Штампы для организации: ключевые нюансы
1. Что такое штамп и чем он отличается от печати
Штамп — это устройство для нанесения оттиска на документы, не имеющее юридической силы (в отличие от печати). Его основная задача — ускорить документооборот и сократить время на ручное заполнение повторяющейся информации.
Основные отличия штампа от печати:
• не придаёт документу юридическую силу;
• может иметь любую форму и размер;
• не требует регистрации;
• может изготавливаться в неограниченном количестве экземпляров;
• используется для внутренних нужд организации.
2. Виды штампов и их назначение
1. Справочные штампы: с реквизитами организации, с банковскими реквизитами, с логотипом компании, ...
2. Маркировочные штампы: «Копия верна»; «В дело № …»; "Срочно".
3. Датеры (датировочные штампы).
4. Штампы для визирования: персонифицированные (с ФИО сотрудника); «Согласовано»; «Утверждаю» и т.д.
5. Бухгалтерские штампы: «Оплачено»; «Поступило»; «Проведено по учёту»; «Без НДС».
6. Кадровые штампы: «Принят на работу»; «Уволен»; «Отпуск с … по …»; «Больничный лист».
7. Складские и логистические штампы: «Принято»; «Выдано»; «Проверено»; «Брак»; «Срок хранения до …».
8. Специальные штампы: штампы контроля качества; гарантийные штампы; штампы соответствия стандартам.
3. Требования к оформлению
Законодательство не устанавливает строгих требований к штампам. Однако есть рекомендации по их оформлению:
• чёткость и читаемость оттиска;
• контрастный цвет чернил (чёрный, синий, красный);
• соответствие информации действительности;
• отсутствие элементов, имитирующих печать (герб РФ, госсимволика).
4. Изготовление штампов
Типы оснастки:
• ручная (с отдельной подушкой);
• автоматическая (встроенная подушка);
• карманная (компактная версия).
5. Порядок учёта и хранения
Рекомендации:
• вести журнал учёта штампов (номер, назначение, ответственный, дата выдачи);
• хранить в запираемом шкафу или сейфе;
• назначать ответственного за каждый тип штампа;
• при списании составлять акт утилизации;
• регулярно проверять состояние клише.
6. Нюансы использования
Правила проставления оттисков:
• равномерное нажатие без перекосов;
• проверка чёткости оттиска на черновике;
• своевременная заправка подушки чернилами.
7. Действия при утере или порче
При утере:
1. Составить акт об утере (дата, обстоятельства, ответственные лица).
2. Изъять из оборота (если возможно).
3. При необходимости — уведомить контрагентов.
4. Заказать новый штамп.
5. Внести изменения в журнал учёта.
При порче:
1. Прекратить использование.
2. Составить акт списания.
3. Утилизировать (разрушить клише).
4. При необходимости заказать новый.
8. Налоговые аспекты
Расходы на изготовление штампов:
• учитываются как материальные затраты (ст. 254 НК РФ);
• уменьшают налогооблагаемую базу при ОСНО;
• включаются в расходы при УСН («доходы минус расходы»).
____________________________________
Итоговые рекомендации
1. Определите потребности: составьте список штампов.
2. Разработайте регламент.
3. Выберите надёжного изготовителя: проверьте отзывы.
4. Организуйте учёт: заведите журнал регистрации и выдачи штампов.
5. Назначьте ответственных.
6. Регулярно проверяйте: проводите инвентаризацию штампов.
7. Обновляйте информацию при смене реквизитов.
#штампы #печати #документооборот #печатиштампы
