А вы замечали, как часто сами оплачиваем то, что по закону должен компенсировать работодатель? Поездка к клиенту на своей машине, рабочие звонки с личного смартфона, покупка материалов для офиса (к примеру, бумаги для принтера) - всё это ложится на карман работника. Руководитель кивает, обещает «потом посчитать», но в день зарплаты никаких денег в качестве компенсации нет. Разбираемся, где проходит грань между доброй волей сотрудника и прямой обязанностью компании, а также как вернуть свои кровные, даже если договоренность была только на словах.
Миф о «служебном задании»: Почему бензин должен оплачивать не только водитель
Самый распространённый вид скрытой экономии на сотрудниках - использование личного транспорта в служебных целях. Менеджеры едут на встречи с инвесторами, курьеры развозят документацию, юристы мчатся в суд. Вроде бы всё по работе. Но если у вас нет служебной машины, а работодатель не компенсирует расходы на топливо и амортизацию, - это нарушение.
Статья 188 Трудового кодекса РФ прямо устанавливает: при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за износ, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Причём имуществом считается не только автомобиль, но и телефон, ноутбук, инструменты - всё, что принадлежит работнику и используется для нужд компании.
Согласно разъяснениям Роструда (Письмо от 5 февраля 2025 г. №ПГ/00849-6-1), если работодатель не обеспечил вас транспортом, но вы с его согласия используете свой, компания обязана платить. Размер компенсации должен быть определён письменным соглашением сторон. Но даже если соглашения нет, но начальник знал, что вы ездите на своей машине, и не запрещал этого, — долг за ним всё равно остаётся.
Довольно часто работодатели отмахиваются: «В трудовом договоре это не прописано». Однако суды всё чаще встают на сторону работников, даже при отсутствии официальных бумаг.
Яркий пример - дело, рассмотренное в 2025 году. Торговый представитель уволился из компании и потребовал компенсацию за бензин и сотовую связь, которые оплачивал три месяца. В трудовом договоре значилась лишь надбавка 15% за разъездной характер, а про бензин ни слова. Работодатель был уверен в своей правоте, но работник предоставил в суд электронную переписку. В ней бухгалтер скидывала ему авансовый отчёт по бензину с просьбой подписать, а руководитель присылал путевые листы с пометкой «чеки за бензин собираем». Этого оказалось достаточно: суд взыскал с компании и 22 тысячи рублей расходов, и моральный вред.
Рабочие звонки с личного смартфона
Вторая по популярности история - использование личного телефона и мессенджеров. рабочие звонки после 18:00, съёмка видео для отчётов на личную камеру/телефон. Согласно ст. 188 Трудового кодекса РФ, это тоже использование личного имущества.
Работодатель не вправе требовать от вас использования личного мобильного телефона в рабочих целях без компенсации. Если ваша работа подразумевает постоянные звонки (менеджеры по продажам, курьеры, водители), компания обязана либо выдать сим-карту с корпоративным тарифом, либо доплачивать за использование вашего номера.
Свои вопросы, требующие юридической помощи, можете обсудить по тел.☎️ +78001014638 бесплатной консультации
Офисные нужды за счёт работника
Классическая ситуация: начальник просит купить бумагу для принтера, воду в кулер или «что-нибудь к чаю» за свои деньги, обещая вернуть в пятницу. Пятница проходит, и выясняется, что «бухгалтерия против» или «нет свободных средств».
Эти ситуации также регулируются статьей 188 Трудового кодекса РФ. Возмещение расходов производится, если покупка товаров обусловлена интересами организации и производилась с согласия работодателя. Но здесь важно правило: письменная форма. В судебной практике (например, Определение Шестого кассационного суда от 12.09.2024) отказ во взыскании таких расходов часто связан с тем, что работник не может доказать факт согласования трат с руководством.
Как закон защищает ваш кошелёк
Итак, как действовать, чтобы не оказаться в роли спонсора родной компании?
1. Требуйте письменное распоряжение. Самый надёжный способ заключить с работодателем дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём нужно прописать:
- Какое имущество вы используете (автомобиль, телефон, инструменты).
- Размер компенсации за износ (амортизацию).
- Порядок возмещения эксплуатационных расходов (бензин, связь, запчасти, мойка).
Размер компенсации законом не ограничен (в отличие от налогообложения, где для бухгалтерии есть лимиты), и определяется исключительно вашей договоренностью. Работодатель может установить единую сумму, а может платить по факту на основе чеков.
4 незаконных требования работодателя, с которыми может столкнуться каждый
2. Фиксируйте факт использования.
Даже если письменного соглашения нет, создавайте доказательства.
- Для машины ведите путевые листы или просто записывайте маршруты. Наличие оформленного путевого листа не обязательное условие для выплаты, но он сильно упрощает доказывание. Подойдут и любые документы, подтверждающие пробег и служебный характер поездки.
- Для использования личного смартфона: скриншоты переписок с коллегами и клиентами в рабочее время, детализация звонков.
3. Собирайте чеки.
Компенсация ГСМ или покупки материалов невозможна без подтверждения расходов. Более того, работодатель должен располагать копиями документов, подтверждающих ваше право собственности на транспортное средство и ваши траты
Поддержите канал - ставьте лайк 👍, пишите комментарии и подписывайтесь, так алгоритм Дзен поймёт, что мои статьи вам интересны и будет больше давать их в рекомендациях.