Я Тимур Амирханов, руководитель направления производства в сервисе МойСклад. Компании с собственным производством в России показали рост 22% в 2024 году — и мы активно развиваем инструменты для них.
Сегодня покажу, как работает веб-приложение для производства. Это таск-менеджер, завязанный на учет. Когда сотрудник нажимает кнопку "выполнено", под капотом происходит много всего: фиксируется время, начисляется зарплата, списываются материалы, рассчитывается себестоимость. Всё по одному клику.
Разберемся, как это устроено — от создания производственного задания до автоматических расчетов. Плюс покажу новые функции: инструкции к этапам, нормы-часы для динамического расчета зарплаты и работу с контрактным производством.
ЭТАП 1: Создание производственного задания
Что происходит
Производственное задание — это главный документ, с которого начинается работа. Я открываю список производственных заданий в МойСклад и создаю новое. В него добавляю продукцию, которую нужно произвести.
Как это делается
Создаю задание, выбираю из справочника продукцию — например, женская одежда. Система автоматически подтягивает технологическую карту. В техкарте уже прописаны этапы: раскрой, пошив, упаковка. Для каждого этапа указаны материалы, которые понадобятся, и исполнители.
Указываю количество — например, три изделия. Система сразу показывает общую потребность в материалах. Если чего-то не хватает на складе, вижу это красным цветом.
Почему именно так
Можно было бы использовать какую-нибудь канбан-доску типа Трелло или Битрикса. Но проблема этих досок в том, что они не считают. А когда сотрудник выполняет этап производства, происходит очень много всего под капотом: фиксируется исполнитель и время, начисляется сдельная оплата труда, списываются материалы, выпускается готовая продукция, рассчитывается себестоимость.
Связка задания с учетом — это и есть главное отличие от обычных таск-менеджеров.
Нюансы и сложности
Пока что создать задание можно только в веб-версии МойСклад, не из мобильного приложения. Сотрудники получают уже готовые задания. Может быть, в будущем перетащим всё производство в приложение, но пока работает так.
Задание создано. Теперь нужно убедиться, что материалов хватит для производства.
ЭТАП 2: Расчет материалов и снабжение
Что происходит
Система рассчитывает общую потребность в материалах для всех изделий в задании. Я вижу, чего не хватает, и могу автоматически пополнить запасы.
Как это делается
В производственном задании есть функция снабжения. Нажимаю на неё — система показывает, каких материалов не хватает. Можно автоматически создать заказ поставщику или внутреннее перемещение со склада.
Параметры снабжения гибкие: можно пополнить только для этого производственного задания, можно учесть остатки на складе, можно учесть резервы под другие заказы.
Почему именно так
Это возможность перепланирования в реальном времени. Представьте: залетает срочный заказ, надо прикинуть, хватит ли материалов. Если материалы списываются в реальном времени, можно приостановить выполнение других заказов и просчитать наличие материалов для срочного. Без учета в реальном времени такой фокус не провернешь.
Нюансы и сложности
Система подсказывает, чего не хватает, но решение принимает человек. Может быть, материал уже в пути, может быть, можно заменить аналогом — система этого пока не знает.
Материалы подтянуты. Теперь настраиваем исполнителей и оплату.
ЭТАП 3: Назначение исполнителей и настройка оплаты
Что происходит
Для каждого этапа нужно указать, кто его выполняет и сколько получит за работу. У нас появилась новая функция — нормы-часы для динамического расчета зарплаты.
Как это делается
Открываю настройки этапа — например, "пошив". Выбираю исполнителей из списка сотрудников. Здесь же настраиваю оплату.
Раньше можно было задать только фиксированную сумму — например, 220 рублей за выполнение этапа. Теперь есть режим нормы-часы.
Открываю настройки этапа, ставлю стоимость нормы-часа — например, 2000 рублей в час. В технологической карте указываю, сколько нормы-часов занимает этап — например, 0.11 часа. Система автоматически рассчитает зарплату: 2000 × 0.11 = 220 рублей.
Почему именно так
Главный плюс нормы-часов — быстрое обновление зарплат во всех техкартах. Произошла инфляция, хотим повысить зарплаты. Не нужно менять каждую техкарту вручную. Меняю в настройках этапа 2000 на 2100 — всё, живем в новой реальности. При выполнении изделий автоматически будет начисляться повышенная оплата.
Второй плюс — можно видеть загрузку участков в часах. В отчете "Статус производства" вижу, насколько каждый участок загружен в нормы-часах. Это помогает планировать запуск производства и приоритизировать выполнение.
Нюансы и сложности
Если операций много и они все разные, считать каждые 10 копеек вручную сложно. В МойСклад проблем не возникает — нормируете каждое изделие, ставите любую фиксированную стоимость или нормы-часы, и зарплата начисляется автоматически.
Для контрагентов — подрядчиков — оплата тоже работает, но через приемку услуг. Об этом подробнее в разделе про контрактное производство.
Исполнители назначены, оплата настроена. Можно запускать производство.
ЭТАП 4: Запуск в производство
Что происходит
По нажатию кнопки производственное задание уходит в работу. Сотрудники, привязанные к этапам, видят задания в своем приложении.
Как это делается
В производственном задании нажимаю кнопку "Начать производство". Всё. Задание меняет статус, и все привязанные сотрудники получают задачи.
Можно еще приоритизировать работу прямо из производственного задания. Если позиции перетаскивать вверх-вниз, у сотрудников в приложении порядок выполнения тоже изменится.
Почему именно так
Автоматическая выдача заданий на участки. Каждый видит, что ему нужно сделать. Не нужно ходить к мастеру, спрашивать, что делать дальше. Открыл приложение — видишь список задач.
Нюансы и сложности
Сотрудники должны иметь доступ к приложению. Это платная опция — нужно покупать дополнительные лицензии. Часть сотрудников включена в тариф, остальных надо докупать.
Лайфхак: можно на старте использовать контрагентов вместо сотрудников для временного решения — за них платить не нужно.
Производство запущено. Теперь сотрудники выполняют этапы.
ЭТАП 5: Выполнение этапов сотрудниками
Что происходит
Сотрудник открывает веб-приложение на планшете или смартфоне. Видит список заданий, которые ему доступны. Выполняет работу, отмечает этап — и сразу происходит учет.
Как это делается
Сотрудник видит в приложении задание: "Раскрой — 3 штуки". Под названием показано, сколько он получит за выполнение — например, 450 рублей. Также видит список материалов, которые нужно использовать.
Теперь еще добавились инструкции. В технологической карте можно задать шаблон инструкции — текст, ссылки, файлы. А в самом производственном задании можно добавить специфические указания для сотрудника — например, "Сделать срочно до 1 апреля". Эта информация попадает в приложение.
Сотрудник выполняет работу, нажимает кнопку "Выполнить". Указывает, сколько сделал — можно сделать меньше плана, если что-то пошло не так. Также может указать перерасход или экономию материалов.
Если используется режим мастера, то мастер может отмечать выполнение за других сотрудников. Выбирает: Вася сделал пять, Петя — четыре.
Еще есть функция QR-кодов. Печатаем этикетки с QR-кодом из производственного задания, размещаем их к изделиям. Сотрудник открывает сканер в приложении, сканирует код — автоматически находится нужное изделие. Это быстрый поиск, если много продукции находится одновременно в производстве.
Почему именно так
Что происходит под капотом при нажатии кнопки "Выполнить":
- Фиксируется исполнитель и время выполнения этапа
- Начисляется сдельная оплата труда, которую сотрудник видит сразу
- Сотрудник может отразить экономию или перерасход материалов
- Происходит списание материалов
- Выпускается готовая продукция (или полуфабрикат)
- Рассчитывается себестоимость продукции или незавершенного производства
Всё это по одному клику от сотрудника. Прозрачная сдельная зарплата мотивирует лучше, чем оклад. По опыту видим: сотрудники работают лучше, когда видят, сколько зарабатывают за каждую операцию. Сокращается количество конфликтов и недопониманий.
Нюансы и сложности
Система валидирует ошибки. Не получится пропускать этапы — последующие участки не смогут выполнить работу, если предыдущий этап не закрыт. Сотрудник не сможет приписать работу больше плана — такое тоже бывает.
Этап выполнен, материалы списаны, зарплата начислена. Система автоматически рассчитывает все показатели.
ЭТАП 6: Автоматический учет и аналитика
Что происходит
Руководитель видит в реальном времени, что происходит в производстве. Статус производства онлайн, остатки материалов, себестоимость, начисленная зарплата.
Как это делается
Открываю отчет "Статус производства". Вижу все позиции, которые сейчас в работе, и на каком этапе они находятся. Отслеживаю прогресс каждого изделия.
Если настроены нормы-часы, вижу загрузку этапов в часах. Например: раскрой — 2.5 часа, пошив — 5.3 часа, упаковка — 0 часов. Это помогает понять, где узкое место, где нужно добавить ресурсов.
В карточке производственного задания вижу вкладку "Выполнение". Здесь полная информация: кто, что, когда делал. Фиксируется каждый шаг.
Остатки материалов обновляются в реальном времени. Можно зайти в складской учет и увидеть актуальные цифры.
Себестоимость рассчитывается автоматически. Система складывает стоимость материалов и зарплату сотрудников. Чем больше включим прямых затрат в себестоимость, тем точнее будут финансовые расчеты.
Почему именно так
Сдельную зарплату не всегда удобно рассчитывать вручную — очень трудоемко, особенно если операций много. В МойСклад проблем не возникает: нормируете каждое изделие, ставите любую фиксированную стоимость или нормы-часы, и зарплата начисляется автоматически.
Возможность мотивировать сотрудников. Сложно мотивировать окладом выполнять тяжелую физическую работу. Возникает ситуация: вы делаете вид, что платите, мы делаем вид, что работаем. Справедливая сдельная зарплата и прозрачная — сотрудники работают лучше.
Нюансы и сложности
Накладные расходы — аренда, оклады — пока не включаются автоматически в себестоимость через производственные задания. Сейчас при оплате этих расходов нужно ставить статью "Расходы на покупку товаров и материалов". Тогда они включатся в себестоимость, но не попадут в операционные расходы в PNL.
Временное решение через сценарии: можно настроить автоматическое добавление затрат на производство при выполнении этапа. Создаю сценарий, который при выполнении этапа автоматически докидывает, например, 40 рублей в себестоимость. В следующем месяце затраты выросли — меняю на 50 рублей, и система динамически пересчитывает.
Результат и переход
Полная картина производства в реальном времени. Руководитель контролирует выполнение, видит загрузку участков, получает точную себестоимость.
ОСОБЫЙ СЛУЧАЙ: Контрактное производство
Как работает
Не всегда этапы выполняют штатные сотрудники. Иногда нужно отдать работу на аутсорс — подрядчикам, надомницам, сторонним организациям. Например, порошковую покраску или какую-то специфическую обработку металла.
Настройка
Открываю настройки этапа — например, "пошив". Добавляю контрактных исполнителей из списка контрагентов. Выбираю услугу, которую они оказывают — чтобы корректно сформировать приемку.
Теперь этап может выполняться как своими сотрудниками, так и контрагентом. Можно даже комбинировать.
Выполнение
В производственном задании отмечаю выполнение этапа. Выбираю исполнителя — не сотрудника, а контрагента. Указываю дату, когда работа выполнена. Система фиксирует.
После этого создаю документ "Приемка услуги". Нажимаю кнопку — система автоматически формирует приемку на основе выполненных этапов. Подтягивается цена из техкарты, указывается объем работы.
Зачем это нужно
Облегчает документооборот с удаленными исполнителями, особенно когда они не юридические лица. Не нужно вручную выставлять акты, считать объемы. Все данные подтягиваются из производственного учета.
Можно сверяться с контрагентом по факту оказания услуг. Приемка связана с производственным заданием — видно, в рамках чего выполнялась работа.
Лайфхак
Контрагенты бесплатные. Если сотрудники платные (надо докупать лицензии), то контрагентов можно добавлять сколько угодно. На старте можно построить временное решение по начислению зарплаты через контрагентов — и по нормы-часам, и фиксированно. Зарплата будет начисляться через приемки и взаиморасчеты, но тоже можно посчитать.
ОСОБЫЙ СЛУЧАЙ: Учет брака
Как работает сейчас
Браковать можно только в конце производства. Выполняем все этапы, доходим до финального — и там указываем, что выполнили не три штуки, а две. Указываем перерасход материалов, если они ушли в брак.
Система фиксирует отклонение. В производственном задании на вкладке "Выполнение" вижу: запланировано три штуки, выполнено две, отклонение -1. Себестоимость распределяется на фактически выполненные изделия — становится выше.
РЕЗУЛЬТАТ
Для руководителя:
- План работы и данные о необходимых материалах
- Статус производства онлайн с отслеживанием прогресса
- Остатки материалов в реальном времени
- Точное управление себестоимостью за счет сдельной оплаты
- Вся информация по выполнению: кто, что, когда делал
Для сотрудника:
- Задания приходят в удобном формате
- Видит, сколько может заработать, сколько уже заработал
- Самостоятельно отмечает этапы
- Прозрачная система начислений — нет недопониманий
Главный инсайт:
Связка таск-менеджера с учетом — вот что отличает производственный модуль от обычных канбан-досок. Один клик сотрудника запускает целую цепочку: списание материалов, начисление зарплаты, расчет себестоимости, обновление остатков. В реальном времени.
Компании с производством растут. А инструменты учета должны успевать за этим ростом — автоматизировать рутину и давать прозрачность на каждом этапе.
Мы ведем блог для малого бизнеса. Рассказываем новости для предпринимателей, ошибки и лайфхаки в учете, инструменты продвижения, обновления сервиса МойСклад.