Для цитирования: Кортенко Л.В., Кортенко К.С. Aвтоматизированные информационные системы совместной работы пользователей по технологии GROUPWARE // Наукосфера. 2023. № 11-1. С. 176-181.
В настоящем исследовании приведены история развития и совершенствования технологий совместной работы пользователей (электронные документы, клиент-серверные технологии, базы данных, сети, веб-технологии). В работе приведены наиболее частые задачи технологий организации совместной деятельности коллективов с файлами и документами. Рассмотрено программное обеспечение совместной работы команд Groupware: eGroupWare, HCL Notes, Alfresco, EMC Documentum, Microsoft, Novell GroupWise, Oracle WebCenter, Google Workspace. Авторами сформулированы предпосылки и возможности развития рынка автоматизированных информационных систем совместной работы пользователей в контуре программного обеспечения по технологии Groupware.
This study provides the history of development and improvement of user collaboration technologies (electronic documents, client-server technologies, databases, networks, web-technologies). The paper presents the most frequent technological tasks for organizing joint activities of teams with files and documents. Groupware team collaboration software reviewed: eGroupWare, HCL Notes, Alfresco, EMC Documentum, Microsoft, Novell GroupWise, Oracle WebCenter, Google Workspace. Prerequisites and opportunities for the development of the market of automated information systems for user collaboration in the software circuit using Groupware technology are formulated by the authors.
Ключевые слова: автоматизированные информационные системы, АИС, классификация технологий, совместный доступ, информационные технологии, Groupware.
Keywords: automated information systems, AIS, technology classification, shared access, information technology, Groupware.
В современных тенденциях оцифровывания всех данных и документов организации или при совместной работе пользователей и исполнителей с создаваемыми только в электронном виде документами, делами и процессами существует несколько последовательно появившихся и, как правило, реализуемых вариантов их совместного использования. Сформулируем возможные способы организации их совместной обработки, группирования, обозначения и использования.
В исторически первом и классическом вариантах файлами и электронными документами можно было обменяться с помощью физических носителей (дискет, дисков, флэш, накопителей, внешних жестких дисков и тому подобное) или с развитием локальных, средних и глобальных сетей направить и получить по электронной почте, мессенджерам и так далее. [2]
В дальнейшем крупные компании и многие организации для совершенствования своих процессов начали использование клиент-серверных возможностей собственных производственных мощностей. [12] Для этого они размещают свои универсальные автоматизированные информационные системы на выделенном сервере, что в целом повышает надежность хранения, доступность и скорость работы всей организации.
В последующем направлением совершенствования организации работ с файлами и документами стала настройка исторически оцифрованных или приобретенных компаниями баз данных, функционирующих совместно с базами данных самой компании, которые в целом могут содержать намного большие объемы информации. Как известно, количество переходит в качество, поэтому обработка больших объемов должна и приводит к появлению более качественных решений.
Большинство систем электронного документооборота (СЭД) подразумевают создание и использование баз данных организации, которые содержат намного большие объемы информации. Технологии, использующие базы данных в формате OLAP и ОLTP, позволяют их собственникам сокращать траты на содержание информации, увеличивать скорость работы по поиску и обработке требуемых документов, содержащихся в них данных или информации. [5]
В процессе сочетания имеющихся достижений (обращение электронных документов, клиент-серверные технологии, базы данных) с сетевыми веб-технологиями, позволяющими загружать, использовать, обрабатывать, изменять и сохранять электронные документы через браузер с использованием сетей была обеспечена их доступность пользователям даже при удаленном размещении сервера и без требований к разработке, внедрению, установке и использованию каких-либо дополнительных приложений. Как следствие, впоследнее десятилетие широкое применение в работе организаций заняли облачные решения, когда взаимодействие с уникальной автоматизированной информационной системой осуществляется через сервер провайдера. Причиной чему, скорее всего, является аспект масштабирования бизнеса, когда совместное обеспечение деятельности более сложного и эффективного взаимодействия приводит к предоставлению высококачественных услуг участникам за меньшие вложения. [1]
Представленное сочетание пяти технологий организации совместной деятельности коллективов с файлами и документами (электронные документы, клиент-серверные и веб-технологии, базы данных, облачные решения) позволяет предупреждать появление в любой организации такого ряда проблем как:
• исчезновение, повреждение, изменение документов;
• общедоступность и публичность документов при соответствующей настройке режимов доступов;
• трудозатратность поиска необходимых документов;
• скопление массы разнообразных документов, требующих применения к ним последовательных действий по их изменению и приведению к нужному виду и состоянию, включая проверку на ошибки и их исправление, конвертацию в требуемый формат, перевод на другой естественный или искусственный язык;
• продолжительность редактирования и согласования содержательной части внешний и внутренней документации компании, формирования архивируемых и используемых в текущей деятельности папок и дел;
• неконтролируемость участвующих сторон в продолжении работы с разными видами документов и сложность отслеживания истории их действий по времени и содержанию проведенных преобразований;
• материальные затраты на бумажный документооборот (распечатка, копирование, сканирование, распознавание).
В целом создание единой системы совместной работы в большинстве случаев обеспечивается использованием программного обеспечения по технологии Groupware, которое чаще всего осуществляется на сервере провайдера, предоставляющего услуги облачного решения. Как следствие, характерным для технологии Groupware является то, что более одного пользователя работают в одной среде с использованием одних и тех же инструментов, и процессов. Соответственно, технологии организации совместной деятельности с файлами и документами необходимы для функционирования как крупных, так и малых, организованных предприятиями или стихийно объединившихся по интересам рабочих и жизненных коллективов.
В буквальном переводе с английского «Groupware» означает «групповая одежда» или «общая вещь». В настоящее время термин Groupware относится к нескольким типам поддерживаемых компьютером рабочих сред для совместной работы. С акцентом на функциональную совместимость и коллективную работу в многопользовательском режиме программное обеспечение для совместной работы работает как портал, на котором пользователи создают и обновляют документы с управлением версиями, управляют онлайн-контентом, обмениваются ресурсами, такими как календари и входящие, а также общаются с помощью функций чата и обмена сообщениями. [4]
Другими словами, в технологии Groupware или «группового программного обеспечения» (перевод с английского языка, соответствующий специфике сферы ИТ) обмен информацией при совместных действиях может осуществляться из разных рабочих сред (операционных систем, программ учета, документации оборудования, серверов), что оптимизирует функциональную совместимость при многопользовательском режиме работы общего для всех пользователей пространства. Наличие такого портала имеет ключевое значение для оптимизации документооборота компании, когда пользователи обмениваются ресурсами (документами, письмами, файлами, сообщениями, онлайн видео и аудио контентом, календарями), общаются в чате, создают и обновляют документы с возможностями управления версиями, визуализируют метрики и показатели на дашбордах. Актуальность быстрого совместного доступа подтверждается цифрой о том, что периодически сотрудники до 90 % рабочего времени тратят на поиск необходимых документов или программ, или приложений. [10] Еще сложнее организовать взаимодействие в одном информационном пространстве, если коллектив распределен территориально.
Скоординированные рабочие процессы управления программным обеспечением для групп, обрабатывающие утверждения, проверки, корректуру и тому подобное также поддерживают процессы управления проектами. [12]
Технология совместного пользования или Groupware также подходит для управления корпоративными знаниями, такими как: внутренние вики, защищенные справочные документы, групповые закладки, общие хранилища паролей, истории контроля версий.
В качестве примера, во-первых, рассмотрим подробнее программное обеспечение с открытым исходным кодом eGroupWare, которое может быть развернуто в облаке или установлено локально на серверах организации. Оно предназначено для совместной работы группы людей и содержит все необходимые функции для коллективной работы [8, 9]:
- календарь,
- cправочник физических и электроннных (e-mail) адресов,
- управление и совместное решение поставленных задач,
- менеджер управления файлами,
- трекеры отслеживания как система управления инцидентами,
- табельный учет времени работы,
- проектное управление,
- информационный ресурс в сети интернет как сайт,
- администрирование совместной работы и т.д.
Все перечисленные приложения тесно интегрированы друг с другом. Права доступа отдельным пользователям и их группам настраиваются. Взаимосвязи между объектами устанавливаются из любого приложения и на любом уровне. Данные в информационной системе синхронизируются online и бесплатно между серверами, стационарными ПК, смартфонами, планшетами и ноутбуками вплоть до вывода на печать. Индивидуализация пользователей осуществляется альтернативными конфигурациями, классификацией информации и созданием в результате собственной платформы для коллективной работы. Возможно управлять часовыми поясами и языками пользовательского интерфейса. Сохранность и безопасность данных обеспечивается предотвращением неподтверждённого стирания информации, поддержкой версионности, авторизацией с записью истории изменений и шифрованием.
Достоинством программного обеспечения eGroupWare можно считать его язык программирования PHP, не зависящий от операционной системы и также имеющий открытый исходный код. Все необходимое для работы коллектива может быть размещено на любом из самых широко распространенных веб-серверов с открытым исходным кодом в мире Apache или Nginx. Подходящими для работы станут базы данных MySQL, MariaDB и PostgreSQL. Определяющим плюсом является то, что версия «Community Edition» полностью бесплатна. В решении присутствует поддержка кириллицы UTF-8. [13]
Вторым примером рассмотрим почтового клиента «HCL Notes», называвшегося ранее «IBM Notes», объединившего еще ранее серверную часть «Domino Notes» и «Lotus Notes». Это программное обеспечение, принадлежащее сейчас индийцам, для администраторов информационно-технологической сферы позволяет пользователям обмениваться сообщениями как в социальных сетях с помощью службы мгновенных сообщений, так и использовать бизнес-приложения в одном рабочем пространстве. В настоящее время эта платформа автоматизации совместной деятельности рабочих групп по технологии Groupwareпредставляет собой группу компьютеров, организованную как кластер серверов, с настроенной на них электронной почтой, содержащей новостную ленту.
Возможными режимами работы Groupware технологии в цифровом продукте «HCL Notes» являются приложения IBM в режиме offline (синхронизирующиеся при подключении к серверу) с прилагающейся к ним электронными почтой и календарями (последние могут быть групповыми или индивидуальными); простой и защищенный протоколы передачи гипертекста для тонкого клиента; мобильные возможности на базах Windows Mobile, Apple iPone, iPad, iPod touch. Офисный пакет обработки документов в кроссплатформенной HCL Notes возможен в открытом формате файлов для хранения OpenDocument (IBM Lotus Symphony).
В продукте HCLSoftware среда разработки документированных приложений представлена в настоящее время последней версией HCL Domino Designer 12.01.1, функционирующей на языке программирования JavaScript с использованием технологии XPages. Данная среда разработки предоставила пользователям новые методы создания и управления новым типом именованного документа. С использованием нового шаблона приложения в Domino Designer 12.01.1 появился инструмент сравнения баз данных, содержимого документов и анализа дизайна базы данных.
Новостные почтовые рассылки «HCL Notes» предоставляют для заинтересованных в продажах последние советы и новости в этой сфере, для подразделений продаж информацию о возможностях использования технографии, для занимающихся маркетингом аналитику и обновления о последних новостях, инцидентах, идеях и тенденциях в соответствующей области и т.п. [11]
Преимущественными особенностями инструментов HCL являются:
- HCL AppScan, быстро и точно тестирующее безопасность приложений;
- HCL BigFix, контролирующее обнаружение, управление и исправление установленных программистами локальных, виртуальных и облачных конечных точек в любых операционных системах, местоположениях и подключениях;
- собственные серверы для ресурсов, необходимых компаниям для обслуживания своих потребителей и клиентов;
- сохранение цифрового следа пользователей, несущего ценную информацию о них, и собственных действий, создающих комплексный опыт собственника, организовавшего такое использование ресурсов и возможностей;
- непрерывное использование любого ресурса и программного обеспечения из любой точки;
- HCL Jump обеспечивает возможность использования платформы разработки с низкими требованиями уровню написания кода, что позволяет ускорить проектирование, сборку, развертывание приложений и т.д.
Платформами-конкурентами для «HCL Notes» являются Alfresco, EMC Documentum, Microsoft Outlookпри условии одновременного использования и доступа к Microsoft Exchange, SharePoint, SQL Server’s, а также Novell GroupWise, Oracle WebCenter по управлению контентом. [7]
Другими программными продуктами, системами, обеспечением или ресурсами технологии Groupware являются: Google Workspace, Microsoft Exchange Server, Zimbra и другие. [6]
Таким образом групповое программное обеспечение позволяет как работникам на местах, так и географически распределенным членам команды работать друг с другом через Интернет или интранет. Исходя из представленных материалов, можно заметить, что текущий рынок Groupware систем имеет достаточно широкий выбор предложения для компаний всех типов потребностей и экономических возможностей. Многие системы имеют как Desktop решение для рабочих станций, так и Web-решения, в том числе для мобильных устройств с любой требуемой пользователем производительной мощностью. Можно с полной уверенностью утверждать, что данные и подобные им системы и в дальнейшем будут развиваться, и дорабатываться, в соответствии с потребностями пользователей и уже существующим спросом на рынке цифровых программных продуктов. И в ближайшие несколько будущих десятилетий все предприятия перейдут с использования неудобного бумажного представления документов на электронный документооборот. В Российской Федерации этому способствуют нововведения по организации работы Федеральной налоговой службы, требованиям по охране персональных данных сотрудников и клиентов компаний, развитие и интеграция государственных сервисов государственных услуг с такими технологическими лидерами русских информационно-технологических компаний как «Яндекс», «Вконтакте», платформами и экосистемами таких лидирующих банков как «Сбер» и «Тинькофф», цели создания ИТ-инфраструктуры для воинского учета граждан организаций к весне 2024 года.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
2. Бацокин А.О. Теоретическая модель компетентностного подхода в оплате труда // Экономика устойчивого развития. 2023. № 3 (55). С. 112-117.
3. Гольчевский В.Ф., Лазарев А.С. Правовые аспекты энергопотребления при использовании майнингового оборудования // Вестник Восточно-Сибирского института МВД России. 2023. № 3 (106). С. 110-121.
4. Захаров Г. Что такое Groupware? – URL: https://solutics.ru/internet-i-set/chto-takoe-groupware/ (02.04.2023)
5. Eфремов А. СЭД: 10 лучших систем электронного документооборота для бизнеса в России – URL: https://neiros.ru/blog/business/sed-10-luchshikh-sistem-elektronnogo-dokumentooborota-dlya-biznesa-v-rossii/ (02.04.2023)
6. Кислицын Е.В., Панов М.А. Современные технологии разработки программного обеспечения. – Екатеринбург: Уральский государственный экономический университет, 2021. – 176 с.
7. Кольева Н.С., Панова М.В., Соловьев Е.Д. Разработка информационной системы оценки профессиональных качеств и компетенций сотрудников предприятия // Наука и образование в контексте глобальной трансформации. Сборник статей X Международной научно-практической конференции. Петрозаводск, 2023. С. 160-164.
8. Проектирование систем управления взаимоотношениями с клиентами / С.В. Илюхина, Л.В. Кортенко, Л.А. Сазанова [и др.]; Уральский государственный экономический университет. – Екатеринбург: Уральский государственный экономический университет, 2022. – 215 с.
9. Сурнина Н.М., Илюхин А.А., Илюхина С.В. Мотивация и социально-экономические предпочтения молодёжи как фактор демографического развития // Институты развития человеческого потенциала в условиях современных вызовов. сборник статей XI Уральского демографического форума: в 2-х томах. Институт экономики Уральского отделения Российской Академии Наук. 2020. С. 259-266.
10. Юровская В.Д. Криптоэнергетика // Тинчуринские чтения - 2023 "Энергетика и цифровая трансформация". Материалы Международной молодежной научной конференции. В 3-х томах. Под общей редакцией Э.Ю. Абдуллазянова. Казань, 2023. С. 599-602.
11. Email Preference Center – URL: https://go.hginsights.com/hg-preference_center (03.11.2023)
12. Kochura I.V., Chaika M.V., Shapoval V.A. Development of the donbass mines potential on the basis of underground coal gasification // Topical Issues of Rational Use of Natural Resources 2019. Proceedings of the XV International Forum-Contest of Students and Young Researchers under the auspices of UNESCO. St. Petersburg, 2020. С. 622-632.
13. NHCL Notes. Companies Currently Using HCL Notes – URL: https://discovery.hgdata.com/product/hcl-notes (02.04.2023)
© Кортенко Л.В., Кортенко К.С., 2023.