В статье Отчет из программы для АНО, НКО и ЦСО был подробно написан как создать отчет. Отчет представлен в виде таблицы на 2 листах в EXCEL. 1 Лист – Люди, которые получают услуги, 2 Лист – Услуги. Но в этой статье опишем как можно получить эти же данные другим способ и сделать сравнение. В предыдущей статье мы из EXCEL взяли эти 2 листа и снова их покажем.
1 Лист Люди
2 Лист Услуги
Каким способом можно этот отчет проверить и получить такие же данные другим способом отображения. Снова заходим в программу СSO.exe или PPU.exe Программа учета оказанных услуг ЦСО, НКО и АНО Вы уже должны иметь базу клиентов и услуг…
Ссылка на описание установки и как работать с программой (формат WORD) https://disk.yandex.ru/i/gVlNGsS82SURbA
Ссылка на описание установки и как работать с программой (формат PDF) https://disk.yandex.ru/i/uaGpZzfh6BEROQ
Главная страница программы
Заходим в верхнее МЕНЮ и выбираем пункт Отчеты На экран появляется вот такое окно со спускающими пунктами МЕНЮ Выбираем пункт МЕНЮ Отчет по получателям (3 сверху) Левой клавишей мышки нажимаем на этот пункт МЕНЮ (строчка Отчет по получателям)
Появляется вот такое окно. В окне в специальной таблице перечислены Фамилии клиентов. Некоторые данные выводятся над таблицей. Здесь можно осуществить фильтр (сделать выборку – можете потренироваться). Рядом слева и справа и под таблицей находятся кнопки различной направленности работы с таблицей.
Выбираем первую кнопку с левого бока от таблицы. На кнопке иконка фильтра (выборки). Подводим к этой кнопке курсор мыши и нажимаем левой клавишей мыши. Если необходимо Вы можете вывести список по алфавиту (значок АЯ со стрелкой). Появляется окно с приглашением - сделать выборку по представленным реквизитам. В нашем случае мы делаем фильтр (выборку) по периоду услуг. Выбираем необходимый период услуг. В окне в поле периода услуг уже указаны данные, которые представлены в качестве примера. Вы можете указать другой период, а также задействовать другие поля и указатели Вам необходимые.
Нажимаем кнопку Ввод. Как примечание: Вы также можете и не задействовать фильтр (выборки). Отчет будет создан по всем клиентам в таблице. Появляется вот такое окно с записями (клиентами)
СОЗДАЕМ ОТЧЕТ. Для этого выбираем третью кнопку с права снизу под таблицей (На кнопке иконка EXCEL). Когда подведете курсор мыши к этой иконке, то внизу появится подсказка Экспорт в EXCEL Общий отчет. Левой клавишей мыши нажимаем на эту кнопку. Проходим ряд приглашений и запросов к действиям (1 статья - Отчет из программы для АНО, НКО и ЦСО) и получаем отчет. Таким способом создаем табличный отчет для понимания большинства пользователей программы (2 листа приведены выше). Но можно этот отчет проявить другим способом – графическим в EXCEL и специальными графиками. Можно этот отчет вывести в WORD. В некоторых случаях эти способы надо подтверждать этим отчетом.
Предоставляем графический способ. Для этого левой клавишей нажмем на кнопку ГР (см. предыдущее фото). На экран появляется вот такое окно, где кроме таблицы с клиентами создается график (График показателей в ОСНОВНОЙ БАЗЕ). График представляет гистограмму горизонтального типа.
В рисунке графика показаны какие услуги получают клиенты, которые указаны в таблице согласно фильтру (выборки) Показаны Услуги по организациям и Услуги без организаций. Просмотрим этот график более подробно. Сам график не раскрывается на весь экран (не масштабируется), но его скопируем и вытащим на весь экран. Под графиком находятся кнопки. Есть кнопка Копировать. Левой клавишей мыши нажимаем на эту кнопку и копируем график в буфер обмена. Затем вставляем его на следующую страницу в WORD или в другое удобное приложение для просмотра. Появится сообщение что копия создана.
В нашем случае демонстрируем этот график на страницу WORD. Сделаем вставку и появится вот такое окно. Расширяем его размер на страницу. На графике видны услуги, которые оказаны по Организациям и просто не учитывая организаций (Услуги без организаций).
Про все данные, которые описывает это график указывать не будем (Сами можете поработать). Рассмотрим в качестве примера Частичную оплату гарантированных услуг 30% и Полную оплату дополнительных услуг. На графике в конце столбика (30%) видны данные, которые указывают сколько человек получили услуги 1, дней 5, услуг 5, сумма 315,38 и специалистов, оказавших услуги 1 (подраздел Услуги без организаций, в подразделе Услуги по организациям определите сами). В таком же порядке указаны данные и для всех линий столбцов диаграммы. Для Полной оплаты (Д – дополнительные услуги) можете понять сами. График наглядно показывает анализ обслуживания этих 9 человек(клиентов) не прибегая к табличному понятию. Это очень удобно быстро осознать состояние обслуживания людей (клиентов). Дальше (График в программе), нажимаем левой клавишей мышки на зеленые полоски графика (Можете поработать). Выбираем зеленый столбец напротив 30% (это делаем в программе) Услуги без организаций. Появляется вот такое окно с Меню выбора.
Здесь можно выбрать любой пункт, но выберем 7- Все услуги. Если хотите выбрать с помощью клавиши ENTER (ввод), то с помощью клавиш вверх-вниз выбираем этот пункт. Лучше это сделать с помощью манипулятора мышь. Нажимаем на этот пункт и через некоторое время появится окно с графиком, на котором показаны столбцы Получ.–Услуги. Внизу под ними указаны услуги.
Легко перемещаемся по ним и справа в маленьком окне появляется информация-параметры по каждому столбцу. Внимательно вчитываемся и делаем выводы. График не масштабируется. Окно с графиками можно перемещать. Его отдельно можно скопировать и вставить на страницу. Если этой информации недостаточно, то под столбцами есть кнопка Таблица. Нажимаем на эту кнопку и в окне редактора появляется информация по столбцам. Окно редактора переместили вправо что было видны все изображения. В редакторе показаны какие услуги, их количество и другие показатели. Не сложно разобраться. Главное понять, что это для всех столбцов на графике. Это таблицу если есть в этом необходимость можно отредактировать и вместе графиками сохранить в файл. Можно сделать презентацию или понять необходимость сделать математический анализ для осуществления создать необходимый вывод услуг, который будет выведен в итог обслуживания получателей (клиентов).
Если хотите узнать кто получает услуги, нажмите на столбец и также будет выведено окно редактора с получателями (клиентами). Это таблицу если есть в этом необходимость можно отредактировать и вместе графиками сохранить в файл. Можно эту таблицу потом добавить к предыдущей таблице с графиками для дальнейшего анализа. Внизу представлено это окно. Для удобства что бы было видны другие изображения немного переместили график вниз и уменьшили шрифт в редакторе просмотра (можете сами это попробовать).
Чтобы понять кто получает услуги, можно из меню выбрать 1 пункт Вывод на экран в виде текста. Такое же направление работы проводим и по Услуги по организациям. Также выбираем 30 % и выполняем всю последовательность выбора решений. Сохраняем. Выбираем Полная оплата(Д) и выполняем всю последовательность выбора решений. Весь этот процесс работы просто необходим для сравнения и понятия отчета, который сводится в таблицу Люди и Услуги. Другой способ – это Акт сдачи. Выбираем из Меню пункт 3 – Вывод в WORD. Задействуем этот пункт и в WORD создаются таблицы с услугами, суммами и тарифами.
Для 30% Услуги без организаций Для 30% Услуги по организациям
Здесь можно внимательно просмотреть какие услуги были оказаны, тарифы и стоимость услуг. Складываем стоимость услуги 2.5 (по организациям и без организаций) 251.28+62.82=314,10 Эта сумма отображается в отчете на 2 Листе отчета (приведен выше) при просмотре столбца (колонки) 30 % сумма. Но эти акты выполняются из графика согласно выбранным столбцам(по организациям и без организаций) . Если же необходимо выдать полностью Акт сдачи 30%, в независимости от столбцов (по организациям и без организаций) на графике, то необходимо нажать на кнопку с иконкой диаграммы после кнопки с иконкой WORD. Закрываем график если он открыт и нажимаем на кнопку с иконкой диаграммы. Если нет, сразу вводим в действие эту кнопку. Получается вот такой вид.
Скопируем этот график в буфер обмена и рассмотрим его. На графике в конце столбика (30%) видны данные, которые указывают сколько человек получили услуги 1, дней 6, услуг 6, сумма 378,18 и специалистов, оказавших услуги 1. В строку могут добавиться организации если по ним оказали услуги 1. В таком же порядке указаны данные и для всех линий столбцов диаграммы. Для Полной оплаты (Д – дополнительные услуги) можете понять сами. Под графиком можно нажать кнопку Таблица и получить вот такую информацию в текстовом режиме
Дальше. Выбираем 30% и нажимаем на этот столбец (График в программе).
Появляется Меню приглашений и выбора. В меню появляется еще один пункт 4 – Организации (если есть организации). Меню выбора не масштабируется и не передвигается. В этом Меню также с помощью курсора вниз-вверх можно передвигаться и выбирать тот пункт и то решение, которое необходимо.
Выбираем пункт 3 – Вывод в WORD. Вводим его в действие.
Полученный Акт сдачи выглядит так.
Сумма 378,18 прописана в отчете на 1 Лист – Люди 30% (приведен выше) Такое же действие надо проделать Полная оплата (Д) - дополнительные услуги. Есть еще один способ показать данные отчета и дополнить его. Выбираем пункт 2 – Вывод в EXCEL Происходит вывод (экспорт) данных в EXCEL. В файле 3 листа. Можно внимательно просмотреть все 3. Выберем 2 лист Графики
Здесь подробно наблюдаем соответствие данных с данными отчета. На листах (1 и 3) показаны другие необходимые данные. Для того чтобы определить даты оказания услуг, их регистрацию и другие показатели переходим на лист 3. Лист 3 (Все услуги подробно)
Из таблицы было удалено несколько колонок , которые не представляют необходимые значения. Итак, если внимательно посмотреть, то видно, что было оказано 6 услуг одному клиенту и в разные дни, что представляет соответствие графической информации. Главное понять представление графиков и сделать определенный вывод удобства графического представления и табличного понимания отчета. Графический вид представлен как помощь к табличному виду и все вместе представляют как симбиоз пониманий решений большого количества данных. Конечно, такую информацию можно вывести из первого графика, но там будут не общие данные, а по Услуги по организациям и Услуги без организации. Такой подход представления можно осуществить и по Полная оплата(Д) – дополнительные услуги. Попробуйте сами. Так что создаваемый отчет всегда можно подробно просмотреть разными способами и понять, как необходимо сделать обслуживание получателей (клиентов) и наконец отчет можно дополнить и рассмотреть, что он представляет. 1 Лист - Люди
2 Лист – Услуги
Ну вот и все. Хорошо, когда есть ограниченный набор услуг и можно в уме подсчитать все показатели и параметры и ручным способом свести в таблицу, а в будущем создать шаблон и, из месяца в месяц переписывать. А если перечень услуг меняется из месяца в месяц и увеличивается то, как быть? А если количество получателей из месяца в месяц увеличивается или уменьшается? А если есть необходимо подсчитать за большой период обслуживания и по разным видам оплат и т.д. В общем динамику обслуживания получателей (клиентов) соцработниками никто еще не отменил. Вот здесь и необходимо работать с базой данных.
Если кто дочитал и понял, что к чему это уже хорошо и почетно.
Да прибудут с Вами эти знания и силы их понять и осознать.
Успехов!!!