Облачная бухгалтерия для нескольких юрлиц: как вести учёт группы компаний в 1С:Фреш

Если у бизнеса не одна компания, а две, три или больше — сложность учёта возрастает в разы.

Разные юрлица.

Разные системы налогообложения.

Разные расчётные счета.

Разные сотрудники с разным уровнем доступа.

И главный вопрос: как организовать учёт так, чтобы ничего не путалось и не зависело от одного человека?

Чаще всего в этот момент бизнес:

— создаёт несколько разрозненных баз в разных местах

— ведёт разные компании внутри одной общей базы

— или просто работает как привыкли, пока не начнутся сложности

Разберёмся, как на практике выстраивают учёт группы компаний в облаке — на примере 1С:Фреш.

В чём реальная сложность учёта нескольких компаний

Проблема не в количестве юрлиц. Проблема — в организации системы.

Если несколько компаний вести в одной базе, начинают смешиваться справочники:

— контрагенты

— номенклатура

— услуги

— сотрудники

Для пользователя это становится неудобно: данные перемешиваются, сложнее ориентироваться, возрастает риск ошибок.

Кроме того, выгрузить информацию только по одной компании типовыми средствами уже нельзя — часто требуется привлекать специалистов. Поэтому правильная логика — не объединять компании в одной базе, а разделять их.

Как это организовано в 1С:Фреш

1С:Фреш — это облачная версия 1С.

Главное преимущество для группы компаний — каждая организация ведётся в отдельной базе, но все базы находятся в одном личном кабинете.

Это означает:

— каждая компания работает в своей базе

— данные между компаниями не смешиваются

— все базы доступны из одного личного кабинета

— не нужно заходить на разные серверы или в разные системы

— можно добавить любое количество баз

— можно добавить от одного пользователя до полноценного отдела бухгалтерии

При этом права доступа настраиваются индивидуально:

— бухгалтер

— главный бухгалтер

— директор

— менеджеры

— предприниматель

Каждый видит только ту информацию, которая ему необходима.

Как выглядит работа на практике

Сценарий обычно такой:

1. Для каждой компании создаётся отдельная база

2. Производятся настройки базы с учётом системы налогообложения конкретной компании

3. Назначаются права доступа сотрудникам

4. Все базы управляются через единый личный кабинет

Бухгалтер работает в привычной логике 1С. Руководитель может зайти в личный кабинет и открыть нужную компанию. Без переключений между разными программами и серверами.

Что особенно ценят бухгалтеры и владельцы

Из практики чаще всего выделяют:

— единый личный кабинет для всех компаний

— возможность вести большое количество баз без ограничений

— разграничение прав доступа

— автоматические обновления законодательства

— доступ к учёту из любой точки при наличии интернета

— резервное копирование без участия пользователя

— простой интерфейс администрирования без привлечения системного администратора

Добавить пользователя, загрузить базу, проверить архивную копию — всё это можно сделать самостоятельно.

Также доступны дополнительные сервисы, например:

— 1СПарк Риски — проверка контрагентов

— 1С-Контрагент — автоматическое заполнение данных по ИНН

— 1С-Отчётность

Это позволяет сократить ручные операции и снизить риск ошибок.

А есть ли ограничения?

Единственное техническое условие — необходим интернет.

Если интернет временно отсутствует, доступ к базе невозможен. Однако в современных условиях это решается быстро: достаточно раздать интернет с мобильного устройства и продолжить работу.

Важно понимать: по функциональности облачная версия позволяет реализовать практически все типовые доработки, доступные в локальной версии.

Кому особенно подходит такой формат

— предпринимателям с несколькими ООО или ИП

— группам компаний

— бухгалтерским агентствам

— аутсорсинговым компаниям

— бизнесу, который планирует расширение

Учёт группы компаний — это про правильную организацию. Когда каждая компания ведётся отдельно, но управление происходит в одном личном кабинете, появляется прозрачность, контроль и предсказуемость.