Когда говорят об учёте в компании, чаще всего вспоминают инструменты и оборудование. Перфораторы, приборы, техника — это дорого, это заметно.
А вот расходники и материалы почти всегда оказываются в «серой зоне».
Саморезы, кабель, крепёж, электроды, перчатки, диски, герметики, краска, ГСМ — они не теряются громко. Они «расходуются». И именно поэтому контроль над ними часто условный.
Но если сложить мелкие позиции за месяц — сумма оказывается совсем не мелкой.
Почему расходники сложнее, чем инструмент
Инструмент передают из рук в руки.
Его можно закрепить за ответственным.
Расходники:
- хранятся на складе,
- лежат в машинах,
- частично выдаются на объекты,
- списываются постепенно,
- иногда «берутся с запасом».
И если процесс не формализован, возникают типовые ситуации:
- никто не знает точный остаток;
- закупка делается «на глаз»;
- часть материала пропадает без фиксации;
- списания происходят задним числом.
В итоге компания не понимает реальную картину расхода.
Что меняется, если учитывать материалы системно
В Тулкипер можно вести учёт не только инструментов, но и материалов и расходников.
Это важно — потому что процессы у них разные.
Для расходников нет передачи между людьми в классическом понимании. Есть:
- пополнение (поступление на склад),
- списание (израсходовано на объекте),
- перемещение между локациями,
- остатки по складам.
И это позволяет видеть:
- текущий баланс,
- динамику расхода,
- точки перерасхода,
- регулярность закупок.
Самостоятельное списание сотрудниками
Одна из ключевых функций — возможность дать сотрудникам право списания.
То есть человек на объекте не ждёт, пока кто-то «внесёт данные позже».
Он сам фиксирует:
- что именно израсходовано,
- в каком количестве,
- на каком объекте.
Это убирает разрыв между фактическим использованием и учётом.
Конечно, это требует дисциплины. Но при правильной настройке доступов процесс становится прозрачным без лишней бюрократии.
Пополнение и контроль закупок
Когда поступают новые материалы, они фиксируются как пополнение.
В системе остаётся история:
- кто внёс,
- когда,
- в каком объёме.
В результате можно анализировать:
- сколько реально уходит в месяц,
- есть ли перерасход,
- насколько корректно планируются закупки,
- где происходят отклонения.
Это уже не просто складской список — это управленческий инструмент.
Отчёты, которые дают понимание
Toolkeeper позволяет формировать отчёты по:
- списаниям за период,
- пополнениям,
- остаткам,
- расходу по объектам/локациям.
И вот здесь начинается самое интересное.
Когда руководитель видит, что на одном объекте расход кабеля в полтора раза выше, чем на других, — это уже повод задать вопросы.
Без отчётов такие отклонения остаются незаметными.
Вывод
Контроль оборудования - это видимая часть учёта.
Контроль материалов и расходников - менее заметная, но часто более затратная зона.
Если расход не фиксируется системно, компания теряет деньги незаметно.
Возможность вести учёт материалов в Тулкипер, давать сотрудникам право списания и анализировать отчёты — это шаг от интуитивного управления к управляемой системе.
И именно расходники часто показывают, насколько в компании действительно выстроен порядок.