Представьте: у вас шесть каналов продаж — сайт, маркетплейсы, опт, розница. В карточке заказа 30-40 статусов. Менеджер открывает документ и думает: «Куда мне его сейчас двинуть?» Фильтрует по каналу, ищет свой статус, вспоминает следующий шаг. Ошибается. Разбирается с коллегами.
Именно так работали многие наши пользователи до появления нового инструмента — бизнес-процессов. Я хочу показать, как он устроен, как настраивается и чем отличается от сценариев, которые в МойСклад уже давно.
По материалам стрима с менеджером МоегоСклада Андреем Володиным
Откуда берётся хаос в заказах
Возьмём простой пример — заказ с сайта. На первый взгляд ничего сложного. Но если пройти по нему шаг за шагом, картина другая.
Заказ пришёл. Менеджер должен взять его в работу, связаться с клиентом, согласовать позиции, уточнить адрес доставки. Если нужна скидка — согласовать с руководителем. Если товара нет в наличии — передать в закупки. Выставить ссылку на оплату. Через три дня проверить, оплатил ли клиент. Уточнить в бухгалтерии. Передать на сборку. Создать документ отгрузки. Передать в доставку. Закрыть сделку.
Это один канал продаж. Один маршрут. А когда их шесть — у каждого своя цепочка, свои участники, свои этапы. Сотрудник смотрит на список из сорока статусов и гадает.
Бизнес-процессы решают ровно эту задачу: сотрудник видит только те переходы, которые возможны прямо сейчас. Никакого выбора из сорока. Только то, что нужно сделать следующим шагом.
Как настроить бизнес-процесс
Настройка находится в разделе «Настройки компании» → «Бизнес-процессы». Сейчас инструмент работает для заказов покупателя, в ближайшее время появятся отгрузки, заказы поставщика и приёмки.
Нажимаем «Создать». Первое, что прошу сделать всегда — написать нормальное название и подробное описание. Сейчас это кажется лишним, но через полгода, когда бизнес-процессов станет много, разобраться в них без описания будет сложно.
Есть галочка активности — процесс можно включать и отключать. И есть подсказка: список всех статусов для этого типа документа. Если статус отображается в подсказке — он ещё не добавлен в процесс. Удобно, чтобы ничего не пропустить.
Сам бизнес-процесс состоит из двух блоков. Первый — для создания документа: в каком статусе можно создать заказ. Второй — для редактирования: какие переходы возможны после сохранения.
Настраиваем на примере того самого заказа с сайта:
Создание — только статус «Новый». Менеджер не может создать заказ в любом другом статусе.
Дальше — переходы. Из «Нового» заказ можно перевести в «В работе» или сразу в «Отменён» (клиент оформил по ошибке). Из «В работе» — в «Ожидает подтверждения» (нужна скидка, согласуем с руководителем) или снова в «Отменён». Из «Ожидает подтверждения» руководитель переводит в «Подтверждён» или возвращает «В работу». Дальше идёт «Ожидает сборки», «Отгружен», «В доставке», и финальный положительный статус — «Успешно завершён».
Из финального статуса нет ни одного перехода назад. Это важно — к этому вернёмся.
Когда все статусы расставлены и подсказка пустая — нажимаем «Создать». Бизнес-процесс применяется ко всему аккаунту сразу.
Теперь менеджер открывает заказ в статусе «В работе» и видит ровно два варианта: «Ожидает подтверждения» или «Отменён». Больше ничего. Он не думает, не вспоминает, не ошибается.
Важное ограничение: только ручная работа
Бизнес-процессы сейчас работают только с ручными действиями сотрудников через веб-версию МойСклад. Интеграции, коннекторы и внешние приложения под ограничения не подпадают.
Сделано это намеренно. Если у вас уже настроен коннектор — значит, разработчики выстроили под ваши процессы свою логику. Вмешиваться в неё мы не хотим. Бизнес-процессы — инструмент для того, чтобы ваши сотрудники внутри интерфейса двигали документы правильно и по регламенту.
Что это даёт на практике
Ускоряет работу. Менеджер не выбирает из тридцати статусов — он видит только доступные переходы. Меньше времени на обдумывание, меньше ошибок, быстрее движение по воронке.
Разграничивает зоны ответственности. У вас шесть каналов продаж — каждый идёт по своей цепочке статусов. Сотрудник, который ведёт заказы с сайта, не лезет в логику маркетплейса. Всё потому что первоначальный статус определяет маршрут.
Фиксирует результаты без дублей. Помните про финальный статус без переходов назад? Вот зачем он нужен. Часть компаний считает бонусы менеджерам по закрытым сделкам. Если не закрыть этот момент, сделку можно откатить из «Успешно» и заново перевести туда — и бонус посчитается дважды. Когда финальный статус тупиковый, это невозможно.
Поддерживает системы согласования. Нужно получить подтверждение руководителя или уточнить у склада характеристику товара — делаете статус «Ожидает подтверждения», и на него навешиваете сценарий. Руководитель получает задачу, видит заказ, переводит дальше. Без сценариев — просто не забыть написать руководителю. Со сценариями — автоматически.
Что такое сценарии и в чём отличие
Если бизнес-процесс — это регламент движения заказа (какие переходы возможны), то сценарий — это робот, который выполняет действия при наступлении событий.
Сценарий настраивается один раз и дальше работает без участия сотрудника. Он состоит из четырёх блоков.
Объект — на что смотрит сценарий. Например, заказ покупателя.
Событие — что должно произойти, чтобы сценарий сработал. Заказ изменён, создан, истёк срок, изменился статус на конкретный.
Действия — что сделать при срабатывании. Создать задачу на менеджера, отправить уведомление, создать связанный документ отгрузки, поменять статус, изменить поле. Можно задать сразу несколько действий последовательно.
Таймер — когда выполнить. Можно сразу, можно через пять минут, можно через три дня. Классический пример: заказ не оплачен три дня — уведомить менеджера, чтобы пингонул клиента. Сценарий проверяет условие дважды: в момент срабатывания и ещё раз через три дня. Если к тому моменту оплата всё равно не прошла — отправляет уведомление.
Плюс есть блок условий — при каких параметрах сценарий должен сработать. Например, только для заказов менеджера Иванова, только для клиентов группы VIP, только если сумма заказа больше 100 тысяч.
Каждый сценарий работает с одним типом документа. Если нужна автоматизация по заказу покупателя — один сценарий, по отгрузке — отдельный. У каждой сущности своя логика, свои поля, свои особенности.
Как они работают вместе
Сейчас бизнес-процессы и сценарии живут отдельно, но связать их уже можно через статусы.
Заказ перешёл в статус «Ожидает подтверждения» — это событие для сценария. Сценарий видит смену статуса и создаёт задачу на руководителя или отправляет уведомление. Руководитель подтверждает, переводит статус дальше — процесс идёт.
Другой пример: заказ перешёл в «Ожидает отгрузки» — сценарий автоматически создаёт связанный документ отгрузки. Складу не нужно ждать, пока менеджер это сделает вручную.
Если коротко: бизнес-процесс определяет правила игры, сценарии выполняют рутинные действия по ходу игры.
Реальный кейс: час в день на разбор заказов
Один из наших пользователей — небольшая компания, два менеджера. Один работает с розницей, второй — с оптом (заказы от 100 тысяч рублей). Заказы приходят круглосуточно.
До сценариев каждое утро выглядело так: оба менеджера открывают общий список, начинают разбирать — это твой, это мой, а этот клиент раньше был розничным, но сейчас заказал на 150 тысяч, кто берёт? Час уходит на распределение.
После настройки сценария: заказ создаётся, сценарий смотрит на сумму и автоматически назначает ответственного. Менеджер приходит и сразу видит свои заказы. Никаких переговоров. Настройка заняла три минуты.
Два часа в день (суммарно по двум менеджерам) освободилось за счёт одного простого правила, переложенного на автоматику.
Что появится в ближайшее время
В бизнес-процессах скоро добавится возможность назначать конкретных сотрудников или группы на каждый переход. Сейчас все сотрудники видят одинаковые варианты переходов — скоро шаг «подтвердить» будет доступен только руководителю, а шаг «передать на сборку» — только менеджеру.
Также появится поддержка массовых операций: менять статус сразу у нескольких заказов с учётом бизнес-процесса. И постепенно инструмент распространится на другие типы документов — отгрузки, заказы поставщика, приёмки.
В сценариях продолжают появляться новые связи документов. Уже сейчас можно при изменении отгрузки обновить связанный заказ покупателя — синхронизировать работу менеджера и склада без переписки. Аналогично работает связка приёмки и заказа поставщика. В ближайшее время появится и обратная синхронизация: при получении товара от поставщика — обновить заказ покупателя, который эти товары ждёт.
Мы ведем блог для малого бизнеса. Рассказываем новости для предпринимателей, ошибки и лайфхаки в учете, инструменты продвижения, обновления сервиса МойСклад.