Работа в рамках 275-ФЗ (гособоронзаказ) предъявляет к учету более жесткие требования, чем обычные государственные контракты.
Если в большинстве закупок ключевой акцент делается на исполнении обязательств, то в ГОЗ дополнительно контролируется экономическая обоснованность затрат.
Практика показывает: основные претензии при проверках связаны не с платежами, а с раздельным учетом и распределением косвенных расходов.
Ниже — методический разбор типовых ошибок и устойчивой модели учета.
1. Раздельный учет: требования и фактическая практика
Раздельный учет по ГОЗ предполагает:
- выделение доходов и расходов по каждому контракту;
- корректную классификацию прямых и косвенных затрат;
- документально подтвержденную методику распределения накладных и административных расходов;
- сопоставимость показателей по периодам.
Формальное закрепление раздельного учета в учетной политике не гарантирует его фактическое соблюдение.
Проверяющие сопоставляют текст учетной политики с реальными расчетами.
2. Прямые расходы: критерии и спорные ситуации
К прямым расходам относятся затраты, непосредственно связанные с исполнением конкретного контракта.
На практике вопросы чаще всего возникают в следующих ситуациях:
Частичная занятость сотрудников
Если сотрудник работает по нескольким контрактам, его заработная плата должна распределяться на основании:
- табелей учета рабочего времени;
- нарядов;
- производственных заданий;
- внутренних отчетов о выполненных работах.
Распределение «по проценту загрузки без документального подтверждения» повышает риск признания части затрат спорными.
Использование общего оборудования
При одновременной работе оборудования по нескольким контрактам рекомендуется:
- вести учет машино-часов;
- фиксировать загрузку по заказам;
- документально оформлять маршруты выполнения работ.
Отнесение затрат равными долями без обоснования может вызвать вопросы при проверке.
Закупка материалов партиями
При приобретении материалов «на склад» важно обеспечить:
- учет движения материалов;
- выдачу под конкретный заказ (требования-накладные, лимитно-заборные карты);
- корректное отражение остатков.
Отсутствие привязки к заказу осложняет доказуемость прямых расходов.
3. Накладные расходы: выбор базы распределения
Накладные (общепроизводственные) расходы распределяются между контрактами на основании утвержденной методики.
Методика должна быть:
- закреплена в учетной политике;
- экономически обоснована;
- применяться последовательно;
- документально подтверждаться расчетами.
Типовые базы распределения
- Фонд оплаты труда производственного персонала
- Машино-часы
- Прямые затраты
- Объем выпуска продукции
Выбор базы должен отражать реальную структуру производственного процесса.
Пример распределения накладных расходов
Общепроизводственные расходы за месяц — 3 600 000 руб.
ФОТ производственного персонала:
- Контракт А — 4 800 000 руб. (40%)
- Контракт Б — 3 600 000 руб. (30%)
- Контракт В — 3 600 000 руб. (30%)
Распределение:
- Контракт А — 1 440 000 руб.
- Контракт Б — 1 080 000 руб.
- Контракт В — 1 080 000 руб.
При проверке анализируется:
- корректность расчета долей;
- стабильность базы в динамике;
- соответствие учетной политике;
- обоснованность отклонений по периодам.
4. Административно-управленческие расходы
Административные расходы — одна из наиболее чувствительных категорий.
При их распределении важно:
- определить состав расходов;
- закрепить критерии включения;
- выбрать базу распределения;
- обеспечить сопоставимость по периодам.
Типовые базы:
- выручка по контрактам;
- объем работ;
- прямые затраты.
Резкие отклонения в доле административных расходов по одному контракту требуют документального объяснения.
5. Несоответствие учетной политики и фактического учета
На практике часто выявляется ситуация, когда:
- учетная политика предусматривает одну базу распределения;
- фактически применяется другая.
Даже если расчеты экономически логичны, формальное несоответствие является основанием для претензий.
Методика должна быть либо приведена в соответствие с практикой, либо официально изменена с начала отчетного периода.
6. Использование Excel при распределении затрат
Excel допустим как инструмент расчета при условии:
- фиксированной методики;
- сохранения версий расчетов;
- документального подтверждения входных данных;
- невозможности изменения формул без контроля.
Отсутствие регламента хранения расчетов повышает риск признания учета несистемным.
7. Типовые вопросы при проверке
Проверяющие обычно уточняют:
- Каким образом ведется раздельный учет?
- Какая база используется для распределения косвенных расходов?
- Почему выбрана именно эта база?
- Есть ли отклонения в динамике затрат?
- Чем подтверждается отнесение прямых расходов к контракту?
Наличие подготовленного пакета документов и расчетов существенно снижает продолжительность проверки.
8. Практические рекомендации
Для минимизации рисков рекомендуется:
- закрепить детальную методику распределения затрат в учетной политике;
- обеспечить соответствие практики тексту учетной политики;
- хранить архив расчетов по каждому периоду;
- фиксировать причины изменения структуры затрат;
- регулярно проводить внутреннюю проверку корректности распределения.
Вывод
В рамках ГОЗ ключевым фактором устойчивости является не только корректность платежей, но и системность учета.
Раздельный учет должен быть не формальным требованием, а реально функционирующей моделью распределения затрат.
Именно на этом участке чаще всего возникают риски при проверках по 275-ФЗ.
Если нужно, следующим шагом можно подготовить версию для Medium — более аналитическую и объясняющую экономическую логику контроля в ГОЗ.
