Мы привыкли думать, что хранить все документы — значит быть законопослушным. Но правда в том, что захламленный архив опаснее пустого. В 2026 году, с учетом последних изменений в законодательстве, пора провести ревизию и безжалостно избавиться от того, что может вас утопить.
Разберем по полочкам: что можно и нужно уничтожить прямо сейчас, а что должно пылиться на полках до следующего десятилетия.
Почему “уничтожить" — это не фигура речи
Сразу предупрежу, просто выбросить документы в мусорку нельзя. Если это персональные данные, коммерческая тайна или документы с пометкой "Для служебного пользования", такое обращение может обернуться административным или даже уголовным делом .
Правильный порядок уничтожения:
1. Создайте комиссию (приказом директора)
2. Составьте опись уничтожаемых документов
3. Физически измельчите бумаги в шредере (не просто порвите, а именно измельчите до состояния, не подлежащего восстановлению)
4. Составьте акт об уничтожении
Только после этой процедуры документы официально перестают существовать.
Категория 1. Документы, которые пора отправить в шредер
🔴 Бухгалтерские документы с истекшим сроком хранения
Согласно ст. 23 НК РФ, налоговые регистры и документы для исчисления налогов нужно хранить 4 года. Но есть нюанс: этот срок отсчитывается не с даты документа, а с момента окончания налогового периода, к которому он относится .
Что можно уничтожить:
- Договоры, акты, счета-фактуры за 2020 год и ранее (если не было проверок)
- Налоговые декларации за 2019 год и ранее
- Документы по сделкам, по которым истек срок исковой давности
❗️Если по документу в течение последних 4 лет была налоговая проверка — храните его до следующей проверки.
🔴 "Мертвые" кадровые документы
Кадровики любят хранить всё. Но многие документы уже не нужны:
- Графики отпусков — хранятся 1 год после окончания срока действия
- Журналы регистрации (командировок, больничных) — часто имеют короткие сроки
- Заявления сотрудников (на отпуск, на отгулы) — после издания приказа могут быть уничтожены
🔴 Документы с персональными данными, которые уже не актуальны
С 1 сентября 2025 года действуют новые требования к обработке персональных данных. Если цель обработки достигнута, данные должны быть уничтожены.
Что подлежит уничтожению:
- Копии паспортов уволенных сотрудников (если нет законных оснований хранить)
- Анкеты соискателей, которым отказали
- Пропуска и допуски, срок действия которых истек
📌 Пометка "Для служебного пользования" — такие документы уничтожаются только шредированием, без передачи сторонним организациям .
Категория 2. Что категорически нельзя уничтожать
🟢 Документы с "вечным" сроком хранения
Некоторые бумаги придется хранить, пока существует компания:
- Учредительные документы (устав, решения о создании, изменения)
- Протоколы общих собраний участников/акционеров
- Лицензии и разрешения (даже после окончания срока)
- Документы о приватизации (если были)
🟢 Документы, подтверждающие стаж сотрудников
Это святое. Пенсионный фонд (СФР) может запросить данные за десятки лет:
- Трудовые договоры (хранятся 50/75 лет в зависимости от года)
- Личные карточки Т-2 (те же сроки)
- Приказы по личному составу (о приеме, увольнении, поощрениях)
Сроки хранения для документов, законченных делопроизводством до 2003 года — 75 лет, после — 50 лет .
🟢 Документы по "длинным" сделкам
Если у вас договор аренды на 10 лет или кредитный договор на 15 лет — все связанные документы хранятся весь срок действия + 4 года после окончания.
Категория 3. Серая зона: что вызывает споры
🟡 Электронная переписка
Переписка в мессенджерах и электронной почте формально не требует специального хранения. Но если она подтверждает условия сделок, лучше сохранять архивы минимум 4 года. Суды все чаще принимают такие доказательства .
🟡 Черновики и рабочие версии
Многие компании хранят все подряд "на всякий случай". Это ошибка. Черновики договоров, неутвержденные проекты, предварительные расчеты — создают информационный шум и могут быть использованы против вас при налоговых спорах.
Алгоритм действий на 2026 год
Шаг 1. Сверьтесь с Перечнем типовых управленческих архивных документов (Приказ Росархива № 236).
Шаг 2. Создайте экспертную комиссию
Директор, бухгалтер, кадровик, юрист — минимум 3 человека. Комиссия проводит экспертизу ценности документов и принимает решение, что уничтожить.
Шаг 3. Составьте акт о выделении к уничтожению
Это официальный документ, который защитит вас от претензий: "А почему вы уничтожили документы за 2018 год?" .
Шаг 4. Физически уничтожьте
Шредер с поперечным разрезом (cross-cut) — ваш друг. Если документов много — привлеките специализированную компанию, но обязательно контролируйте процесс лично
Шаг 5. Внедрите регулярную чистку
Не копите годами. В начале каждого года проводите ревизию документов за прошлые периоды.
Что изменилось в 2026 году
- Персональные данные — требования к уничтожению ужесточились. Если раньше можно было просто выкинуть, теперь нужно документально фиксировать факт уничтожения.
- Сроки хранения в судах — сокращены для некоторых категорий дел, что косвенно влияет и на бизнес: если у вас есть судебные документы по старым спорам, проверьте, не истек ли их срок.
- Цифровизация — всё больше документов можно хранить в электронном виде. Но для этого нужно соблюсти требования к электронной подписи и защите информации.
Вместо заключения
Архив — это не музей. Это рабочий инструмент. Хранить нужно только то, что действительно может пригодиться для налоговых проверок, судов или подтверждения прав. Всё остальное — пылесборник, который однажды может взорваться.
Проведите ревизию в 2026 году. И помните, правильно уничтоженный документ защищает лучше, чем неправильно сохраненный.
Данные актуальны на февраль 2026 года