Предприниматель — о проблеме многозадачности, «правилах двух минут» и выгорании
Соцсети, болтовня с коллегами, звонки не по делу — вот и день пролетел, а главные задачи не выполнены. Как не растерять время и уделить внимание действительно важному, поделилась с «Ё!» бизнес-тренер и предприниматель Юлия Гиленок.
«Многозадачность убивает эффективность»
— Что, по-вашему, самые тихие пожиратели времени, о которых люди даже не подозревают?
— Думаю, что все о них подозревают, просто не все хотят с этим что-то делать. Соцсети, интернет-сёрфинг: вроде пошли в интернет по делу, но залипли на час, бездумно поглощая нецелевой контент.
— Cоцсети и мессенджеры — как их использовать так, чтобы они не превращались в чёрную дыру для времени?
— Чтобы сократить потери времени в социальных сетях, выделите короткие ритмичные промежутки для посещения соцсетей в течение дня. С чистой совестью и удовольствием листайте ленту в отвёденное время, но строго соблюдайте лимиты.
— Многозадачность — убийца эффективности? Как поймать себя на том, что ты делаешь десять дел и ни одного?
— В режиме многозадачности постоянно пребывает добрая половина экономически активного населения нашей страны. Не сделать ни одной задачи из десяти — это, конечно, крайность, но выполнить их на 100% качественно точно не получится. Поэтому да, многозадачность убивает эффективность.
«Часто прокрастинацией прикрывают обычную лень»
— Эмоциональное выгорание и прокрастинация. Как они связаны и как с ними бороться?
— Эмоциональное выгорание почти всегда возникает на фоне однообразия, рутины, постоянного стресса. Жизнь в режиме дня сурка снижает тонус и мотивацию. Поэтому выгорание часто становится причиной прокрастинации: человеку трудно заставлять себя делать что-либо из своего типичного функционала.
Но часто прокрастинацией прикрывают самую обычную лень, которая свойственна каждому. Просто не у всех она «двигатель прогресса». Выйти из выгорания человек порой не может самостоятельно, требуется помощь специалистов. Но если пробовать, я бы начинала с изменений — режима дня, работы, локации и пр.
— Какие минимальные правила планирования дня можно внедрить уже завтра, чтобы к вечеру не чувствовать, что день пролетел зря?
— Списки задач и чек-листы. В любом приложении или на бумаге. Главное — составлять и обновлять их регулярно, ежедневно.
Что такое «правило двух минут»
— Как говорить «нет» задачам и людям, которые крадут наше время, и при этом не чувствовать вины?
— Честно решите для себя: вы хотите все успевать или вы хотите всем нравиться? Первое возможно, второе — нет. Подумайте о том, сколько по-настоящему важных задач вам придётся отложить (или даже вычеркнуть), если вы смалодушничаете и скажете «да» неприоритетным просьбам.
— Как не позволять непредвиденным делам срывать ваш график? Как оставлять буферное время?
— Пока нет чёткого графика собственных дел, в ваш день будут постоянно вторгаться чужие. А для того чтобы сформировать резерв на непредвиденное, достаточно добавлять 15% времени к ежедневным задачам.
— Что такое «правило 2 минут» и как оно может спасти от накопления мелких недоделок?
— Суть правила: если задача требует меньше 2 минут, чтобы её выполнить, — сделайте её немедленно. Это не даёт мелочам накапливаться в ментальном пространстве или списке дел, превращаясь в груз недоделок.
— Отдых тоже часть тайм-менеджмента — как планировать паузы, чтобы они действительно восстанавливали силы?
— Главное правило — максимальное переключение. Например, если работали за компьютером, пройдитесь — лучше по улице. Плохой вариант: закрыть отчёт и перейти в соцсети.