Склад — одна из ключевых точек любой торговой или производственной компании. Именно здесь сходятся товарные потоки, финансовая ответственность и управленческие решения. Даже при наличии современных WMS-систем (Warehouse Management System), автоматизированного учёта и сканеров штрих-кодов склад остаётся зоной повышенных рисков. Пересортица, недостачи, ошибки в учёте, истёкшие сроки годности — всё это напрямую влияет на прибыль бизнеса.
Инструмент, который позволяет держать ситуацию под контролем, — инвентаризация склада.
Всё больше компаний предпочитают делегировать этот процесс профессионалам, и практика показывает: такой подход себя оправдывает.
Что такое инвентаризация склада и зачем она нужна
Инвентаризация склада — это проверка фактического наличия товаров, материалов и оборудования с последующим сравнением с данными бухгалтерского и управленческого учёта.
Она необходима для:
- выявления недостач или излишков;
- корректировки данных в учётных системах;
- проверки состояния упаковки и маркировки;
- контроля сроков годности и условий хранения;
- подтверждения сохранности товарно-материальных ценностей;
выявления системных ошибок в учёте.
Важно учитывать, что порядок проведения инвентаризации регламентирован законодательством: ФЗ «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ и методическими указаниями Минфина РФ.
Формальный подход здесь может обернуться не только финансовыми потерями, но и налоговыми рисками.
Когда и в каком формате проводится инвентаризация
Инвентаризация может быть:
- плановой — по утверждённому графику (раз в квартал, полугодие или год);
- внеплановой — при смене материально ответственных лиц, выявлении хищений или серьёзных расхождений;
- полной — проверяется весь склад;
- выборочной — отдельные зоны, группы товаров или партии.
Формат зависит от задач бизнеса, масштабов склада и отраслевых требований. Например, в фармацевтике и пищевом производстве даже выборочная проверка может выявить основания для списания целой партии из-за нарушения условий хранения.
Как проводится инвентаризация склада
Процесс включает несколько обязательных этапов.
- Подготовка
Издаётся приказ, формируется комиссия, подготавливаются бланки, выгружаются данные из учётных систем. - Фактическая проверка
Производится пересчёт товаров — вручную или с использованием ТСД и сканеров. Параллельно фиксируется состояние упаковки, маркировки, сроки годности и условия хранения. - Сверка с учётом
Фактические данные сопоставляются с бухгалтерией и WMS. Именно на этом этапе выявляются расхождения, которые часто становятся неприятным сюрпризом для руководства. - Документирование
Оформляются инвентаризационные описи, акты расхождений и корректировки для учётных систем.
Типичные ошибки при проведении инвентаризации, которые дорого обходятся бизнесу
На практике компании часто теряют деньги не из-за отсутствия инвентаризации, а из-за её формального проведения. Среди самых распространённых ошибок:
- поверхностный пересчёт без проверки качества и сроков годности;
- отсутствие фотофиксации нарушений;
- игнорирование выборочных проверок между годовыми инвентаризациями;
- ошибки в настройках WMS, которые годами не выявляются;
- отсутствие независимого контроля со стороны.
В результате недостачи списываются, излишки «висят» в системе, а реальные причины потерь так и не устраняются.
Почему инвентаризацию склада всё чаще передают на аутсорсинг
Делегирование инвентаризации специализированной компании позволяет посмотреть на склад со стороны, без лишней предвзятости. Аутсорсер не вовлечён во внутренние процессы и фиксирует факты, а не «удобные цифры».
Компания «СТС Групп» организует инвентаризации складов для клиентов из разных отраслей. Мы предоставляем обученных специалистов, которые официально оформлены, работают по утверждённым регламентам и используют современные инструменты учёта.
Аутсорсинг инвентаризации позволяет:
- не отвлекать штатный персонал от операционной работы;
- провести проверку в сжатые сроки, включая ночные смены;
получить объективную картину состояния склада; - снизить финансовые и налоговые риски.
Пример из практики
Один из клиентов «СТС Групп» — дистрибьютор непродовольственных товаров с региональной сетью складов. Несмотря на автоматизированный учёт, компания регулярно сталкивалась с недостачами, которые списывались «по итогам года».
После привлечения нашей команды для полной инвентаризации выяснилось, что основная причина потерь — пересортица и ошибки при приёмке товара, которые не фиксировались в системе.
По итогам проверки были скорректированы процессы, внедрены промежуточные выборочные инвентаризации, а потери сократились в несколько раз уже в следующем квартале.
Инвентаризация склада как инструмент финансовой безопасности
Регулярная и качественная инвентаризация — это рабочий инструмент защиты бизнеса от убытков, краж и управленческих ошибок.
Если вы хотите получить объективную картину состояния склада, выявить слабые места и навести порядок в учёте без лишней нагрузки на команду, стоит доверить этот процесс профессионалам.
Оставьте заявку на консультацию - мы поможем выстроить инвентаризацию как управляемый и прозрачный процесс, который работает на финансовую устойчивость вашего бизнеса.
Наши контакты:
Телефон: +7 (495) 662 67 75
Эл. почта: info@stsgr.ru
Сайт: www.stsgr.ru