Меня зовут Топалов Игорь, я руководитель компании Topalov Group.
Любая компания сталкивается с необходимостью согласований. Отпуска, командировки, договоры, счета, приказы — всё это требует чьей-то подписи, визы, одобрения.
В Битрикс24 эта проблема решается с помощью процессов согласования. Это не просто электронные заявки, а полноценные маршруты, по которым движется документ, собирая нужные подписи и возвращаясь на доработку, если что-то не так. Сегодня разберём, как это работает и как настроить.
В случае возникновения вопросов, звоните: +7 831 231-21-43
Наш телеграмм канал: https://T.me/TopalovGroup_official
▌Как запустить процесс согласования
Всё начинается с ленты новостей — центрального нервного узла Битрикс24. Здесь сотрудники видят задачи, события и уведомления. Здесь же запускаются и процессы.
Путь: Лента новостей → вкладка "Ещё" → "Процессы" → выбрать нужный процесс из списка.
Какие процессы можно запустить? Да любые, на что хватит фантазии и настроек:
- Приём сотрудника на работу
- Увольнение
- Согласование отпуска
- Утверждение договора
- Одобрение счёта
- Согласование командировки
- Утверждение макета или дизайна
▌Как настроить процесс согласования
Теперь самое интересное — как создать такой процесс с нуля или отредактировать существующий.
Где настраивать: Раздел "Автоматизация" → вкладка "Процессы" → кнопка "Создать новый процесс" (или редактировать имеющийся).
Шаг 1. Первичные данные
При создании процесса нужно указать:
- Название
- Описание
- Сортировка
Шаг 2. Настройка полей
Обязательный шаг — создание полей, которые будут заполняться при запуске. Например:
- Дата начала отпуска
- Дата окончания отпуска
- Цель командировки
- Сумма договора
- Файл счёта
Как настроить: Вкладка "Настроить поля" → добавляем нужные поля, указываем тип, ставим обязательность.
Шаг 3. Настройка бизнес-процесса
Сердце всего — вкладка "Настроить бизнес-процесс". Здесь мы рисуем маршрут движения документа.
В Битрикс24 используется визуальный конструктор бизнес-процессов. Это не программирование, а сборка из готовых блоков (активити), как в конструкторе Lego.
В нашем случае это последовательный бизнес-процесс — документ идёт по цепочке от одного согласующего к другому.
▌Основные блоки (активити) для согласования
1. Запрос дополнительной информации с отклонением
Этот блок используется, когда согласующий может не просто отказать, а запросить доработку. Выглядит как задание с возможностью дополнить поля.
Особенность: если согласующий нажимает "Отклонить" и просит доработать, процесс возвращается инициатору с требованием дополнить конкретные поля. Например, загрузить новую версию документа.
В самом процессе этот блок выглядит так:
- Согласующий получает задание
- Он может согласовать (зелёная ветка) или запросить дополнения (красная ветка)
- При запросе дополнений инициатору приходит задание с обязательными для заполнения полями
2. Запрос дополнительной информации без отклонения
Более мягкий вариант. Согласующий просто запрашивает дополнительные данные, но сам процесс при этом не останавливается и не откатывается назад. Нет ветки отказа — только запрос информации.
3. Ознакомление с документом
Здесь нет ни согласования, ни отказа. Сотрудник просто должен подтвердить, что он ознакомился с документом. Нажал кнопку "Ознакомлен" — процесс идёт дальше. Никаких полей дополнять не нужно.
4. Утверждение документа (самый популярный)
Это классический блок согласования с двумя ветками:
- Согласовано — документ одобрен, идём дальше
- Не согласовано — отказ, процесс может остановиться или вернуться на доработку
Именно эти блоки используются чаще всего в типовых процессах: согласование отпуска, утверждение договора, визирование счёта.
▌Пример работы процесса
Допустим, у нас настроен процесс согласования договора. Участвуют:
- Бухгалтерия
- Юрист
- Руководитель
Процесс идёт последовательно: сначала бухгалтер, потом юрист, потом руководитель.
Сценарий 1: Отказ
Я, как первый согласующий (бухгалтер), нажимаю "Отклонить". В задании указано, что отклонение произошло на этапе бухгалтерии. Но по логике процесса он идёт дальше — следующий согласующий (юрист) тоже должен высказать своё мнение.
Сценарий 2: Доработка
После того как все согласующие вынесли вердикт (например, бухгалтер отказал, юрист согласовал, руководитель согласовал), процесс возвращается инициатору с заданием на доработку. Задание называется: "Процесс не согласован бухгалтером, нужно дополнить".
Инициатор нажимает "Приступить" и видит поля, которые нужно заполнить:
- Документ (обязательно загрузить новую версию)
- Замечания к документу
- Причины правок
▌Комментарии и обсуждение
В правой части процесса есть раздел "Комментарии". Здесь идёт живое обсуждение:
- Почему отказали
- Что исправить
- Какие вопросы возникли
Все комментарии видны всем участникам, у которых есть доступ к процессу. Это заменяет бесконечные переписки в мессенджерах и почте.
▌Протокол процесса
Очень полезная вкладка — "Протокол". Здесь в хронологическом порядке записано:
- Кто запустил процесс и когда
- Кто согласовал
- Кто отказал
- Сколько времени заняло каждое согласование
- По какой ветке шёл процесс
Можно провалиться в любой элемент и посмотреть детали. Это бесценно для анализа: почему процессы тормозят, кто узкое место, сколько в среднем длится согласование.
▌Поля и данные в процессе
В процессе есть вкладка со всеми полями:
- Те, что были заполнены при запуске (например, сумма договора)
- Те, что добавились в ходе согласования (например, загруженный документ)
Одни поля можно редактировать в любой момент, другие — только на определённых этапах. Например:
- Документ можно перезагрузить даже после отказа
- А вот "Способ оплаты" задаётся при запуске и больше не меняется (это настраивается индивидуально)
▌Заключение
Процессы согласования в Битрикс24 — это мощный инструмент, который:
- Упорядочивает хаос — каждый документ идёт по чёткому маршруту
- Фиксирует историю — всегда видно, кто, когда и что решил
- Экономит время — не нужно бегать и собирать подписи лично
- Даёт аналитику — видно узкие места и тормозящих сотрудников
Настроить можно абсолютно любой процесс: от заявки на отпуск до сложного многоступенчатого утверждения договора с участием юристов, бухгалтеров и топ-менеджмента.
Главное — продумать логику: кто за чем согласует, какие поля нужны, что делать при отказе. А дальше конструктор бизнес-процессов Битрикс24 позволит собрать это в работающую схему без единой строчки кода.
БЕСПЛАТНЫЙ АУДИТ ПО ВАШЕЙ СРМ-системе - https://b24-p97cdj.bitrix24.site/crm_form_ju5et/
Наш телеграмм канал, где мы выкладываем все статьи и видео. Там вы точно ничего не упустите -
TG: https://T.me/TopalovGroup_official
Rutube - https://rutube.ru/channel/59435194/
Youtube - https://www.youtube.com/@intoCRM1?ref=vc.ru
Связаться с нами: https://topalovgroup.ru/
Обращайтесь напрямую к нам по номеру или почте:
Телефон: +7 831 231-21-43
Почта: TopalovGroup@yandex.ru