Вы когда-нибудь задумывались, что на самом деле происходит за закрытыми дверями бухгалтерского отдела? Как выстроена работа, кто за что отвечает и, главное, что в итоге получает клиент? Меня зовут Анна Зубрилина, я руководитель компании NDS-365 и действующий бухгалтер-эксперт. Сегодня я приоткрою вам нашу внутреннюю кухню и расскажу, из чего состоит наш продукт, как мы выстраиваем работу с клиентами и почему бухгалтерия — это не просто «посчитали и сдали», а полноценное управление финансами.
Кто есть кто: структура команды, о которой вы должны знать
Когда клиент приходит к нам, за его спиной выстраивается целая система. Но при этом у него всегда есть одно окно входа — его личный операционный бухгалтер. Давайте разберем иерархию.
1. Операционный бухгалтер — ваш главный контакт
Это первый и самый важный человек для клиента. С момента подписания договора:
- Создается отдельный чат — единое пространство для всех вопросов.
- Формируется единая папка с документами, ссылками, доступом.
- Все клиенты работают по единому стандарту.
Что делает операционный бухгалтер?
✅ Обрабатывает любые запросы: «Сделайте платеж», «Нужен договор займа», «Подготовьте акт сверки».
✅ Консультирует по текущим вопросам.
✅ Контролирует весь документооборот.
✅ Если вопрос выходит за его компетенцию — поднимает его на следующий уровень (к главбуху, техническому специалисту, программисту).
Но главное: бухгалтер обязан знать всё о своем клиенте. Любой вопрос из серии «а что у нас вот здесь?» адресован ему, и он должен иметь ответ.
2. Блок «Зарплата и кадры» — отдельная вселенная
У нас это выделенный главный бухгалтер с огромным опытом. Только зарплата, только кадры, только сложные расчеты.
- Штатное расписание и кадровые документы.
- Контроль за МРОТ, отраслевыми зарплатами, соответствием законодательству.
- Расчет зарплаты, подготовка платежек и всей отчетности.
Это отдельная компетенция, которая не смешивается с текущей операционкой.
3. Главный бухгалтер — я и мои коллеги-эксперты
Мы — верхний уровень. Я лично:
- Забираю всех новых клиентов.
- Разбираю их ситуацию, определяю стратегию работы.
- Прописываю индивидуальный регламент.
- Передаю клиента операционному бухгалтеру с четкими инструкциями.
- Обеспечиваю законность учета и итоговый расчет налогов.
При запросе мы проводим ежемесячные встречи в Zoom — разбираем, что произошло в учете, отвечаем на вопросы, сверяем стратегию.
Хотите так же — с первого месяца понимать, что происходит с вашими налогами и деньгами? Напишите мне в Telegram — покажу, как выглядит наш регламент работы.
Первый месяц: как мы «вводим в должность» клиента
Самый важный этап — адаптация. Мы не просто начинаем вести учет, мы выстраиваем отношения и привычки.
Неделя 1: Сбор данных и регламент
- Собираем все доступы, логины, пароли, ключи.
- Я (или другой главбух) составляю регламент работы под конкретного клиента.
- В регламенте: даты, сроки, ответственные лица, номера телефонов, ключевые точки контроля.
Неделя 1 (продолжение): Знакомство с командой
Как будут собраны все доступы — Zoom-встреча. На ней обязательно присутствуют:
- Я (как главбух, запускающий процесс).
- Операционный бухгалтер, который будет вести клиента.
- Сам клиент.
Зачем это нужно? Чтобы бухгалтер услышал боль клиента своими ушами.
Если клиент пришел с проблемой (предыдущая бухгалтерия косячила, налоги платили в последний момент, жил в тревоге) — бухгалтер должен это прочувствовать. И сделать всё, чтобы в нашей компании такого не повторилось.
Еженедельные рассылки первого месяца
Мы не бросаем клиента после подписания. Мы ведем его за руку:
Неделя 1: Где лежат документы, какие отчеты будете получать.
- Неделя 2: Знакомство с дополнительными сервисами, партнерской программой, командой.
- Конец месяца: Первая финансовая отчетность.
Два главных отчета месяца: что получает клиент
В конце каждого месяца клиент получает два документа. Это не «бумажки для галочки», это инструменты управления.
📄 Отчет №1: О проделанной работе
В нем две ключевые части:
- Что мы сделали.
- Что мы НЕ сделали и почему.
Второй пункт — самый важный. Причины могут быть разными:
- Клиент не предоставил информацию.
- Не работает ключ ЭЦП.
- Был заблокирован счет.
- Не пришли документы от контрагентов.
Эти «зависшие» вопросы имеют свойство забываться. А через полгода они вскрываются и требуют срочного решения. Мы фиксируем их письменно, передаем ответственность клиенту и предупреждаем о последствиях, если вопрос не решить.
📊 Отчет №2: Финансовый отчет
Ключевые показатели:
- Выручка.
- Оборот по расчетному счету.
- Начисленные налоги.
- (В квартальном отчете — еще и состав затрат).
Как мы используем этот отчет на практике?
Пример: Клиент видит цифру «налог 2 миллиона рублей».
Реакция: «Ого, как много! У меня большая налоговая нагрузка, снижайте!»
Мы смотрим и говорим: «Это всего 1% от вашего оборота. Снижать дальше некуда — все документы собраны, все законно. Платить будем через 3 месяца. Просто обеспечьте эту сумму на счете».
Что происходит дальше?
- Если налог объективно низкий — клиент успокаивается и перестает паниковать.
- Если налог высокий — ищем причину. Часто это не собранные вовремя документы от поставщиков.
И здесь начинается самое интересное.
Мы не считаем налоги. Мы помогаем управлять
Я обожаю настольные игры. У меня целый шкаф коробок. И я часто сравниваю нашу работу с карточной игрой.
Представьте: у нас на руках — набор карт (инструментов):
- Отгрузки (то, что продали).
- Покупки (то, что купили у поставщиков).
- Товары на складе (то, что еще не продали).
Комбинируя эти карты, мы можем влиять на налог:
✅ Соберем все документы от поставщиков — налог снизится.
✅ Продадим товар со склада — налог может вырасти (или снизиться, в зависимости от ситуации).
✅ Сделаем правильные манипуляции с запасами — изменим финансовый результат.
И главное: мы приходим к клиенту НЕ в конце квартала, когда уже поздно что-то менять.
Мы приходим каждый месяц и говорим:
- «Смотри, на сегодня налог — такой».
- «Вот три действия, которые могут его снизить (если тебе нужна экономия)».
- «Вот два действия, которые его повысят (если тебе нужно показать прибыль для банка или инвестора)».
А дальше — выбор клиента.
У каждого предпринимателя есть стратегия. Как правило, их две:
- Стратегия «Здесь и сейчас»: Хочу минимальные налоги, но безопасно. Деньги нужны сейчас, в оборот.
- Стратегия «Рост и репутация»: Развиваю бренд, привлекаю инвестиции. Мне нужна «красивая» отчетность — без убытков, с хорошими показателями, чтобы не вредить репутации.
Мы не навязываем свое мнение. Мы подсвечиваем варианты и последствия. И помогаем принять решение, которое соответствует именно вашей реальной бизнес-стратегии.
Итог: кто мы на самом деле для наших клиентов
Если собрать всё вместе, то мы занимаем позицию младшего финансового директора или стратегического консультанта.
Мы не просто считаем налоги. Мы:
- Считаем — даем точные цифры.
- Приносим итоги — показываем, к чему привела ваша стратегия.
- Подсвечиваем — говорим о рисках и возможностях.
- Рекомендуем — предлагаем варианты: применить льготу, заплатить сотрудникам иначе, оптимизировать структуру.
- Вмешиваемся ровно настолько, насколько нужно — чтобы помочь принять правильное решение.
Мы входим в бизнес клиента ровно настолько, чтобы помочь ему стать эффективнее. И при этом оставляем право выбора за ним.
Хотите такую бухгалтерию — прозрачную, понятную и стратегическую? Пишите, будем знакомиться.