Microsoft 365 — это не просто стандартный офисный пакет, а целый арсенал мощных возможностей, о которых многие даже не подозревают. Я собрал самые удобные трюки, которыми сам постоянно пользуюсь. С ними работа станет не только проще и безопаснее, но и действительно приятнее.
Дальше расскажу о шести самых востребованных приложениях Microsoft 365 — Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Outlook и Teams — и покажу фишки, которые работают лучше всего именно в каждой из них.
Как скопировать стиль сразу на несколько объектов: двойной клик по "Формат по образцу"
Работает в Excel, Word, OneNote и PowerPoint.
Инструмент "Формат по образцу" экономит кучу времени: он позволяет моментально перенести стиль текста, ячеек или изображений. Но если нужно применить оформление сразу к нескольким элементам, каждый раз снова нажимать — неудобно.
Лайфхак: просто дважды щелкни по "Формат по образцу", чтобы режим остался активным. Теперь ты можешь выделять любые объекты, и стиль будет применяться автоматически. Для этого сначала выдели нужный текст, ячейку или картинку и дважды кликни по "Формат по образцу" на вкладке "Главная".
Дальше просто кликай по любым объектам, которые хочешь оформить в том же стиле. Оформление применяется моментально.
Инструмент будет работать, пока ты либо не нажмёшь клавишу, либо не щелкнешь по кнопке "Формат по образцу" ещё раз. Курсор при этом станет в виде кисточки.
На август 2024 года в To Do форматирование пока недоступно, а в Outlook (версия начала 2024 года) этот приём не работает. В Teams такой функции попросту нет — она там и не требуется.
Восстанавливай прошлые версии файлов — как вернуться назад за пару кликов
Доступно в Word, Excel и PowerPoint.
Функция истории версий — спасение в неожиданных ситуациях. Например, если случайно что-то удалил или захотел вернуться к раннему варианту документа:
Если у тебя подписка Microsoft 365 для дома или семьи, ты сможешь просмотреть до 25 последних сохранённых версий любого файла (главное — чтобы он был на OneDrive или SharePoint). В бизнес- и учебных аккаунтах это число может отличаться — всё зависит от настройки администратора.
Чтобы открыть историю версий, зайди в нужный документ, кликни по его названию сверху и выбери "История версий".
Появится панель с перечнем всех изменений — можешь листать стрелками, смотреть кто и когда вносил правки.
Чтобы восстановить нужную версию, просто выбери её и нажми "Восстановить" в появившейся сверху жёлтой панели.
В Outlook нет отдельных файлов для отката к прошлым версиям, но можно вернуть удалённые письма и задачи: открой папку "Удалённые", кликни правой кнопкой по нужному элементу и выбери "Восстановить". В Teams удалённые чаты вернуть нельзя, а вот файлы и папки в SharePoint — легко.
Microsoft 365 Personal
Microsoft 365 — это Word, Excel, PowerPoint и другие приложения на пяти устройствах, плюс 1 ТБ в облаке OneDrive и многое другое.
Мгновенный поиск функций внутри программы — никаких долгих поисков в меню
Особенно полезно в Word, Excel, PowerPoint и OneNote.
Встроенная поисковая строка в этих приложениях — это настоящий кладезь, где ты найдёшь не только текст, но даже нужную команду или функцию:
В To Do, Outlook и Teams поиск есть тоже, но он ищет только по содержимому файлов и сообщений. Все равно — если заметка или таблица большая, поиском очень удобно пользоваться!
Мобильные приложения Microsoft 365 — офис всегда под рукой
Мобильные версии доступны для Word, Excel, OneNote, PowerPoint, Outlook и Teams.
Я регулярно использую мобильные версии: так удобно работать на ходу — например, когда в дороге или на встрече. Можно создать заметку в OneNote, моментально отправить письмо из Outlook, заглянуть в таблицу расходов в Excel или просмотреть презентацию прямо со смартфона. Главное — войди в приложение под тем же аккаунтом, что и на компьютере или планшете. Пока есть интернет — изменения синхронизируются мгновенно. Если вдруг нет связи, все сохранится и загрузится позже.
Надёжная защита: ставь пароль на документы и ни о чём не переживай
Для Excel, Word, PowerPoint и OneNote.
Сильный пароль — простой и эффективный способ защитить свои файлы от посторонних, даже если потеряешь устройство. Всё настраивается за пару кликов.
В Excel, Word или PowerPoint открой вкладку "Файл", далее — "Сведения", после чего выбери "Защитить документ" и пункт "Зашифровать с паролем".
Придумай и дважды введи пароль, а потом обязательно его где-нибудь запиши — восстановить его не получится!
Имей в виду: в OneNote можно ставить пароль только на целый раздел (Section), а не на отдельные страницы. Для этого кликни правой кнопкой мыши по нужному разделу и выбери "Защитить паролем".
Теперь нажми "Установить пароль" в появившейся справа панели и введи его два раза.
В Outlook можно только зашифровывать исходящие письма — поставить пароль на отдельное письмо или папку нельзя. В Teams чаты паролями не защищаются, но доступ к файлам можно настраивать через SharePoint.
Неожиданный помощник: Автоматическая проверка доступности документов
Работает в Excel, Word, OneNote, PowerPoint, а для Outlook запускается сама.
Проверка доступности в Microsoft 365 нужна, чтобы убедиться: твои документы будут понятны даже тем, кто пользуется специальными средствами для чтения. Например, система подскажет, нет ли у картинок скрытого смысла или текстовых накладок в презентации.
Подпишись и получай ещё больше лайфхаков по Microsoft 365
После активации проверки ты увидишь список ошибок — если что-то критично не так, предупреждения и даже полезные советы от искусственного интеллекта, чтобы сделать документ удобным для всех.
Для проверки зайди на вкладку "Рецензирование" и выбери "Проверить доступность".
К правому краю появится подробный отчёт и список рекомендаций, а на ленте активируется вкладка для быстрой работы — удобно, если нужно быстро исправить ошибки.
В Outlook такая проверка включается автоматически: если найдены ошибки, система выдаст подсказку ещё до отправки письма. В Teams этой функции нет.
Самый надёжный способ спрятать личные файлы: Персональный сейф в OneDrive
Поддерживается почти для любых файлов, в том числе документов Microsoft 365.
Персональный сейф в OneDrive — твоя личная защищённая папка. Сюда можно сложить самые важные документы: от сканов паспорта до рабочих контрактов. Откроется сейф только по твоему отпечатку, лицу или через код. И самое классное: если долго не пользоваться сейфом, он закроется автоматически.
В бесплатном аккаунте можно хранить до трёх файлов, а подписка Microsoft 365 Personal снимает все лимиты — складывай сколько нужно. Использовать сейф удобно как с компьютера, так и с телефона через приложение OneDrive:
Почти все полезные приёмы, о которых рассказал, работают и в браузере, но максимум удобства и полный набор инструментов ты получишь, если у тебя есть подписка Microsoft 365 и установленные приложения на компьютере.
Если вам понравилась эта статья, подпишитесь, чтобы не пропустить еще много полезных статей!
Премиум подписка - это доступ к эксклюзивным материалам, чтение канала без рекламы, возможность предлагать темы для статей и даже заказывать индивидуальные обзоры/исследования по своим запросам!Подробнее о том, какие преимущества вы получите с премиум подпиской, можно узнать здесь
Также подписывайтесь на нас в:
- Telegram: https://t.me/gergenshin
- Youtube: https://www.youtube.com/@gergenshin
- Яндекс Дзен: https://dzen.ru/gergen
- Официальный сайт: https://www-genshin.ru