Приветствую вас, уважаемые читатели! Меня зовут Александр, и я работаю проджект-менеджером в продуктовой компании, специализирующейся на разработке цифровых B2B-сервисов в сфере финтеха. Сегодня я поделюсь нашим опытом борьбы с одной из самых коварных проблем в командной работе - потерей контекста. Мы постоянно сталкивались с ситуацией, когда принятые решения со временем «испарялись», и нам приходилось заново восстанавливать логику и обоснования, стоящие за ними. Эта проблема особенно остро проявлялась при запуске новых функций, где тесное взаимодействие продукта и маркетинга критически важно для успеха.
Истоки проблемы: хаос в фиксации договоренностей
Моя компания регулярно выводит на рынок новые функции, и практически каждый такой запуск - это результат совместных усилий команд продукта и маркетинга. Для эффективной работы нам необходим общий контекст: понимание целей, целевой аудитории и уже достигнутых соглашений. Именно здесь и начинались основные сложности.
Эволюция подходов к фиксации: от устных бесед до Google Docs
Раньше, когда маркетинг готовил анонс новой функции, им было важно не только знать, что именно выходит, но и понимать, почему это происходит. Как мы фиксировали договоренности? По сути, никак. Обсуждения проходили на встречах, часть информации оседала в комментариях к задачам в трекере, что-то терялось в чатах. Централизованной базы знаний у нас не было. Точнее, она существовала, но лишь в моей голове. Почти каждый день я слышал вопрос: «А где это зафиксировано?», особенно от новичков, которым было крайне сложно понять логику наших текущих решений.
В целом, у нас отсутствовала системность. Была лишь привычка решать вопросы оперативно - в чате, на созвоне, в комментариях к задачам. Для более масштабных договоренностей мы использовали Google Docs: планы запусков, распределение ответственности, правила взаимодействия между продуктом и маркетингом. Пока таких файлов было немного, эта система работала.
Когда Google Docs превратились в лабиринт
Проблемы начались, когда количество таких документов стало стремительно расти. Появлялись версии с похожими названиями, и было совершенно непонятно, какая из них является актуальной. Кроме того, эти документы жили отдельно от задач: команда продукта работала в одном инструменте, маркетинг - в другом, а Google Docs существовали где-то на периферии. Чтобы восстановить контекст, нужно было сначала найти нужный файл. Как вы понимаете, зачастую было проще просто спросить меня.
Ситуация напоминала бесконечные вложенные папки, где найти нужный документ было сродни поиску иголки в стоге сена.
Осознание истинной причины: не люди, а система
Поначалу мне казалось, что корень проблемы кроется в недостаточной дисциплине: нужно просто чаще напоминать о необходимости фиксировать договоренности. Мы пытались это делать - на встречах, в чатах, в личных сообщениях. Иногда это давало кратковременный эффект, но не решало проблему надолго.
Почему фиксация выпадала из рабочего процесса
Вскоре стало очевидно, что проблема не в людях. Фиксация решений просто выпадала из основного рабочего процесса. Чтобы сохранить контекст, требовалось совершить несколько лишних шагов: выйти из задач, открыть отдельный документ, сформулировать мысль таким образом, чтобы она была понятна спустя время. В моменте на это просто не хватало времени и ресурсов.
Я пришел к выводу, что если документ существует отдельно от задачи, он перестает быть частью работы. Контекст эффективен только тогда, когда он находится там же, где принимаются и исполняются решения. В той же системе, рядом с задачами. В какой-то момент это стало абсолютно очевидно.
Решение: интегрированная база знаний в таск-трекере
Мы начали активно искать способ хранить контекст непосредственно рядом с задачами. Решение нашлось внутри таск-трекера Kaiten, который мы уже использовали для ведения задач.
Преимущества документов в Kaiten
В Kaiten предусмотрен функционал «Документы», который позволяет вести базу знаний, создавать регламенты и хранить отчеты. Подобно Google Docs, этот сервис бесплатен, но ключевое отличие заключается в том, что документы живут в том же рабочем пространстве, что и задачи. Если вы работаете над запуском функции, вы открываете карточку проекта и сразу видите документ с необходимым контекстом.
Мы начали использовать эти документы для кросс-функциональных задач - например, для определения ролей, правил взаимодействия между продуктом и маркетингом. Чтобы не терять связь с работой, мы добавляли ссылки на документы в карточки задач и хранили файлы в том же рабочем пространстве.
Процесс изменился: теперь решения фиксировались прямо на встречах. Если требовалось привлечь коллегу, мы оставляли комментарий и отмечали его - обсуждение оставалось рядом с решением, а не уходило в отдельный чат.
Со временем у нас появилась четкая структура. Документы раскладывались по папкам внутри рабочих пространств: отдельные - для продукта, отдельные - для маркетинга, общие - для совместных процессов. Контекст перестал разрастаться в хаотичный набор файлов.
Мы разработали единый шаблон для команд продукта и маркетинга, чтобы все участники запуска одинаково понимали, что, зачем и почему мы делаем. Кроме того, мы перестали хранить рабочие документы «в отдельном облаке». Все оказалось внутри Kaiten - там же, где команда ведет задачи и проводит обсуждения.
Что не сработало автоматически: нюансы внедрения
Внедрение документов в Kaiten не решило все проблемы мгновенно. Часть вопросов была закрыта сразу, с некоторыми пришлось разбираться отдельно.
Улучшение доступа к контексту
Быстрее всего улучшился доступ к контексту: решения перестали теряться между чатами и файлами. Если вопрос касался задачи или проекта, ответ, как правило, находился рядом - в документе в том же пространстве или по ссылке из карточки.
В документах Kaiten можно оставлять комментарии и упоминать коллег - это очень похоже на функционал Google Docs.
Что осталось неизменным и что требовало доработки
Однако дальнейшей магии не произошло. Документы не заполняются сами собой. Команде пришлось договариваться, какие решения мы вообще фиксируем. Что важно записывать сразу, а что можно оставить на уровне обсуждения. Без этих правил Документы быстро превратились бы в такой же хаотичный набор файлов, как и раньше.
Чаты по-прежнему являются частью рабочего процесса. Telegram остался основным инструментом для быстрых вопросов. Разница заключалась в другом: если обсуждение приводило к решению, его нужно было зафиксировать в документе. Первое время за этим приходилось тщательно следить.
Документы в Kaiten подходят не для всех типов информации. Например, технические спецификации с диаграммами, сложными схемами и визуальными сценариями удобнее хранить в специализированных инструментах: Figma для интерфейсов и пользовательских флоу, Miro или draw.io - для архитектурных схем и связей.
Документы в Kaiten не решили абсолютно все наши проблемы, но они устранили одну из самых болезненных - потерю контекста между задачами и обсуждениями. Они не заменили живое общение и личные договоренности. Зато они предоставили общее пространство, куда можно вернуться и быстро понять, почему мы приняли то или иное решение.
Когда интегрированные документы действительно эффективны
Подводя итог, можно выделить следующие ситуации, когда размещение документов рядом с задачами приносит максимальную пользу:
- Над продуктом работает несколько команд, и договоренности регулярно выходят за рамки одной задачи.
- Решения принимаются быстро, а возвращаться к их контексту приходится спустя недели или месяцы.
- Контекст критически важен для новых участников команды, и процесс онбординга замедляется из-за большого количества переписок и устных договоренностей.
- Задачи уже ведутся в таск-трекере, и команда проводит в нем большую часть рабочего дня.
- Есть готовность систематически фиксировать договоренности, а не полагаться на память каждого участника.
Вопросы к читателям
- Какие основные проблемы с потерей контекста возникают в вашей команде или компании?
- Какие инструменты или подходы вы используете для фиксации и хранения важных решений и договоренностей?
- Как вы оцениваете баланс между оперативностью общения в чатах и необходимостью документирования ключевых решений?