Для оформления служебной поездки требуется документальное оформление. Это необходимо организации для отчётности перед налоговыми органами, а сотруднику — для получения компенсации понесённых расходов. Одним из возможных документов является командировочное удостоверение, в котором фиксируется факт нахождения работника в деловой командировке и выполнения им служебных задач.
Начиная с 2015 года данный документ не представляет собой обязательное требование, однако многие компании продолжают его применять для упрощения внутреннего учёта. В материале разъясняется, актуальность командировочного удостоверения в 2025 году, процедура его составления и возможные альтернативы.
Понятие командировочного удостоверения
Командировочное удостоверение — это отчётный документ, служащий подтверждением направления сотрудника в служебную командировку по распоряжению руководства. В нём отражаются основные данные о поездке: субъект, сроки, место и цель направления.
Документ также именуется командировочным листом. Его оформляет специалист отдела кадров или бухгалтерии на основании изданного приказа о командировании. Каждое выданное удостоверение подлежит учёту в специальном журнале регистрации. На его основании бухгалтерия вправе учитывать и возмещать командировочные расходы.
С 2015 года командировочное удостоверение утратило статус обязательного документа (постановление Правительства РФ №1595 от 29 декабря 2014 года) — теперь решение о его использовании для учётных целей принимает каждая организация самостоятельно. Факт командировки может быть подтверждён приказом о направлении или служебной запиской, а расходы — договором аренды жилья и проездными билетами.
Оформление командировочного удостоверения
Существует рекомендованная унифицированная форма — №Т-10. Организация вправе использовать её или разработать собственный образец командировочного листа. Типовая форма рассчитана на две стороны: на первой фиксируется основная информация о предстоящей командировке, на второй — данные о фактических перемещениях работника.
Заполнение лицевой стороны
Лицевая сторона заполняется до отъезда. В неё вносятся следующие сведения:
- Полное наименование организации-работодателя.
- Номер и дата приказа о командировке, на основании которого выдаётся удостоверение.
- Фамилия, имя, отчество командированного сотрудника, его табельный номер, занимаемая должность и подразделение.
- Место назначения — страна, населённый пункт и наименование принимающей организации.
- Цель поездки.
- Период командировки — указывается в календарных днях, без учёта времени на дорогу.
- Паспортные данные командированного лица.
Удостоверение печатается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и передаётся сотруднику, который обязан иметь его при себе в течение всей поездки.
Заполнение оборотной стороны
Вторую сторону документа заполняют непосредственно в ходе командировки — там фиксируются даты прибытия в пункт назначения и выбытия оттуда.
В первом блоке указываются дата отъезда сотрудника и дата его прибытия в принимающую организацию. Эти данные должны быть заверены подписью и печатью сотрудника отдела кадров или бухгалтерии обеих сторон. Если командировка предполагает один пункт назначения, то во втором блоке принимающая сторона фиксирует дату отъезда работника, а по возвращении на постоянное место работы оформляется дата прибытия.
Если сотрудник направляется не в конкретную организацию, а, например, для встречи с частным лицом, отметки о прибытии и выбытии могут быть сделаны в администрации отеля или местной администрации.
Действия по окончании командировки
После возвращения сотрудник обязан сдать удостоверение в отдел кадров или бухгалтерию. Там проставляется отметка о возвращении, а также ставятся подпись непосредственного руководителя и печать организации. К командировочному листу приобщаются приказ о направлении в поездку и все документы, подтверждающие расходы (билеты, чеки, квитанции). Бухгалтерия проверяет комплектность и правильность оформления документов, после чего производится расчёт и выплата компенсации.
Сроки обязательного хранения командировочного удостоверения законодательно не определены. При его использовании организацией рекомендуется руководствоваться общими правилами хранения документов — например, в течение 5 лет после завершения командировки.
Распространённые вопросы
Отменено ли командировочное удостоверение?
Да, отменено. С 8 января 2015 года его обязательное оформление не требуется (постановление Правительства РФ №1595 от 29 декабря 2014 года), однако компания может продолжать его применять для внутреннего учёта по собственному усмотрению.
Является ли командировочное удостоверение обязательным документом в 2025 году?
Нет, не является. Для оформления командировки достаточно издать приказ о направлении и иметь документы, подтверждающие понесённые расходы.
Какие документы заменяют командировочное удостоверение?
В качестве замены могут выступать приказ о командировке и служебное задание. Порядок оформления служебных поездок должен быть подробно регламентирован во внутренних документах компании.
Какие документы необходимы для подтверждения факта командировки?
Факт командировки подтверждается приказом о направлении в служебную поездку и документами, Substantiрующими расходы — проездными билетами, чеками и квитанциями на проживание и транспорт.
Форма командировочного удостоверения: образец 2025
Скачать: Командировочное удостоверение_унифицированная форма N T-10
Форма приказа о направлении работника в командировку: образец 2025
Скачать: Приказ о направлении работника в командировку 2025_унифицированная форма N T-9