Термин «работник» юридически закреплён в трудовом законодательстве как сторона трудового договора. Согласно статье 20 ТК РФ, работник — это физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем.
Привлечение персонала зачастую оправдывается выгодой для бизнеса. Важно грамотно организовать процесс ведения кадровой документации и минимизировать возможные риски путем соблюдения всех необходимых процедур и рекомендаций.
Но не всегда документы имеют отношение к бухгалтерии, но мы с Вами ни только бухгалтерия, а комплекс. Вот почему комплексное управление этими вопросами действительно повышает шансы на успех.
Кадровые документы, которые должен иметь работодатель, в том числе ИП, при приёме сотрудников.
- Правила внутреннего трудового распорядка. В них прописывают порядок приёма, перевода и увольнения, режим работы, время для отдыха и питания, порядок и условия отпусков, меры поощрения, дисциплинарные взыскания и другие важные вопросы.
Индивидуальный предприниматель (ИП), принимающий работников, обязан разработать и утвердить Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Согласно Трудовому кодексу РФ (статья 189), ПВТР являются локальным нормативным актом, регулирующим порядок приёма и увольнения работников, режим работы, рабочее время и время отдыха, оплату труда, меры поощрения и взыскания.
- Положение о работе с персональными данными работников. В нём определяют, какие данные относятся к персональным (ФИО, пол, дата рождения, адрес, семейное положение), правила их обработки, хранения и использования.
Индивидуальному предпринимателю (ИП), принимающему на работу сотрудников, обязательно необходимо разработать и утвердить Положение о работе с персональными данными работников. Такое требование установлено Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Штатное расписание. В нём перечисляют должности, которые есть у ИП (в том числе вакантные), с размерами окладов, тарифными ставками и количеством штатных единиц.
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ, штатное расписание относится к числу обязательных документов, подтверждающих факт наличия конкретной должности в штате и уровень оплаты труда. Таким образом, если у ИП есть сотрудники, то наличие штатного расписания является обязательным требованием законодательства.
- Инструкции по охране труда. В них прописывают правила техники безопасности, которые нужно соблюдать перед началом, вовремя и в конце работы.
Индивидуальный предприниматель (ИП), принимающий на работу сотрудников, обязан разработать и утвердить инструкции по охране труда. Требование об обязательном наличии инструкций содержится в Федеральном законе № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» и Постановлении Минтруда РФ № 80 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке государственных нормативных требований охраны труда».
- График отпусков. Документ с датами основных и дополнительных оплачиваемых отпусков на будущий календарный год.
Индивидуальный предприниматель (ИП), имеющий наемных работников, обязан составлять и утверждать график отпусков. Это требование установлено статьей 123 Трудового кодекса РФ.
- Табель учёта рабочего времени. Документ учёта отработанных часов и дней, с количеством явок и неявок по каждому работнику.
Индивидуальный предприниматель (ИП), принимающий на работу сотрудников, обязан вести табель учета рабочего времени. Федеральный закон № 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» устанавливает обязанность работодателей вести учет рабочего времени своих сотрудников.
- Приказы по кадрам. Письменные распоряжения руководителя о приёме сотрудников на работу, переводе, направлении в командировку, предоставлении отпуска, увольнении.
Индивидуальный предприниматель (ИП), привлекающий на работу сотрудников, обязан оформлять и хранить кадровые приказы. статья 68 Трудового кодекса РФ. статья 72 Трудового кодекса РФ. статья 122 Трудового кодекса РФ. статья 84.1 Трудового кодекса РФ. статья 166 Трудового кодекса РФ.
- Документы о проведении спец оценки условий труда (СОУТ). ИП обязан проводить её как минимум раз в 5 лет, даже если у него всего один работник.
Индивидуальный предприниматель (ИП), привлекающий на работу сотрудников, обязан регулярно проводить специальную оценку условий труда (СОУТ) и сохранять соответствующие документы. Такая процедура предусмотрена Федеральным законом № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».