После исполнения контракта по 44-ФЗ поставщик обязан корректно оформить документы о приёмке товаров, работ или услуг. Сегодня этот процесс проходит в электронном виде — через Единую информационную систему (ЕИС). Разберём, как выстроен электронный документооборот, как сформировать и подписать документы о приёмке, внести исправления и передать данные в налоговые органы.
Схема электронного документооборота в ЕИС
По итогам исполнения контракта заказчик может:
- принять ТРУ полностью;
- принять ТРУ частично;
- отказаться от приёмки.
Общий порядок работы
Поставщик:
- Отгружает товар или передаёт результаты работ / услуг.
- Формирует в ЕИС электронный документ о приёмке.
- Подписывает документ электронной подписью и направляет заказчику.
Заказчик:
- при полной или частичной приёмке подписывает документ ЭП и размещает его в ЕИС;
- при отказе формирует мотивированный отказ с указанием причин и подписывает его ЭП.
Частичная приёмка и отказ
- При частичной приёмке после подписания документа заказчиком поставщик обязан сформировать корректировочный документ и повторно направить его на подписание.
- При отказе в приёмке поставщик устраняет замечания, повторно исполняет обязательства и формирует новый документ о приёмке.
Как сформировать электронный документ о приёмке в ЕИС
В ЕИС можно создать:
- документ о приёмке;
- документ о приёмке + счёт-фактуру;
- универсальный передаточный документ (УПД) — если это предусмотрено контрактом (например, для закупок через региональные порталы).
Процесс состоит из двух частей: настройка прав доступа и заполнение документа.
Шаг 1. Назначение прав доступа сотруднику
Чтобы сотрудник мог формировать и подписывать документы, ему необходимо выдать соответствующие права:
- через Госуслуги — из учётной записи руководителя;
- напрямую в ЕИС:
«Администрирование» → «Пользователи организации» → «Регистрационные данные».
Шаг 2. Выбор контракта
В личном кабинете ЕИС перейдите в раздел «Исполнение контрактов» и выберите нужный контракт.
Если контракт исполняется поэтапно, документы о приёмке формируются по каждому этапу отдельно. Также возможно загрузить готовый акт из файла, если это предусмотрено условиями контракта.
Шаг 3. Формирование закрывающих документов
Раздел «Общая информация»
Часть сведений система заполнит автоматически. Поставщик указывает:
- порядковый номер документа (этап контракта или внутренний номер);
- реквизиты платёжного документа (номер счёта, сумма);
- прикладывает документы, предусмотренные контрактом (акты, паспорта, гарантийные письма).
Если поставщик работает на УСН, не является плательщиком НДС и не выставляет счета‑фактуры с выделенным НДС, реквизиты счёта‑фактуры в документе о приёмке в ЕИС, как правило, не заполняются
После заполнения нажмите «Сохранить и проверить на нарушения» — ЕИС укажет на ошибки или пропуски.
Раздел «Контрагенты»
Содержит вкладки:
- заказчик;
- поставщик;
- перевозчик (при необходимости).
Основные реквизиты (ИНН, КПП, наименование) заполняются автоматически и не редактируются. При этом можно:
- уточнить адреса и банковские реквизиты;
- указать телефон и e-mail;
- заполнить сведения о грузоотправителе, грузополучателе и перевозчике.
❗ Важно корректно указать место поставки, особенно если оно отличается от юридического адреса заказчика.
Раздел «Товары, работы, услуги»
Часть данных подтягивается из контракта, часть вводит поставщик вручную.
Обычно указывает поставщик:
- количество;
- цену за единицу (с НДС или без);
- сведения о таможенной декларации;
- характеристики, предусмотренные контрактом.
Для лекарственных средств дополнительно указывают:
- срок годности;
- торговое наименование;
- форму и дозировку;
- страну производителя;
- налоговую ставку.
При выполнении строительных работ указывают объект и перечень выполненных работ. Смету можно приложить отдельным файлом (например, по форме КС-2).
Факт передачи ТРУ (для УПД)
Заполняется при использовании универсального передаточного документа:
- дата передачи;
- период поставки;
- сведения о транспортных документах;
- данные ответственного сотрудника.
Подписанты и дополнительные документы
В разделе «Подписанты» выбирают сотрудников с правом подписи.
В дополнительные документы прикладывают:
- платёжные документы;
- подтверждение страны происхождения;
- иные документы, предусмотренные контрактом.
Если данные в файлах отличаются от сведений в ЕИС, приоритет имеет информация, внесённая в систему.
Подписание и отправка документа
После проверки печатной формы нажмите «Подписать и направить заказчику».
Если система выявит ошибки — их нужно исправить и подписать документ повторно.
Заказчик рассматривает документ в течение установленного контрактом срока, но не более 20 рабочих дней с даты, следующей за датой получения проекта документа о приёмке через ЕИС
Как исправить документ о приёмке в ЕИС
Редактирование документа
Возможно, если документ находится в статусе:
- «Проект»;
- «На подписании»;
- «Ошибка доставки».
Документ-исправление
Создаётся, если:
- заказчик отказал в приёмке;
- после подписания требуется исправить несущественные данные (без изменения количества и цены).
Через меню:
«Создать исправление» → «Исправление ошибочных сведений».
❗ Нельзя менять: вид документа, наименование и количество ТРУ, цену с налогом, сумму акциза.
Корректировочный документ
Формируется, если:
- была частичная приёмка;
- изменяется стоимость или количество ТРУ;
- требуется добавить или удалить позиции.
Выбор:
«Создать исправление» → «Исправление существенных условий».
К документу обязательно прикладывают основание корректировки (письмо заказчика, соглашение и т. п.).
Передача документов о приёмке в ФНС
Документы, подписанные ЭП в ЕИС, юридически равнозначны бумажным.
Передать их в налоговую можно несколькими способами:
- через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС;
- через операторов ЭДО, аккредитованных ФНС (Такском, СБИС, Контур и др.);
- выгрузить документы из ЕИС в формате XML и передать через оператора ЭДО.
подписью.
Коротко о главном
Электронное актирование — обязательный и технически сложный этап исполнения контракта. Ошибки в документах о приёмке могут привести к задержке оплаты, отказу в приёмке и дополнительным корректировкам.
Поставщику важно:
- внимательно заполнять все поля в ЕИС;
- учитывать особенности налогообложения;
- правильно выбирать тип документа (исправление или корректировка);
- проверять данные перед подписанием.
#44фз
#практика
#обеспечение