Розничная торговля алкоголем и табаком — одна из самых регулируемых и контролируемых государством ниш. Ошибка в учете, неправильная приемка или некорректная продажа могут стоить бизнесу десятков и сотен тысяч рублей штрафов, а иногда и приостановки деятельности. Партнер фирмы «1С» RG-Soft поделился историей, как с помощью программы «1С:Розница» помог ООО «ЧАВЕТА» перейти от ручного учета с высоким риском штрафов к стабильной и легальной системе продаж.
С какой проблемой к нам пришел клиент
К нам обратился владелец магазина, в котором учет остатков и цен велся в Excel, не было подключения к ЕГАИС, но табачная продукция была заведена в «Честный знак».
Острая боль клиента — страх ошибок и непонимание, как выстроить учет так, чтобы он был законным, понятным и не перегружал персонал.
Почему стандартное «подключение 1С» здесь не работает?
Без выстроенных бизнес-процессов и регламентов кассиры продолжат ошибаться, остатки будут «расходиться», а собственник продолжит заниматься ручным контролем.
Когда нет четкого представления, как происходит приемка и реализация товара, недостаточно установить программу, «подключить галочки» ЕГАИС и маркировки. Поэтому мы подошли к проекту как к внедрению системы управления магазином, а не как к настройке программы.
Наше решение
Мы реализовали внедрение «1С:Розницы» под ключ. Полностью адаптировали программу под торговлю алкоголем и табаком, с фокусом на решении таких задач, как:
- соответствие законодательству;
- стабильная работа касс;
- минимизация влияния человеческого фактора;
- удобство для собственника и персонала.
Какие бизнес-процессы мы выстроили
В рамках проекта мы формализовали и автоматизировали все ключевые операции магазина: от закупки и приемки алкоголя и табака через ЕГАИС и «Честный знак» до корректной продажи на кассе. Мы выстроили процессы управления остатками, кассовые операции, закрытие смен, а также внедрили систему контроля регуляторных требований и дисконтных программ.
Каждый процесс был описан, настроен в 1С и отработан на практике.
Как проходило внедрение
1. Создали технический фундамент
Работа началась с создания надежной технической основы. Мы взяли на себя все сложные подготовительные работы: подключили и проверили интеграцию с ЕГАИС и ГИС МТ, настроили усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП), УТМ и защищенные носители, протестировали все оборудование и обеспечили стабильный обмен данными с государственными системами.
Клиенту не пришлось разбираться в технических деталях.
2. Настроили 1С под реальные бизнес-процессы магазина
Далее мы настроили «1С:Розницу» под процессы конкретного магазина, а не по шаблонной инструкции. Это включило в себя разделение номенклатуры по категориям, настройку ролей и прав доступа для разных пользователей, а также адаптацию системы для безошибочной работы с алкоголем и маркировкой.
В результате касса осталась простой, а учет — строгим.
3. Автоматизировали приемку алкоголя через ЕГАИС
Особое внимание мы уделили автоматизации приемки алкоголя через ЕГАИС. Теперь накладные загружаются напрямую из системы, «1С:Розница» автоматически сопоставляет данные, корректно фиксирует акцизные марки, а любые расхождения обрабатываются по четкому регламенту без хаоса и ручных правок.
Приемка стала быстрой, понятной и контролируемой.
4. Обеспечили легальную продажу алкоголя
Для обеспечения легальной продажи мы настроили процесс, при котором сканирование товара и акцизной марки на кассе автоматически приводит к передаче данных в ЕГАИС и корректному списанию остатков.
Кассир просто продает — система сама следит за законностью.
5. Настроили полный цикл работы с табачной маркировкой
Аналогичным образом был выстроен полный цикл работы с маркировкой табачной продукции. Система принимает УПД с кодами маркировки, загружает и проверяет коды Data Matrix, разрешает к продаже только товары с валидными кодами и автоматически выводит их из оборота при продаже.
Продажа нелегального или неправильно оформленного товара стала невозможной физически.
6. Обучили персонал и закрепили правила
Завершающим этапом стало комплексное обучение персонала и закрепление новых правил. Мы обучили кассиров и администратора, разобрали типовые ошибки и пути их решения, составили понятные регламенты и подготовили обучающие видеоролики на основе работы конкретного магазина. Это значительно снизило зависимость бизнеса от конкретных сотрудников и сделало магазин по-настоящему управляемым.
Магазин стал управляемым, а не «ручным», снизилась зависимость бизнеса от конкретных сотрудников.
Что получил клиент в итоге
В результате клиент получил не просто новую программу учета, а комплексную систему, обеспечивающую финансовую и юридическую безопасность. Бизнес теперь полностью соответствует требованиям законодательства, что сводит к минимуму риски штрафов и блокировок и гарантирует готовность к любым проверкам.
Появился полный контроль и прозрачность: владелец в любой момент видит реальные остатки, данные в 1С, ЕГАИС и «Честном знаке» полностью совпадают, а движение товара стало абсолютно понятным.
Операционная деятельность обрела стабильность: приемка товара занимает минимум времени, работа на кассе стала проще и быстрее, а количество ошибок персонала свелось к минимуму.
Главный итог — клиент получил спокойствие и уверенный контроль над своим бизнесом. Система теперь работает за сотрудников, обеспечивая полное соответствие закону, а владелец может сосредоточиться на развитии, а не на ежедневном «тушении пожаров».
Почему клиенты выбирают нас
- Мы специализируемся на автоматизации торговли алкоголем и маркированной продукцией.
- Обладаем практическими знаниями требований ЕГАИС и «Честного знака».
- Внедряем под ключ — от инфраструктуры до обучения.
- Говорим с бизнесом, а не только с IT.
Если вы хотите легально продавать алкоголь и табак без страха штрафов и постоянного контроля — мы готовы реализовать внедрение «1С:Розницы» с учетом специфики вашего бизнеса
Проект выполнен компанией RG-Soft.
Связаться с исполнителем или оставить заявку на бесплатную консультацию вы можете на сайте torg.1c.
_____________
Следите за новостями 1С и торговли в нашем Telegram-каналe