Найм первого сотрудника — это момент, когда предприниматель перестаёт быть «сам себе команда» и становится работодателем. А это уже другой уровень ответственности.
С этого момента ИП обязан соблюдать нормы трудового законодательства, платить зарплату по правилам, удерживать НДФЛ, начислять страховые взносы, сдавать отчётность и проходить возможные проверки. Ошибка на старте может обернуться штрафом, доначислениями и проблемами с инспекцией труда.
Разбираем пошагово, как оформить первого сотрудника правильно в 2026 году.
Сначала определите формат отношений: трудовой договор или ГПХ
Это ключевой момент.
Если человек будет работать регулярно, по графику, под вашим контролем, выполнять постоянные функции — нужен трудовой договор.
Трудовой договор означает:
- включение сотрудника в штат
- право на отпуск (28 календарных дней)
- оплату больничных
- страховые взносы
- кадровый учёт
- обязательную отчётность
Если вы заключаете договор гражданско-правового характера (ГПХ), то он подходит только для разовой услуги или конкретного результата: сделать сайт, провести аудит, написать дизайн-проект.
Если в договоре ГПХ есть признаки трудовых отношений (график, подчинение, постоянные выплаты, контроль процесса), налоговая и инспекция труда могут переквалифицировать его в трудовой. А это уже штрафы.
Подготовьте базовые документы работодателя
Даже если вы ИП с одним сотрудником, у вас должны быть локальные нормативные акты:
- правила внутреннего трудового распорядка
- положение об оплате труда
- положение о персональных данных
- документы по охране труда
Отсутствие этих документов — основание для штрафа при проверке.
Поиск сотрудника: что важно учесть
В тексте вакансии нельзя указывать дискриминационные требования: возраст, пол, семейное положение (если это не обосновано спецификой работы).
Лучше сразу прописать:
- должность
- обязанности
- график работы
- зарплату
- условия испытательного срока
Испытательный срок по закону — до 3 месяцев, для руководителей — до 6 месяцев.
Какие документы нужно получить от кандидата
По статье 65 ТК РФ понадобятся:
- паспорт
- СНИЛС
- ИНН (если есть)
- документы воинского учёта
- диплом (если требуется квалификация)
- сведения о трудовой книжке
Если сотрудник выбрал бумажную трудовую книжку — вы обязаны внести туда запись. Если электронную — сведения передаются в СФР через отчётность.
Дополнительно:
- согласие на обработку персональных данных
- медкнижка (для общепита, медицины и др.)
- справка об отсутствии судимости (при работе с детьми)
Заключите трудовой договор правильно
Трудовой договор оформляется в двух экземплярах.
В нём обязательно должны быть:
- место работы
- должность
- условия труда
- размер зарплаты
- даты выплаты зарплаты
- режим рабочего времени
- условия расторжения
Оформить договор нужно не позднее трёх рабочих дней с момента фактического начала работы.
Издайте приказ о приёме
Можно использовать форму Т-1 или свою форму.
Сотрудник должен ознакомиться с приказом под подпись в течение трёх дней.
Сообщите в Социальный фонд России
Это обязательный шаг.
Форма ЕФС-1 подаётся не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приёме.
Штраф за просрочку — 500 рублей за каждого сотрудника.
Инструктаж и охрана труда
Даже если у вас офис из двух человек — вводный инструктаж обязателен.
За нарушение требований охраны труда предусмотрены штрафы по статье 5.27.1 КоАП РФ.
Зарплата, налоги и взносы
После оформления сотрудника ИП обязан:
- удерживать НДФЛ 13%
- начислять страховые взносы
- сдавать расчёт по страховым взносам
- подавать отчётность в ФНС и СФР
Зарплату нужно выплачивать не реже двух раз в месяц.
Если сотрудник получает зарплату ниже МРОТ (в 2026 году — 27 092 ₽), это нарушение.
Что чаще всего забывают ИП
❌ Не подают ЕФС-1 вовремя
❌ Не оформляют локальные акты
❌ Заключают ГПХ вместо трудового
❌ Не проводят инструктаж
❌ Выплачивают зарплату «одним платежом раз в месяц»
Все это — основания для штрафов.
Какие штрафы грозят
За неоформленного сотрудника:
- от 10 000 до 20 000 ₽ для ИП
- при повторном нарушении — выше
Если выявят подмену трудового договора ГПХ — могут доначислить взносы, НДФЛ и штрафы за весь период.
Итог
Найм первого сотрудника — это переход от самозанятого режима к полноценному работодателю.
Это:
✔ больше возможностей
✔ рост бизнеса
✔ делегирование задач
Но одновременно:
✔ отчётность
✔ проверки
✔ ответственность
Лучше один раз оформить всё правильно, чем потом разбираться с инспекцией труда и налоговой.