Электронные трудовые книжки (ЭТК) — это уже не просто новая возможность, а обязательная реальность для всех работодателей и работников в России с 2020 года. В этой системе важно понимать не только то, как она работает технически, но и какие права она дает вам как работнику и что вменяет в обязанности вашему работодателю.
Я подготовил для вас подробный обзор, основанный на актуальных нормативных документах, ссылки на которые я приведу в конце.
Права работников: что дает вам электронная трудовая книжка?
Переход на ЭТК наделил работников рядом важных прав, которые призваны защитить ваши интересы и сделать взаимодействие с трудовой биографией более прозрачным и удобным.
Право выбора формата (и его безвозвратность). До 31 декабря 2020 года каждый работающий гражданин мог сам решить, оставить ли привычную бумажную трудовую книжку или полностью перейти на электронную . Если вы написали заявление о переходе на ЭТК, ваша бумажная трудовая книжка выдается вам на руки, и она становится недействующей . Вернуться к бумажному формату после этого уже нельзя .
Постоянный и гарантированный доступ к данным. Вы можете в любой момент и бесплатно получить сведения из своей ЭТК, не обращаясь к работодателю. Это можно сделать через портал «Госуслуги», в отделении Социального фонда России (СФР) или в МФЦ . Сформированная выписка в формате PDF будет заверена усиленной квалифицированной электронной подписью и имеет ту же юридическую силу, что и бумажная версия .
Защита от потери данных. Ваши сведения о стаже хранятся в защищенной базе СФР. Даже если компания, в которой вы работали, будет ликвидирована, ваши данные не пропадут, и вы всегда сможете их подтвердить .
Упрощенное трудоустройство. При поиске новой работы вы можете заранее скачать выписку из ЭТК и отправить ее потенциальному работодателю, что особенно удобно при дистанционном оформлении .
Контроль за действиями работодателя. Вы можете наблюдать в личном кабинете за всеми изменениями, которые вносит в вашу ЭТК работодатель (прием, переводы, увольнения), что минимизирует риск ошибок или несанкционированных записей .
Обязанности работодателей: что нужно делать компании?
Введение ЭТК возложило на работодателей новые, строго регламентированные обязанности. Ответственность за их неисполнение предусмотрена законодательством.
Обязательная передача сведений в СФР. Все работодатели обязаны ежемесячно передавать в Социальный фонд России сведения о трудовой деятельности каждого работника (приеме, переводах, увольнениях) .
Соблюдение правил перехода на ЭТК. Перевести сотрудника на электронную трудовую книжку без его письменного согласия, поданного до 2021 года, нельзя.
Правила ведения для разных категорий работников:
1) Если работник выбрал ЭТК: работодатель выдает ему бумажную книжку на руки и с этого момента ведет только электронную версию .
2) Если работник сохранил бумажную книжку: работодатель обязан вести обе версии документа — и бумажную, и электронную (сдавать сведения в СФР) .
3) Для впервые трудоустроенных после 1 января 2021 года: бумажные трудовые книжки не заводятся вообще. Учет ведется исключительно в электронном виде .
4) Предоставление сведений работнику. По требованию работника работодатель обязан бесплатно предоставить ему выписку из сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р) за период работы у данного работодателя .
Где найти официальную информацию и нормативную базу?
Для более глубокого изучения вопроса или в случае возникновения спорных ситуаций, вот перечень источников, на которые я опирался при подготовке ответа:
1. Трудовой кодекс РФ — главный документ, регулирующий трудовые отношения. В частности, статья 22.1 описывает общие принципы электронного документооборота, а статья 66.1 — непосредственно понятие и содержание сведений о трудовой деятельности в электронном виде .
2. Федеральный закон от 16.12.2019 N 439-ФЗ. Этот закон внес изменения в Трудовой кодекс и запустил процесс перехода на электронные трудовые книжки с 2020 года .
3. Официальный сайт Социального фонда России (СФР). На сайте в разделе, посвященном ЭТК, собраны исчерпывающие разъяснения для граждан, а также работают личные кабинеты для получения выписок .
4. Портал Госуслуг. Это основной и самый удобный способ для граждан получить официальную выписку из своей электронной трудовой книжки онлайн .
5. КонсультантПлюс и аналогичные справочные системы. На ресурсах, подобных `consultant.ru` и `garant.ru`, всегда можно найти актуальные тексты законов, пошаговые инструкции и экспертные комментарии .
1. Законодательные акты:
2. Официальные ведомства:
3. Справочные системы: