Как выставить счёт на оплату

Как выставить счёт на оплату: инструкция от бухгалтерской компании «Аврора»

Счёт на оплату — это документ, который фиксирует договоренность о платеже за товары, работы или услуги. Он содержит ключевые данные для перевода средств: реквизиты продавца, перечень позиций, стоимость, условия оплаты. Хотя счёт не является обязательным документом (в отличие от договора или акта), его использование упрощает расчёты и снижает риск ошибок.

Обязательные реквизиты счёта

Унифицированной формы счёта нет, но для корректности нужно указать:

• Номер и дату. Нумерация ведётся с начала календарного года. Дата — момент создания документа.
• Реквизиты сторон. Для продавца и покупателя (плательщика) — наименования, адреса, ИНН, КПП (для юрлиц). Для ИП — ФИО, адрес, ИНН.
• Банковские реквизиты продавца. Название банка, номер расчётного и корреспондентского счетов, БИК.
• Сведения о товарах/услугах. Наименование, количество, единица измерения, цена за единицу, общая сумма по позиции. Удобнее оформить в виде таблицы.
• Итоговую сумму к оплате — цифрами и прописью.
• Данные о НДС. Если продавец — плательщик НДС, нужно указать ставку и сумму налога отдельно. Если НДС не применяется (например, при УСН с доходом до 20 млн руб. в 2026 году), делается пометка «Без НДС» с указанием статьи НК РФ.
• Подписи. Для юрлица — руководителя и главного бухгалтера (или уполномоченного лица). Для ИП — собственноручная подпись. Печать не обязательна.

Как отразить НДС

Если продавец — плательщик НДС:

• В графе «Цена» можно указать стоимость с учётом НДС, а в отдельной строке «В том числе НДС» — сумму налога.
• Либо в графе «Цена» указать стоимость без НДС, а в строке «НДС» — рассчитанную сумму налога с полной стоимости.

Если НДС не применяется:

• В счёте делается пометка «Без НДС» с ссылкой на статью НК РФ (например, при освобождении от НДС или применении УСН с доходом до 20 млн руб. в 2026 году).

Способы выставления счёта

• На бумажном бланке. Подходит для разовых случаев или если контрагент требует оригинал с печатью.
• Через электронную почту. Можно отправить скан подписанного счёта или PDF-файл.
• Через CRM-систему или онлайн-кабинет банка. Многие сервисы позволяют формировать и отправлять счета электронно.
• Через ЭДО. Счёт передаётся в электронном виде с электронной подписью в формате XML.
• Через мобильные приложения. Например, самозанятые могут использовать «Мой налог».

Пошаговая инструкция

1. Указать данные покупателя: наименование (ФИО), ИНН, КПП (при наличии).
2. Проверить и заполнить сведения о продавце, включая банковские реквизиты.
3. Заполнить табличную часть: наименование товаров/услуг, количество, единица измерения, цена, сумма.
4. Учесть скидки (если есть) и рассчитать НДС (если применимо).
5. Указать итоговую сумму цифрами и прописью.
6. Присвоить документу номер, проставить дату, подписать и отправить контрагенту.

Срок действия счёта

Если срок оплаты указан в счёте, то после его истечения документ становится неактуальным. По договорённости сторон срок можно продлить, если условия сделки (цена, реквизиты и т. д.) не изменились. Если срок не указан, счёт действует до окончания действия договора.

Типичные ошибки

• Неверные реквизиты. Например, ошибка в номере расчётного счёта приведёт к тому, что платёж не поступит.
• Ошибки в расчётах. Неправильное указание суммы, НДС или итоговых значений.
• Неполное описание товара/услуги. Расплывчатые формулировки вроде «Услуги» затрудняют учёт и могут вызвать вопросы при налоговой проверке.
• Нарушение нумерации. Пропуски или дублирование номеров счетов усложняют бухгалтерский учёт.

Сообщение Как выставить счёт на оплату появились сначала на Бухгалтерская компания «Аврора».