каждая компания сталкивается с необходимостью цифровизации бизнес-процессов. Поиск документов на бумаге отнимает время. Хранение бумаги требует места, а также становится источником ошибок и потерь. В этих условиях всё чаще компании понимают, что надо внедрять электронный документооборот (ЭДО) и электронный архив.
Часто их путают, считая, что это одно и то же. Но на практике это два разных инструмента для бизнеса, каждый из которых выполняет свою роль. Разберёмся, в чём между ними разница, зачем это нужно и как услуга «электронный архив» помогает упростить бизнес-процессы.
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс создания, согласования, подписания и обмена документами в цифровом виде. Он охватывает весь жизненный цикл документа с момента его появления до утверждения, пересылки, регистрации, согласования между отделами, и часто - до передачи в архив.
Например: юридический отдел создает договор, руководитель согласовывает его через внутреннюю корпоративную систему, контрагент подписывает электронной подписью, и этот файл поступает в учетную систему.
Таким образом, документооборот - это про движение и согласование документа, про процессы и взаимодействие между сотрудниками.
Ключевые особенности ЭДО:
- создание и подписание документов;
- внутренняя маршрутизация;
- интеграция с ЭП (электронной подписью) и сервисами типа Диадок, СБИС и др.;
- ускорение бизнес-процессов;
- контроль и прозрачность действий.
А что такое электронный архив?
Электронный архив - это не про движение документа внутри организации, а про его хранение, поиск и управление после завершения обработки и подписания всеми сторонами. Он обеспечивает удобное хранение цифровых документов в долгосрочной перспективе, с возможностью быстрого доступа и поиска, соблюдением защиты данных и резервного хранения.
Важно также понимать, что даже если документ прошёл по ЭДО, это не значит, что он правильно и надежно хранится. Многие компании упускают этот момент - и потом не могут быстро найти нужный документ, или сталкиваются с проблемами при проверках, судебных спорах или налоговых проверках.
Электронный архив и электронный документооборот: в чем разница?
Электронный архив — это именно система хранения и поиска, а не документооборот.
Преимущества электронного архива:
- централизованное хранение оцифрованных документов;
- разграничение прав доступа;
- быстрый полнотекстовый поиск по документам;
- резервное копирование и защита данных;
- возможность интеграции с 1С, CRM, ЭДО.
Почему важно внедрять электронный архив?
Многие компании уже автоматизировали, внедрили ЭДО, но продолжают тонуть в документах. Почему? Потому что после подписания договор, акт или счет-фактура теряется в почте, на сетевых дисках или на флешке у бухгалтера. Плюс часть документов все еще подписывается только на бумаге.
Напоминаем, что системы ЭДО, такие как Диадок и др., не являются надежным хранилищем данных.
Это создает риски:
- утеря документов;
- невозможность быстро найти нужный файл;
- утечка конфиденциальной информации.
Электронный архив решает эти задачи — централизует хранение, исключает потери и обеспечивает прозрачность. Вы точно знаете, где находится нужный документ, кто его создал и когда. Всегда можете работать с документацией из любой точки мира, подключившись удаленно.
«АрхивариусЪ» — профессиональная архивная служба для бизнеса с 2004 года. Оказываем полный комплекс услуг: архивная обработка, подготовка к проверкам, передача в госархив, сканирование и законное уничтожение документов с оформлением актов. Работаем по всей России с выездом в офис клиента.
Подробнее — на сайте: https://archivarius.ru