В этой статье мы разберем, как провести списание материалов в 1С. Также вы узнаете, зачем оформляется списание, почему это важно для компании и какие ошибки чаще всего встречаются в учете.
Для чего организации оформляют списание материалов
Для начала важно понять, зачем вообще оформляют списание. Когда компания использует материалы — например, в производстве, для хозяйственных нужд или продает их, — это нужно отразить в учете.
Списание — это отражение того, что материалов больше нет на складе. Их убирают из учета, чтобы остатки соответствовали реальности.
Почему важно корректно оформлять списание материалов
Правильное оформление списания материалов важно, потому что от него напрямую зависят точность учета и финансовая отчетность компании. Оно обеспечивает актуальные данные по складу, корректный расчет себестоимости продукции и правильное формирование налоговой базы, предотвращая ошибки и переплаты.
- Достоверные остатки. Если материалы не списаны, в учете они продолжают числиться, хотя фактически их уже нет. В результате данные по складу становятся неверными.
- Правильная себестоимость. Стоимость израсходованных материалов входит в расходы и влияет на цену продукции или услуг. Ошибка в списании приводит к искажению расчета себестоимости.
- Налоги. Списание напрямую влияет на налог на прибыль. Если материалы не отражены в расходах, база по налогу будет выше, а значит компания заплатит больше налога, чем должна.
Основания и оформление списания материалов
Материалы — это запасы компании, которые учитываются по правилам ФСБУ 5/2019 «Запасы» (п. 3) и просто так, по желанию руководителя или сотрудника, их списать нельзя. Для этого всегда должна быть реальная причина, связанная с работой компании.
Материалы списывают тогда, когда они перестают приносить экономическую пользу или больше не могут использоваться в деятельности организации. В таких случаях они уже не считаются активами и должны быть отражены в учете как выбывшие (п. 41 ФСБУ 5/2019).
Ситуации, при которых материалы подлежат списанию
Прежде чем оформлять списание материалов в 1С, необходимо проверить, что учет по ним ведется без ошибок. Неточности при оприходовании, ведении складского учета или оформлении первичных документов могут привести к проблемам при списании и искажению данных в программе.
Типичные проблемы при учете материалов
Учет запасов требует аккуратности на каждом этапе — от поступления до списания. Ошибки в документах или настройках учета могут привести к расхождениям по остаткам, искажению финансовых показателей и сложностям во время инвентаризации.
К наиболее распространенным нарушениям относятся:
- отражение расхода раньше, чем оформлено поступление материалов, то есть несоблюдение хронологии операций;
- создание лишних складов в базе либо выбор неправильного склада при проведении документов;
- ошибки в указании счетов бухгалтерского учета при оформлении реализации;
- отсутствие в программе данных о поставке или не оформленные первичные документы от поставщика.
Что проверить перед оформлением списания материалов
Перед тем как создавать документ на списание, важно убедиться, что учетная база подготовлена корректно и все необходимые условия выполнены.
Обратите внимание на следующее:
- каждая позиция материалов должна быть создана в справочнике «Номенклатура»;
- материалы отражены в учете и числятся на складе: списать можно только те запасы, которые фактически оприходованы;
- определено законное основание для списания, и оно соответствует перечню, установленному пунктом 41 ФСБУ 5/2019.
Если все требования соблюдены, можно переходить к оформлению документа в 1С.
Порядок списания материалов в 1С — пошагово
Рассмотрим последовательность действий на примере конфигурации 1С:Бухгалтерия для корректного оформления списания. Предположим, что все отделы компании подали заявки на канцелярские скрепки, а теперь необходимо оформить их списание для дальнейшего использования.
Шаг 1. В справочнике «Номенклатура» добавьте новую позицию. В качестве вида номенклатуры нужно выбрать «Малоценное оборудование и запасы», а в наименовании указывается конкретный предмет, который вы собираетесь списывать.
Шаг 2. Занесите поступившие материалы на склад через документ «Поступление товаров». Эти запасы отражаются на счете 10.21.2, предназначенном для учета малоценного оборудования и прочих запасов.
Шаг 3. Оформите документ «Расход материалов». Его можно сформировать либо на основании ранее проведенного поступления, либо через вкладку «Склад» в разделе «Расход материалов (Требования–накладные)».
Списание материалов производится на счет 20, 25 или 26 в зависимости от типа используемых запасов.
Если хотите, чтобы списание материалов проходило корректно и без ошибок, обратитесь к специалистам Scloud. Наши эксперты проконсультируют вас по настройке номенклатуры, складских документов и счетов учета в любой конфигурации 1С.
Контроль складского учета — залог точного списания материалов
Правильное списание материалов невозможно без внимательного контроля складского учета. Следите за остатками, вовремя фиксируйте поступления и расходы, проверяйте документы — это поможет избежать ошибок, сохранить точность учета и корректно отражать финансовые показатели компании.
Ответы на вопросы
Как оформить списание при недостаче или браке после инвентаризации?
Если инвентаризация выявила недостачу или брак, порядок списания отличается от обычного. Сначала создается документ «Инвентаризация товаров» через вкладку «Склад» и «Инвентаризация», а затем на его основе оформляется документ «Списание товаров и материалов».
Как исправить остатки в 1С, если они не соответствуют действительности?
Исправить ситуацию можно двумя способами: временно отключить контроль отрицательных остатков, либо выявить и устранить ошибки учета, чтобы остатки точно соответствовали фактическому состоянию материалов на складе.
Какие ситуации не считаются списанием материалов?
Материалы не считаются списанными, если они продолжают участвовать в деятельности компании. К таким ситуациям относятся их использование в производстве, выпуск готовой продукции и отгрузка покупателю до признания выручки (п. 42 ФСБУ 5/2019).
Почему не списывает материалы, когда проводится документ?
Часто ошибка списания происходит из-за несоответствий в учете: например, материалов нет на складе по данным 1С, расход оформлен раньше прихода, выбран неправильный склад или не совпадает материально ответственное лицо. Также проблема может быть в настройках — вид номенклатуры или счет учета в документе должны соответствовать учетным параметрам.