Ошибки, проблемы, решения при работе с текстами, файлами, программами
Хочу предоставить Вашему вниманию недавно написанную мной книгу под названием «Ошибки, проблемы, решения с текстами, файлами, программами». В эту статью я включила Аннотацию и Введение.
Возможно, кого-то эта информация заинтересует.
Книга написана в стиле storytelling (сторителлинг), т.е. написана в разговорном жанре. Примеры, истории раскрывают причины возникновения проблем и поиск решений при работе с текстами, программами на компьютере.
Аннотация
Если при общении с текстом или программой на компьютере возникли проблемы, то, не факт, что в этом виноваты Вы!
В проблемных ситуациях книга будет пособием по технике безопасности и оказанию первой помощи. В свободной форме описываются реально нужные и полезные вещи в виде примеров, историй, советов из жизни при работе на компьютере с текстами, файлами, программами. Вы найдете информацию, которой нет ни в одном источнике!
Не важно, в какой операционной системе или программе работаете т.к. актуальность возникновения и решения проблем за много лет не решилась, наоборот, с каждым годом обостряется. Многолетний опыт исследовательской работы поможет ответить на многие вопросы, на которые не может ответить служба поддержки Microsoft.
ВВЕДЕНИЕ
Так или иначе, работая на компьютере с разными программами, любой пользователь сталкивается с проблемами, связанных с работой компьютера, операционных систем, программ, файлов и текстов. Очень часто некому нам помочь, подсказать и объяснить тоже, а проблема до сих пор не выходит из нашей головы.
В силу специфики моей профессии более 40 лет моя работа так или иначе была посвящена решению проблем на больших и малых ЭВМ, обслуживая вычислительные центры разных организаций. Затем сама писала программы и создавала автоматизированные системы, которые до сих пор работают в очень известных организациях, а также помогала в решении проблем других разработчиков программ. Как показывает мой опыт, в большей степени возникновению проблем при работе на компьютере с программами способствует человеческий фактор:
· профессиональный опыт разработчика программ;
· наш опыт работы с программным обеспечением;
· отключение электроэнергии;
· маленький ребенок нажал на компьютере или крутой клавиатуре кнопку, пошла перезагрузка операционной системы;
· при открытии файла программа закрывается;
· нужный файл почему-то перестал открываться или сохраняться после внесения изменений…
Много различных ситуаций можно перечислить, которые мешают нам работать и сохранять нашу информацию. А самым главным в этих ситуациях является то, что во многих случаях не мы виноваты. Даже я иногда теряюсь со своим опытом работы с нештатными ситуациями. Виноваты фирмы, разработчики, которые создали этот продукт с ошибкой или правильно не прописали в инструкциях. Мы всегда опираемся на авторитет того, кто пытается решить нашу проблему, авторитет продавца компьютера, разработчика программы, операционной системы, автоматизированной системы, фирмы, бренда.
А ведь там работают люди, такие же, как и мы.
Когда разрабатывается какая-то программа или автоматизированная система, то программист — тоже человек, и не всегда может всё предусмотреть. Обычно исправляются многие ошибки и проблемы на этапах внедрения и эксплуатации, если при этом принимают участие специалисты технологического процесса, для которых создаётся данный продукт. Часто ошибки проявляются уже в процессе работы с программами, а в инструкции и документации нет объяснений и помощи в решении проблем.
В начале 90-х я принимала участие в автоматизации технологических процессов для отделений Московского СБ РФ. В то время на многих организациях часто менялось оборудование, программное обеспечение. Меня тоже это коснулось. Менялись ЭВМ, сервера, операционные системы, программная среда, языки программирования. Не успевали с одним разобраться, как надо было перейти на другое, так как предыдущее оборудование и программное обеспечение не справлялось с объёмом обрабатываемой информации и её хранением.
При написании программ для «Автоматизированной системы учета и отчетности для отделений Московского СБ РФ» возникла ситуация, при которой шли неправильные расчеты и передача данных. Я просидела над проблемой почти весь рабочий день, не могла найти ошибку. В конце рабочего дня ко мне подошла руководитель группы, чтобы узнать, как продвигается работа. Услышав о моей проблеме, она мне сказала: «Если сидите больше двух часов над решением проблем, возникающих в процессе работы, значит проблема не в Вас, а в той программной среде, в которой работаете».
В качестве примера можно взять программу Microsoft Word, которая является одной из часто используемых программ. Возникающие проблемы при подготовке текстов для докладов, отчетов, инструкций, презентаций, дипломов и т.д. тратят наше время и нервы.
Первая моя встреча с Microsoft Word произошла в 1997 году, когда делала таблицу соответствия для перехода всех банков и ЦБ РФ на международный план счетов, а с проблемами при работе с этой программой столкнулась в конце 1999 года уже в другой организации.
У оператора при подготовке на компьютере большого и сложного документа с таблицами и формулами закрылась программа, а файл исчез из папки. Работа нескольких дней пропала, и теперь надо заново набивать текст. У сотрудницы была истерика. Пока её коллеги успокаивали и поили водой, я попробовала поискать хоть какие-нибудь следы. Найдя временный файл за предыдущий день, восстановила часть работы.
С того момента я серьёзно занялась решением проблем при работе с Microsoft Word и другими программами, а их оказалось не мало. И только огромный полигон для испытаний в обработке маленьких и больших, простых и сложных документов помогли получить опыт работы с проблемами и создать правила работы на компьютере с файлами и программами. Мой полигон испытаний состоит не из одной тысячи документов, а из сотни тысяч документов, которые обрабатывались за год в моем подразделении.
Накопив большой опыт в работе с проблемами, возникающими с различными программами, поделюсь своими методиками анализа ситуаций, систематизацией ошибок и решениями часто возникающих проблем. На примерах работы с Microsoft Word и другими программами ответим на вопросы «Кто виноват?» и «Что делать?».
Работая в разных операционных системах и с разными программами, я поняла, что каждая система диктует свои правила работы с файлами, областями для пользователя и системных временных файлов, подключенных или взятых по умолчанию параметров настройки программ и систем. Часто пользователи таких мощных систем, как UNIX, Windows и возможно Linux, даже не подозревают о существовании правил, проблем или чаще всего забывают об этом.
Если в операционной системе UNIX, работая с большими массивами данных, файлами, не следить за областью, где копятся временные файлы для операционной системы и пользователя, то система сама расчищает себе пространство для новых данных, она удаляет файлы пользователя, которые были записаны ранее.
Если в Windows не следить за наличием свободной памяти на компьютере и большим накоплением временных файлов и файлов пользователя, то это грозит медленной работой операционной системы, программ и потерей текущей информации.
Ещё раз повторюсь, через меня прошла не одна сотня тысяч документов, подготовленных в Microsoft Word, распознанных в ABBYY FineReader, полученных от разных пользователей и организаций на обработку в электронном виде. Документы поступали на бумаге, дисках, по электронной почте. Анализируя ошибки в тексте и проблемы в работе с большими документами и файлами, я выработала свою систему подхода к решению технологических вопросов.
Систематизировав повторяющиеся ошибки в тексте после распознавания отсканированных и обработанных операторами документов, были написаны макросы, которые запускались в Microsoft Word, что облегчало работу при исправлении и проверке текстов.
При подготовке текстов больших объемов часто возникают проблемы по сохранению информации, что повлекло к написанию технологической инструкции для операторов, где по шагам описаны действия по работе с документами, программами и файлами.
В данной работе описаны проблемы не только с файлами и текстами, но и с работой других программ. Прежде, чем показать проблемы и их решения, надо внимательно изучить все причины их возникновения. Многие проблемы возникают не по одной причине, а сразу по нескольким.
Структура написанной книги разделена на несколько частей, каждая из которых посвящена определенной тематике для решения многих проблем. При рассмотрении различных вопросов будут приводиться примеры ситуаций, предшествующих возникновению проблем.
В конце книги приведена страница «Приложение 1» для замечаний в виде таблицы из двух столбцов. Возьмите лист бумаги и ручку, разделите лист на две части. В левой части напишите все вопросы и проблемы, которые вы хотите решить или, которые будут возникать во время чтения книги. В правой части вставьте варианты ответов, которые помогут исправить ситуацию.
Первая часть посвящена вопросам возникновения проблем и причинам возникновения ошибок при работе в Microsoft Word. Все известные проблемы разделены на три категории, а вот причины не известны большому числу пользователей. Представленные для обозрения причины являются проблемой не только для Microsoft Word, но и для других программ.
Прежде, чем приступать к чтению глав, посвященных решению проблем с файлами и текстами, советую посмотреть главы в четвёртой части. Ознакомиться с настройками для временных файлов, программы Word и её Шаблоном.
Вторая часть посвящена решению проблем при работе с файлами. Представленные к рассмотрению проблемы с указанием причин будут решаться простыми и доступными способами.
В третьей части, посвященной решению проблем при работе с текстами, рассмотрим примеры, связанные с изменениями в новых версиях Windows, Office, других операционных систем и программ, а также затронем вопросы форматирования текстов, созданию макросов, т.е. тем вопросам, которые помогут облегчить нашу жизнь.
В четвертой части обратим внимание на параметры настройки программ и работу с временными файлами. При работе с любой программой самым главным является настройка или установка параметров, которые не всегда описаны в руководствах работы с программами. Часто неправильная настройка или ошибка в работе программы, о которой обычный пользователь даже не подозревает, и является потерей его многочасового труда.
А пятая часть будет немного посвящена работе с проблемами, связанными с работой программы FineReader и файлами формата *.pdf, передаче текстовой части в Microsoft Word или в другой текстовый редактор, а также рассмотрим, какие подводные камни встают на пути переброски информации. Немного затронем вопрос проблем при работе с автоматизированными системами, которые нас окружают на работе и дома.
И в заключительной части мы с Вами сделаем выводы по решению проблем, которые возникают в процессе работы с программами. А самым главным в этой истории является то, что у Вас не будет проблем с файлами, текстами, работой с разными редакторами, программами, если будете выполнять «Правила техники безопасности», которые мне помогали и помогают уже много лет в работе и сохранении всей моей информации. У меня за более, чем 40 лет работы, не было потери информации, даже в случае поломки компьютера, а это уже будет отдельная история.
Кто-то наверное скажет, что не нужно заострять внимание на Microsoft, Windows и Word, так как сейчас есть другие операционные системы, текстовые редакторы и многие другие программы, заслуживающие наше внимание. Они имеют открытые коды для пользователей и программистов, бесплатные и много других достоинств. Нет, я не собираюсь хвалить или ругать выбранные программы, операционные системы. Всё упирается в умении пользоваться выбранным вариантом. К нашему сожалению, мы не знаем уровень профессионализма программиста, создающего данную версию операционной системы, программы, не знаем какие параметры, возможности и ограничения были по умолчанию, и какие он заложил. А может заложил таймер на время использования программы, а может ограничение на количество страниц или файлов, как в демонстрационных версиях платных программ.
Сравнивая работу разных программ, я иногда не могла понять, что означают некоторые функции и параметры настройки. Я давно перестала писать программы, а документацию, книги по программированию на русском языке читать. Как переводчик обозвал какой-то термин, так он и пошел в массы, причём, многие выражения могут переводиться по-разному.
