— Петр Иванович, давайте поставим в офисе кофейный аппарат! Я все посчитала, обойдется нам это не так дорого, расчёты прилагаю, но зато сколько плюсов! Это исключит «стихийные» кухни в каждом кабинете, сотрудники будут проводить кофе-брейки в одном месте и взаимодействовать!
— Это отличная, идея Марина! Организуйте реализацию проекта, я согласую вам все что нужно.
Петр Иванович проводил инициативную Мариночку из HR-отдела довольным взглядом и удовлетворенно откинулся на спинку кресла. Он очень любит новые идеи и ему искренне нравится заботиться о своих сотрудниках. Это отвлекает его от въевшихся цифр и позволяет переключиться от работы с пользой делу и людям.
А дальше все пошло не по плану….любые, даже самые абсурдные запасы кофейных зерен заканчивались буквально за пару дней. На импровизированной кухне постоянное столпотворение. Уборщица грозится увольнением из-за постоянного «свинарника» у кофемашины. А самого виновника торжества уже третий раз за 2 месяца чинят за баснословные суммы….
Я работала в разных компаниях, где внедряли кофемашины (стыдно признаться, но когда-то той самой «Мариночкой», выпускницей университета, была я). С тех пор сменилось несколько компаний, а мне довелось прожить несколько сценариев и накопить опыт в этом, казалось бы, элементарном, но очень коварном вопросе.
Безусловно кофе (кофю, кофею…не угонишься за современным сленгом) быть! Это довольные утренним напитком сотрудники, приятный аромат в офисе и, однозначно, инструмент повышения лояльности. Но как именно организовать этот кофейный водопой цивилизованно и грамотно рассмотрим поподробней.
Есть несколько вариантов, перечислю списком, далее детально про каждый:
1. Общая кофемашина на офис (по принципу: подошел со своей кружечкой, налил, ушел)
2. Зона кофе-брейка с мини кухней, посудой и т.д.
3. Вендинговый кофейный автомат (нажал на кнопку, вылез стаканчик, налили кофе)
4. Кофейня самообслуживания
5. Кофейный бар с баристой
1. ОБЩАЯ КОФЕМАШИНА НА ОФИС
(по принципу: подошел со своей кружечкой, налил, ушел)
Помимо выбора автомата ответьте на вопросы:
· Кто будет закупать кофе, сахар, молоко?
· Где будут храниться запасы?
· Кто будет контролировать расход продукции?
· Какие ежемесячные траты потребуются (по опыту, сразу умножайте на два)?
· Кто будет отвечать за техническое состояние техники в случае поломки?
· Кто и как часто будет следить за чистотой оговоренной зоны?
Это быстрореализуемый проект с моментальным результатом. Вы можете самостоятельно регулировать качество кофейных зерен при покупке. Данный формат создает теплую, уютную атмосферу и отвечает корпоративным ценностям по типу «Доверие», «Семейность», «Уют» и т.д.
Подойдет для небольших офисов.
Риски:
· Нечеловеческий расход продуктов, иначе это не назовешь. Сотрудники начинают «злоупотреблять» чуть ли не до вреда здоровью. Приходится подключать меры по контролю потребления, ограничивать «поставку». Часто это приводит к пересудам внутри коллектива. Кто-то пьет по 9 чашек в день, а кому-то уже третий раз не досталось. Бывали даже случаи, когда сотрудники прихватывали порционный сахар и кофе к себе домой.
· Как бы вы ни старались научить сотрудников гуманно обращаться с машиной (инструкции, плакаты, даже мастер-классы), она все-равно постоянно ломается.
Возможные решения:
· Развивать в коллективе корпоративную культуру, донести до коллег идею, что «котелок не варит постоянно», а компания очень ценит, любит сотрудников, и предоставляет продукцию на обеспечение каждого 1-2 чашечками кофе в день. Мы это, естественно не контролируем, но сотрудник, выпивая 6 чашку на подкорке будет понимать, что кого-то обделяет.
· Выбирать аппарат с большой производительной мощностью, а желательно в аренду. Есть компании, предлагающие аппарат бесплатно за регулярные поставки кофейных зерен. Такие компании сами решают технические вопросы.
· Закупать столько продукции, сколько потребуется и не ограничивать коллег в получении удовольствия, чтоб им вкусно было.
2. ЗОНА КОФЕ-БРЕЙКА С МИНИ КУХНЕЙ, ПОСУДОЙ И Т.Д.
Более масштабный, цивилизованный и эстетически привлекательный проект. Коллеги употребляют горячие напитки вдали от вверенной техники, у них есть возможность смены обстановки, отделы пересекаются и взаимодействуют друг с другом.
Приступая к планированию, следует ответить на те же вопросы, которые были обозначены выше (закупка/ техническое обслуживание/поддержание чистоты)
Риски:
· Горы чашек с засохшим кофе (нам бы очень хотелось, но не каждый член нашей команды оказывается добропорядочным чистюлей).
· «Утекающие» чашки. Сотрудники начинают забирать посуду к своим рабочим местам, в какой-то момент особо ответственному приходится собирать посуду по всему офису (если найдет).
· Про расход продукции уже говорила выше.
Возможные решения:
· Предусмотреть посудомойку и/или наделить четким функционалом уборщицу, офис-менеджера или секретаря для контроля поддержания чистоты.
· Запретить сотрудникам пить напитки из чашек на рабочем месте, обосновывая риском порчи техники (но, чтобы не выглядеть злостными диктаторами, разрешите им бутылки с водой).
· Увеличить запас чашек и ложек, а ответственному периодически делать рассылку о необходимости до конца дня вернуть всю казенную посуду на место.
3. ВЕНДИНГОВЫЙ КОФЕЙНЫЙ АВТОМАТ
(нажал на кнопку, вылез стаканчик, налили кофе)
Сейчас это самый оптимальный и эффективный вариант. Существует множество компаний, которые готовы разместить свои аппараты с кофейными напитками в вашем офисе или предприятии. Плюсов множество: никаких технических и организационных вопросов, представители компании регулярно чинят, пополняют и убирают.
Риски:
· Сложно найти подрядчика, предоставляющего автоматы с хорошим объемом и качеством напитков
· Из-за особенностей расположения вашей компании подрядчики могут не найтись или выполнять свои обязанности не добросовестно
· При малочисленных коллективах вендинговые компании могут вам отказать, им будет не выгодно ставить у вас свой автомат
Возможные решения:
· Перед заключением договора провести дегустацию и согласовать качество и объем с ЛПР
· Несмотря на автономность процесса, все-равно необходимо зафиксировать ответственного, кто будет взаимодействовать с подрядчиком, оперативно улаживать возникающие вопросы.
· Если в здании есть другие офисы или компании, договориться о совместном трафике потребителей. Либо же договориться с администрацией здания о реализации их силами.
Варианты реализации проекта.
1. Сотрудники сами платят за напитки
2. Сотрудники платят частичную стоимость напитка, остальную стоимость оплачивает компания (например, вместо 60 рублей за стакан – 30 рублей). В таком случае необходимо контролировать и проверять систему отчетности от подрядчика, чтобы не переплачивать за фантомные порции кофе.
3. Сотрудники по карточкам системы СКУД имеют возможность взять 1 напиток в день бесплатно, за остальное платят (не забудьте озадачить проработкой технических возможностей ваших IT специалистов)
4. Кофейный автомат для сотрудников компании полностью бесплатный
4. КОФЕЙНЯ САМООБСЛУЖИВАНИЯ
Концепция подразумевает большой объем стаканчиков, сиропы, сахар и более качественные напитки. По остальным нюансам, проект почти не отличается от взаимодействия с подрядчиками кофейных автоматов. Из дополнительных нюансов – необходимо организовать дополнительный контроль за соблюдением чистоты в зоне самообслуживания.
5. КОФЕЙНЫЙ БАР С БАРИСТОЙ
Ну и финальный, космический и прекрасный вариант для крупных компаний с большим количеством сотрудников и потоком клиентов/партнеров/подрядчиков.
В этом случае можно найти сеть небольших кофеин, которые будут готовы открыть на вашей территории свою точку. Договор о сотрудничестве может быть разнообразным. Для сотрудников напитки могут быть платными, со скидкой, бесплатными вовсе или, по поощрительным картам, подарочными. Договор аренды пространства может так же зависеть от ситуации – кофейня берет ваш участок помещения в субаренду или аренду, вы предоставляете пространство бесплатно или же платите им за то, что они у вас есть. Все зависит от множества факторов, но оптимальное решение для компании найти можно.
Внимательно проработайте данный проект и оцените возможный «клиентопоток» в такой кофейне, чтобы через квартал не расторгать договор и не оставлять осчастливленных сотрудников у разбитого корыта. Ну и, конечно же, проконсультируйтесь со специалистами и юристами на тему запроса и проверки необходимых документов и лицензий от подрядчиков.
Заключение.
Идея централизованного обеспечения сотрудников кофейными напитками прекрасна. Это отличный инструмент для повышения уровня лояльности сотрудников.
Проработайте несколько вариантов реализации проекта, сделайте расчет и оценку технических возможностей, проработайте риски. Выберите наиболее оптимальный вариант и сразу закрепите ответственного по работе с данным вопросом.