Результат
Смысл слова "Результат" интуитивно понятен и обозначает некоторый итог деятельности. Однако есть нюансы применения данного слова для различных ситуаций. Приведем варианты трактовки этого понятия в сравнении с близким по смыслу значением из английского языка, важные для рассматриваемого вопроса.
Результат - итог (results): следствие, завершающее собою какое-либо действие, часто измеряемые или перечисляемые итоги процесса, события или деятельности.
Например:
- проведенный эксперимент дал положительный результат;
- мы ждем результатов лабораторных исследований;
- итоги проекта были впечатляющими: 2000 новых пользователей и 50 млн. дохода.
Результат - эффект (outcome): итоговый эффект, последствия от результата разрешения ситуации.
Например:
- главным результатом проекта стал полный пересмотр нашей рыночной стратегии;
- неожиданным эффектом оправдательного вердикта судебного процесса была активная дискуссия в прессе.
Результат - продукт (output): То, что производится, создаётся или генерируется системой, процессом, человеком или организацией за определенный период. Акцент на продуктивности и выпуске.
Например:
- результатом работы нашей команды в ходе проекта стало новое приложение, полностью соответствующее требованиям заказчика;
- в качестве продукта проекта мы ожидаем, что будет разработано и изготовлено электронное устройство требуемой функциональности.
Также следует помнить, что продукт не является синонимом выходных рабочих продуктов работ, выполняемых инженерной группой, в ходе получения продукта проекта.
Впервые в практике отечественной стандартизации ГОСТ Р ИСО 21502-2024 "Руководство по управлению проектами" различает и даёт определения понятиям "эффект" и "продукт проекта":
3.13 эффект (outcome): Изменение, произошедшее в результате использования продукта проекта (output).
3.14 продукт проекта (output): Совокупность материальных и нематериальных поставляемых результатов, которые представляют собой конечный результат проекта.
Синонимом для термина "выходной рабочий продукт" (выход) можно считать термин из ГОСТ Р ИСО 21502 - "поставляемый результат:"
3.9 поставляемый результат (deliverable): Уникальный и верифицируемый элемент, который должен быть создан в ходе проекта.
Исходя из предположений, которые были сделаны ранее, продукт проекта является Альфой инженерного аспекта. Согласуясь с положением национального стандарта, эффект будем трактовать, как ценность, получаемую потребителем от обладания продуктом проекта. Если ценность получена, то следует говорить об успешности продукта (Успех продукта).
Также ГОСТ Р ИСО 21502-2024 вводит понятие "Выгода":
3.2 выгода (benefit): Создаваемое преимущество, ценность или другой позитивный эффект.
В рамках изложения далее под выгодой будем понимать прибыль, доход, или другое преимущество, извлекаемое заказчиком проекта в результате выполнения проекта. Выгода, - это то, что ставится в соответствие с целью заказчика для оценки успешности, либо неуспешности проекта (Успех проекта).
Тогда трансформация результатов, порождаемых проектом, может быть представлена следующей последовательностью: Поставляемый результат >> Результат - продукт >> Результат - эффект >> Результат - выгода или
Выход >> Продукт >> Эффект >> Выгода.
Цель - Средство - Результат
С методической точки зрения важным является понимание связи между целями и результатами. И здесь стоит обратить внимание на два часто встречающихся предубеждения.
Во-первых, соотношение цели и средства, используемого для получения результата, понимается нами как выбор из совокупности готовых средств того средства, которое бы соответствовало данной цели. Представляется так, что цель и средство могли существовать сами по себе, и задача состоит лишь в том, чтобы соединить их. На самом же деле цель является целью лишь по отношению к средству.
Во-вторых, структура акта целеполагающей деятельности сводится нами к некоторому непосредственному отношению цели, средства и результата.
А на самом деле целеполагающая деятельность должна быть развернута в более сложную систему отношений:
- отношение субъективной цели и средства определения цели;
- отношенue, средства определения цели и средства ее реализации;
- отношение средства реализации и результата деятельности.
Из вышесказанного можно сделать важные выводы.
- То, к чему мы стремимся (наши намерения) влияет на выбор средств. Менее очевиден тот факт, что имеющиеся средства влияют на наш выбор целей (задач).
- Результат деятельности всегда будет отличаться от намерения, а потому цель (задача) и результат ее реализации не могут совпадать полностью. Действительный результат только в известной мере и в известных пределах оказывается "выполненной" целью.
Результаты - итог проекта
Результаты - итог (results) проекта может быть определен как состояние системы деятельности, при котором альфы, значимые для достижения цели проекта, достигли своих итоговых состояний:
- Потребитель: Потребитель удовлетворен переданным ему продуктом.
- Ценность: Потребитель приобрел возможность сформировать ценность.
- Продукт: Пригодный к использованию продукт доработан в такой степени, что признается готовым к использованию.
- Требования: В итоговый продукт внедрено достаточно требований, для того чтобы потребитель признал, что данный продукт в полной мере удовлетворяет его потребность.
- Потребитель: Потребитель удовлетворен переданным ему продуктом.
- Работа: Все работы официально закрыты и оставшиеся служебные задачи завершены.
- Заказчик: Минимальные ожидания представителей заказчика оправданы.
- Спецификация: В проекте реализовано достаточно требований и ограничений, для того чтобы заказчик признал, что проект в полной мере удовлетворяет его целям, и его можно признать завершенным.
Достижение альфами своих итоговых состояний является основанием для завершения проекта (Состояние альфы "Проект" - Проект завершен).
Возможные состояния подальфы "Результат" определяются состоятинями альф, значимых для достижения целей.
Успех продукта и успех проекта
Успех продукта фиксируется тогда, когда значимые альфы достигают следующих состояний:
- Ценность: Ценность потребителем получена.
- Продукт: Продукт эксплуатируется.
- Потребитель: Потребитель удовлетворен эксплуатацией продукта.
В свою очередь для достижения успеха проекта значимые альфы должны достичь следующих состояний:
- Цель: Цель реализована.
- Заказчик: Заказчик удовлетворен эффектами и выгодами от реализации проекта.
Между итогом проекта, успехом продукта и успехом проекта не существует однозначной причинно-следственой связи. Безусловно, результаты (итог) проекта порождает успех продукта и способствует успеху проекта. Также и успех проекта невозможен без успеха продукта. Однако обратное не всегда верно. Можно разработать и выпустить продукт, полностью соответствующий спецификации, и этот продукт не будет иметь успеха у потребителя - очень частый случай для потребительских товаров, выводимых на рынок. Или, успех продукта налицо, а выгоды заказчик проекта от этого не получил, например, по причине высокой себестоимости и низкого качества продукта. Более того, в ходе реализации проекта могут быть достигнуты не все результаты. Может быть превышен бюджет или сроки, и, тем не менее, продукт будет востребован, а заказчик при этом достигнет своих целей. Это еще усложняется тем, что достижение цели заказчика, в рамках выполнения которой выполнялся проект, обеспечивается не только рассматриваемым проектом, но и другими инициативами, а также изменением значимых факторов деловой среды со временем.
То, что безупречно выполненный проект может и не принести ожидаемых выгод заказчику, в последнее время в отрасли стало восприниматься особенно остро.
С учетом всего сказанного подавляющее большинство проектных специалистов согласны с тем, что необходимо мыслить более стратегически, сосредотачиваясь на результатах проекта для компании (выгодах). А это в свою очередь ставит на повестку дня вопрос о уместности повышения уровня мандата проекта и возможности распространения ответственности команды проекта не только за выполнение, но и за успех проекта.
Функции
Функциями, реализуемыми для достижения цели проекта и изменению состояний подальфы "Результаты", являются:
- Управление - управлять проектом.
- Контроль - контролировать ход процесса достижения запланированных результатов.
Управление
Смысл понятия, обозначаемого словом "Управление", следует пояснить.
Во-первых, управление это функция, реализуемая при организации работ по изменению альф и подальф организационного аспекта: Заказчик, Цель, Спецификация, Проект (Ресурсы, Бюджет, План, Документация, Результаты, Продукт, Риски), Команда проекта.
Во-вторых, классическое представление об управлении, заимствованное из кибернетики, предполагает выделения объекта управления (чем управляют) и управляющего субъекта (кто управляет) - контроллера, регулятора. Причем, управление, это практика контроллера. Объект управления при этом исполняет пассивную роль. Это предопределяет создание специальных органов и назначение людей, специализирующихся на управлении.
В-третьих, понятие "менеджмент", используемое в качестве синонима понятия "организационное управление", изначально имеет значение исключительно в смысле "деловое администрирование", т.е. управление работами и поставкой результатов. Организационный менеджмент не обсуждает выбор методов осуществления работ. Менеджмент, - это про производственную (операционную) логистику (рабочие центры, длительность работ, потребные ресурсы).
В-четвёртых, следует различать management и government. Если первое определяется как управление, то второе - как руководство. Руководство заключаться в создании проекта как системы деятельности и надзор за ее функционированием и достижением ею успеха.
Из сказанного выше следуют важные особенности, которые необходимо учитывать при реализации функций управления.
- В Проекте должны быть роли, обязанностью которых является управление проектом.
- Не следует пренебрегать задачами проектирования системы деятельности проекта, как организационной системы, обладающей необходимыми свойствами (роль создателя).
- Необходимо различать роли, осуществляющие руководство проектом (Спонсор, Куратор, Комитет проекта и т.п.) и менеджмента проектом (руководитель проекта, проектный менеджер, управляющий проектом и и.п.)
В соответствии с современными тенденциями в проектном управлении, роль, руководящая проектом, осуществляет стратегическое управление проектом в рамках достижения цели заказчика. Роль отвечает за соответствие проекта стратегии развития организации и за обеспечение проекта административной поддержкой, ресурсами и финансированием для его реализации. В свою очередь, менеджер проекта осуществляет тактическое управление проектом, обеспечивает достижение цели проекта и соответствие полученных результатов проекта требованиям (отвечает за управление продуктом, проектом, работами и задачами).
Управление работами происходит посредством связи альфы с рабочими продуктами и кейсами, предметами которых будут рабочие продукты для этих альф. При известном методе работ операционное менеджменте»/«управлении работами» проводится шаг (операционного) планирования: принимается решение - кому (оргзвено, назначаемое на роль) и когда (физический отрезок времени) выполнять работы по уже известному методу работы, чтобы общая продолжительность и стоимость работ по проекту создания и развития системы были минимальны. Обратите внимание, что минимизируются общая продолжительность и стоимость работ, а не продолжительность и стоимость той работы, которая планируется. Тем самым оптимизация идёт по общему плану работ, а не конкретной одной работы.
Контроль
Существующие устойчивые представления отождествляют функцию контроля с наблюдением и оценкой хода выполнения работ проекта. Контролируется, что все работы и управленческие действия выполняются в соответствии с планом проекта. Тогда все предварительно незапланированные, но выполняемые работы трактуются как отклонения от плана проекта или как реагирование на возникшие отклонения.
Однако, этого не достаточно. Следует помнить, что:
- выполнение работ по плану не равно прогрессу в решении задач;
- прогресс в решении задач не означает способность выполнить эти задачи вовремя;
- выполнение вовремя имеющихся задач, это еще не достижение цели проекта.
Смысл состоит в том, чтобы дополнительно контролировать, правильные ли у проекта задачи, учитывать временные и ресурсные ограничения и постоянно проверять, существует ли прогресс в решении запланированных задач (достижения результатов).
В соответствии с положениями ГОСТ Р 59990-2022 "Системная инженерия. Системный анализ процесса оценки и контроля проекта" контролю, оценке и анализу подлежат:
- распределение ролей, ответственности, подотчетности и полномочий персонала участвующего в проекте;
- ресурсы проекта;
- продвижение проекта;
- результаты соответствия планов фактическому состоянию проекта;
- информированность заинтересованных сторон о состоянии проекта;
- корректирующие действия или решение о перепланировании;
- согласованность проектных действий, позволяющих продвигаться от одной запланированной контрольной точки или события к следующему;
- степень достижения целей проекта.
Для получения результатов оценки и контроля проекта в общем случае реализуются следующие основные подфункции:
- определение стратегии процесса, включая методы оценки, графики работ, необходимые управленческие решения и технический анализ;
- системный анализ достижения целей и реализации планов проекта;
- анализ управленческих и операционных планов для определения их результативности и выполнимости;
- сравнение плановой и фактической (на текущий момент) стоимости проекта, анализ сроков выполнения;
- оценку распределения ролей, ответственности, подотчетности и достаточности полномочий управленческого персонала;
- оценку адекватности и пригодности ресурсов, включая инфраструктуру, персонал, финансирование, время на выполнение работ;
- оценку выполнения проекта, включая сбор данных и оценку фактических и плановых затрат, наличие материалов, получение услуг, анализ других технических данных;
- прогнозирование рисков нарушения качества, безопасности и эффективности системы, охватываемой проектом;
- организацию необходимого управления, анализа, аудита и инспекций;
- осуществление регулярных проверок критичных процессов и новых практик (технологий), своевременную корректировку планов;
- анализ результатов проверок и подготовку рекомендаций по совершенствованию проекта;
- документирование и обеспечение статуса результатов процесса оценки и контроля проекта;
- наблюдение за исполнением результатов и рекомендаций оценки и контроля проекта;
- взаимодействие с потребителем или поставщиком при возникновении необходимости внесения изменений по стоимости, времени или качеству продукта проекта;
- санкционирование продвижения проекта к следующей контрольной точке или событию (если это обосновано).
Контроль проекта осуществляется на двух уровнях:
- уровень компании;
- уровень проекта.
На уровне компании контроль проекта выполняет специально назначенная роль - контролер проекта (не входит в состав команды проекта). На уровне компании в течение проектного цикла контролируется:
- выполнение правил и норм корпоративной системы управления проектами как проектной командой, так и иными подразделениями компании;
- подача в срок отчетов проектной команды и регистрация результатов рассмотрения отчетов;
- выполнение основных проектных показателей (утвержденных показателей).
На уровне проекта должен проводиться практически ежедневный анализ всех плановых показателей (сроки, ресурсы, технические условия, качество, мониторинг событий и т.д.)