Многие компании годами ведут учет в нелицензионной версии продуктов 1С. И пока бизнес растет, продажи идут, сотрудники привыкли к системе, кажется, что все нормально.
Проблемы начинают проявляться постепенно. Сначала отчеты требуют доработок вручную. Потом перестают корректно выгружаться данные в налоговую. Затем ломаются обмены с банками или сервисами отчетности. В какой-то момент бухгалтерия начинает работать не в системе, а вокруг нее — постоянно проверяя, перепроверяя и исправляя цифры.
Самое неприятное в этой ситуации даже не юридические риски. Главный стресс — это ощущение, что учет больше не является надежной опорой бизнеса. Он превращается в слабое место, которое может подвести в любой момент.
Почему компании годами не решаются на переход
Почти всегда причина одна и та же — страх.
Руководители боятся, что переход на легальную систему приведет к остановке работы. Бухгалтеры переживают, что потеряются данные или придется заново выстраивать учет. Сотрудники не хотят переучиваться и менять привычные процессы.
В результате компания выбирает знакомый, но рискованный путь: ничего не менять и надеяться, что система протянет еще год.
Но правда в том, что со временем ситуация только ухудшается. Обновления не устанавливаются, требования законодательства меняются, форматы отчетности усложняются. И чем дольше откладывается переход, тем дороже и болезненнее он становится.
Что на самом деле происходит со старой базой
Программа, которая долго не обновляется, постепенно теряет совместимость с внешним миром. Она начинает «говорить на старом языке», который уже не понимают ни налоговые сервисы, ни банки, ни современные инструменты обмена данными.
Это приводит к тому, что сотрудники все чаще вынуждены вмешиваться вручную. Отчеты приходится исправлять, выгрузки проверять, данные сверять по нескольку раз. Ошибки становятся почти неизбежными, а вместе с ними растут риски штрафов и претензий.
При этом юридическая сторона вопроса существует отдельно. Использование нелицензионного ПО — это самостоятельный риск, который не зависит от того, насколько аккуратно ведется учет.
Как перейти без остановки бизнеса
Современный подход к миграции давно ушел от идеи «выключить старую систему и включить новую». Такой сценарий действительно опасен и практически не используется.
Гораздо эффективнее работает принцип разделения учета на два параллельных контура.
Суть в том, что текущая система продолжает использоваться для управленческих задач — продаж, складского учета, внутренней аналитики. Все процессы, к которым привыкли сотрудники, остаются без изменений, а сам бизнес продолжает работать в привычном ритме.
Одновременно запускается новая легальная система, которая отвечает исключительно за регламентированный учет и отчетность. Именно в ней формируются отчеты, ведется взаимодействие с налоговой, банками и фондами. В нее аккуратно переносятся справочники, остатки и ключевые данные, чтобы отчетность с первого дня была корректной.
Почему такая схема снижает риски до минимума
Главное преимущество подхода в том, что он не требует резких движений. Компания не ломает существующие процессы и не ставит сотрудников в стрессовую ситуацию.
Учет продолжает вестись в привычной среде, а регламентированная отчетность постепенно и безопасно переносится в новую систему. Данные передаются между контурами по настроенному регламенту, поэтому бухгалтерия получает актуальную информацию без ручных операций.
В результате переход проходит практически незаметно для бизнеса. Нет остановок, нет потери данных, нет необходимости срочно переучивать персонал.
Что меняется для компании после перехода
Самое заметное изменение — исчезает постоянное напряжение вокруг отчетности. Бухгалтерия начинает работать в системе, которая поддерживает актуальные требования законодательства и автоматически формирует корректные формы.
Сокращается объем ручной работы, уменьшается вероятность ошибок, исчезает риск внезапных проблем с проверками. Руководство получает прозрачную картину учета и понятный план дальнейшей цифровой трансформации.
При этом управленческий учет продолжает работать так, как удобно бизнесу. Компания сама решает, когда и в каком объеме переводить его в новую систему.
Почему важно не откладывать решение
Переход на легальную систему — это не разовая техническая задача, а управленческий процесс. Чем раньше он начинается, тем спокойнее и дешевле проходит.
Ожидание редко приносит пользу. За это время база устаревает еще сильнее, учет усложняется, объем данных растет. В какой-то момент переход становится вынужденным — и тогда его приходится делать в режиме паникера.
Гораздо разумнее действовать заранее, когда ситуация контролируема и можно спокойно выстроить безопасный сценарий миграции.
С чего начинается безопасный переход
Первый шаг — это не покупка лицензии и не срочная установка новой системы. Начинать нужно с анализа текущей базы.
Такой аудит позволяет понять реальное состояние учета, оценить объем работ и определить оптимальный сценарий перехода. После этого формируется пошаговый план, который учитывает особенности бизнеса и позволяет провести миграцию без остановки процессов.
Именно такой подход превращает сложную и пугающую задачу в управляемый и предсказуемый проект. Предлагаем провести экспресс-аудит вашей текущей конфигурации – просто оставьте заявку.